Sprout Social propose une expérience de recrutement de premier ordre grâce à Atlassian

« Comment faire pour que tout cela continue ? »

Alors que les dirigeants de Sprout se sont fixé des objectifs de plus en plus ambitieux au fil des ans, leurs effectifs ont dû évoluer rapidement pour réaliser ces objectifs. Alors que l'équipe de recrutement a travaillé avec diligence pour répondre à l'expansion rapide des effectifs et de la présence de l'entreprise, elle s'est heurtée à plusieurs défis courants auxquels sont confrontées de nombreuses équipes distribuées à forte croissance.

D'un point de vue logistique, c'était de plus en plus compliqué de tout organiser et tout tenir à jour. Chaque employé chargé du recrutement utilisait son propre système et des outils de base, tels que Google Sheets, pour suivre les tâches de recrutement et d'intégration. Il n'y avait aucune visibilité sur l'état ou l'avancement au niveau de l'équipe, et les tâches passaient facilement entre les mailles du filet. De plus, sans modèles ni base de connaissances centralisée, les employés n'avaient aucun moyen établi de documenter les informations, de tenir à jour les artefacts (tels que les supports de formation) ou de partager des informations importantes (telles que les politiques RH ou les instructions d'entretien pour les responsables du recrutement).

L'équipe de recrutement avait également une vision plus large : créer une expérience de recrutement et d'intégration plus inclusive, empathique et cohérente pour tous les employés, de tous les horizons et de tous les sites, une expérience que ses anciens outils et processus ne pouvaient tout simplement pas soutenir. « Nous étions en train de nous adapter en termes de taille et de besoins, et nous nous sommes demandé comment nous pouvions continuer à tout faire », se souvient Tommy Bullington, Recruitment Specialist. Confluence et Trello ont offert une solution puissante.

Confluence s'associe à Trello pour créer un système intuitif et évolutif

Pour éliminer les silos, gagner en efficacité et offrir la meilleure expérience possible à toutes les parties prenantes, l'équipe de recrutement a commencé à rechercher des solutions logicielles potentielles. Confluence avait été adopté dans l'ensemble de l'organisation en tant que hub de connaissances, mais l'équipe avait également besoin d'un logiciel de planification de projet. Tommy partageait ses réflexions avec un collègue peu de temps après avoir rejoint Sprout. Ce collègue a recommandé Trello comme manière simple et visuelle de collaborer et de suivre son travail quotidien.

La combinaison de Trello et de Confluence a permis d'obtenir une solution intuitive. « Nous sommes une équipe de recrutement, et tout le monde n'est pas un chef de projet par nature », explique Haley Ennes, Recruitment Enablement Senior Program Manager. « L'utilisation d'outils tels que Trello et Confluence allège la pression et permet de collaborer davantage sans paraître intimidante… Cela permet aux gens de se sentir plus à l'aise et plus enthousiastes, et cela nous permet de travailler plus rapidement. » Tommy ajoute : « Trello apporte les mêmes éléments [qu'un outil technique tel que Jira], mais avec une interface et une expérience plus faciles. C'est la porte d'entrée vers Jira, mais c'est moins intimidant. »

La création de tableaux Trello était facile pour tout le monde, et l'organisation par état des tâches (Backlog, À faire, Programmée, En cours, En attente et Terminée) a permis de gérer des dizaines de projets et de personnes très facilement.

« Nos spécialistes et coordinateurs jonglent quotidiennement avec de nombreuses tâches de planification et d'intégration. Ils jouent sur plusieurs tableaux. Avec Trello et n'importe quel outil Atlassian, il est tellement plus facile de se faire une idée de la situation dans la chronologie du projet, des tâches à échéance, du calendrier et de se contacter si nous avons besoin de plus de temps », explique Tommy. Selon lui, l'équipe aime aussi le « sentiment d'accomplissement » que procure le fait de remplir des checklists. « Rien ne me fait plus plaisir que de pouvoir cocher quelque chose. C'est tellement simple ! »

Expansion et intégration pour collaborer et tisser des liens

Au fil du temps, l'équipe de recrutement a affiné ses processus et la plateforme Trello encore plus, avec de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux rituels. L'équipe se réunit désormais deux fois par an hors site pour organiser des rétrospectives et planifier le travail pour les mois à venir. Les nouveaux projets et objectifs sont ensuite transférés vers Trello, qui constitue le principal système de gestion de projet et de brainstorming, ainsi que la ressource pour guider les stand-ups bihebdomadaires (qui ont été réduits par rapport à une cadence hebdomadaire grâce à une meilleure harmonisation de l'équipe avec Trello).

Au fur et à mesure que les tableaux et les cartes changent, les membres de l'équipe reçoivent des notifications via Slack pour rester informés des dernières mises à jour. L'équipe gagne encore plus de temps grâce aux règles, aux automatisations et aux intégrations de Power-Up, comme marquer une carte comme terminée lorsqu'elle est placée dans la liste Terminé et utiliser Butler (la fonction d'automatisation intégrée de Trello) pour programmer automatiquement des délais de deux semaines pour les nouvelles cartes.

