Comment ThoughtWorks a fait évoluer la collaboration à distance et la communication grâce à Trello

Une entreprise présente dans le monde entier accélère la collaboration et la communication à distance

ThoughtWorks est un client Trello Enterprise important. L'outil a permis à l'entreprise d'évoluer et d'étendre ses workflows en fonction des besoins croissants de ses équipes, de ses organisations et de sa main-d'œuvre extérieure, tout en transformant ses méthodes de travail en interne et avec les clients.

« L'équipe de direction mondiale a mis en place un groupe de projets spécial pour coordonner la réponse de l'entreprise à la pandémie de COVID-19. Composé de membres provenant de différents services et régions, ce groupe s'est naturellement tourné vers Trello pour coordonner ses activités », explique Andy Yates, Head of Strategy, TechOps, chez ThoughtWorks.

Le 21 janvier, ThoughtWorks Wuhan a formé une équipe d'urgence chargée de mettre en place un plan pour assurer la sécurité des employés et des clients de ThoughtWorks. Le lendemain, les dirigeants de ThoughtWorks China ont décidé de fermer le bureau de Wuhan. Un jour après, le gouvernement annonçait un confinement complet de la ville de Wuhan.

Les équipes de leadership et d'intervention en cas d'urgence comptaient sur leur expérience de livraison Agile distribuée pour passer en télétravail et prendre des décisions intelligentes dans une situation changeante. Elles ont utilisé Trello pour coordonner les nombreuses incertitudes liées à la réponse de l'entreprise à la pandémie de COVID-19. Aujourd'hui, l'organisation s'appuie sur l'outil de collaboration numérique pour préparer et coordonner les plans de réouverture de ses bureaux en toute sécurité dans le monde entier.

Alors que l'ensemble de l'organisation a basculé vers des environnements entièrement en télétravail en très peu de temps, l'utilisation de Trello s'est transformée. Historiquement, les ThoughtWorkers utilisaient essentiellement Trello pour la gestion de leurs propres tâches, et celle de leurs projets internes et avec leurs clients.

« Avant, nous avions notre propre outil de gestion de projet », explique Andy Yates. « Nous avons décidé de mettre un terme à son développement interne et, lorsque nous avons commencé à chercher un outil pour le remplacer, nous avons réalisé que la majorité des équipes utilisaient Trello pour d'autres projets. Trello était globalement considéré comme une solution adaptée, nous avons donc perçu cela comme un signe qu'il nous fallait formaliser l'utilisation de l'outil au sein de ThoughtWorks. »

Qu'est-ce qui explique l'adoption organique des outils de collaboration et de communication ?

En tant que Head of Strategy au sein du service TechOps, l'une des principales responsabilités d'Andy Yates est d'évaluer l'utilisation des outils et des technologies dans l'organisation aux côtés de membres de l'équipe tels que Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner chez ThoughtWorks et d'autres parties prenantes comme Sumeet Moghe.

« Notre culture repose sur l'exploration, de sorte que nos collaborateurs sont toujours à la recherche de meilleurs outils et façons de travailler ensemble », explique Andy Yates