Après avoir réfléchi ou développé un nouveau projet dans Trello, l'équipe de recrutement documente son travail dans Confluence et le partage avec l'ensemble de l'organisation. Par exemple, elle a élaboré un guide pour les nouvelles recrues contenant des informations sur la culture de Sprout, les politiques et procédures importantes, les attentes en matière de communication, et bien plus encore. Elle a également lancé un programme pilote proposant aux candidats une conversation informelle ou un « café » avec des employés de groupes de ressources communautaires (CRG) basés sur l'identité ou les intérêts, tels que des télétravailleurs ou des membres de la communauté LGBTQIA+. Les membres du CRG peuvent consulter un guide de ressources dans Confluence contenant une liste de questions à poser aux candidats au cours de ces conversations, les choses à faire et à ne pas faire, et d'autres conseils utiles. En outre, chaque CRG gère une page Confluence contenant des informations sur les personnes impliquées et leurs tâches actuelles, afin que chaque groupe puisse apprendre les uns des autres et se tenir au courant des dernières initiatives du groupe.

Disposer d'un emplacement central pour stocker les informations a également été inestimable pour responsabiliser les employés et maintenir le lien, ce qui peut être particulièrement difficile pour une entreprise distribuée. « Faites de Confluence votre source de référence unique. Cela oblige les gens à rendre des comptes. S'il y a un processus ou des directives en place, ils peuvent être trouvés sur le wiki, afin que tout le monde puisse les voir et comprendre le "pourquoi" », explique Haley. Tommy ajoute : « Cela facilite également le travail distribué et à distance. Nous éliminons de nombreux allers-retours parce que nous pouvons envoyer à quelqu'un un lien vers une page Confluence. »

Les membres de l'équipe expérimentent également des moyens uniques d'utiliser les outils Atlassian pour la collaboration transverse. Par exemple, Tommy s'est associé au Manager of People Operations de Sprout pour créer un tableau Trello chargé de coordonner les nouvelles recrues. Chaque fois qu'un candidat est officiellement embauché, le responsable ajoute Tommy à une carte Trello avec une checklist de tâches d'intégration que Tommy doit accomplir. Si l'aide du service informatique est nécessaire, l'équipe communique avec ses membres via Jira. Ce système permet à tous les membres de l'équipe d'être organisés, synchronisés et de savoir quand le travail est terminé. « Les tableaux Trello sont collaboratifs, et chaque carte raconte sa propre histoire. On peut se poser des questions entre nous, publier des liens et parler de dépendances », explique Haley. Tommy poursuit : « Mentionner les personnes et rendre leur travail plus visible grâce au flux d'activité permet aux gens de suivre le processus et d'intégrer d'autres personnes facilement. »

C'est l'une des nombreuses manières dont Atlassian a aidé Sprout à collaborer davantage et à renforcer l'intégration des membres de l'équipe. « L'un des avantages de Sprout, c'est que, peu importe où l'on se trouve dans l'équipe, on a l'impression d'avoir son mot à dire. On est encouragé à collaborer et à être sur un pied d'égalité avec les autres membres de l'équipe », explique Tommy. « Voir sa photo sur la même carte ou la même tâche que celle d'un Senior Recruitment Partner donne l'impression que nous travaillons ensemble en tant qu'équipe pour accomplir quelque chose qui sera bénéfique pour nous, notre équipe et l'ensemble de Sprout Social. »

Une expérience de recrutement de classe mondiale dès le premier jour

Qu'il s'agisse de réfléchir à des idées, de mettre en œuvre et de suivre chaque détail ou de partager les résultats avec l'ensemble de l'organisation, l'équipe de recrutement a utilisé les outils RH d'Atlassian pour rendre les expériences des candidats et des nouvelles recrues aussi mémorables que l'expérience client. Avec Trello comme source de référence unique dans son équipe de gestion de projet, Confluence comme dossier officiel de l'entreprise contenant toutes les informations importantes et Jira comme lien de collaboration avec les équipes techniques, l'équipe de recrutement peut non seulement en faire plus, mais aussi faire du bon travail, ensemble. « Ces outils nous aident à nous rassembler et à travailler ensemble de manière à visualiser et à partager avec les autres membres de l'équipe. Cela nous a aidés à réfléchir, à sortir des sentiers battus, à proposer des idées intéressantes, puis à les transformer en processus », explique Haley.

Grâce à Atlassian, l'équipe de recrutement peut gagner du temps, améliorer la visibilité et la collaboration et, surtout, donner le ton à la culture de Sprout à chaque étape du parcours. « Nous voulons nous assurer d'offrir une expérience de classe mondiale à nos candidats dès le premier jour », explique Tommy. « Cela implique de s'assurer qu'ils comprennent qu'ils sont vus, entendus et reconnus, peu importe qui ils sont et d'où ils viennent. » C'est cette culture interhumaine qui continuera à aider Sprout à devenir une marque appréciée des clients et des employés du monde entier.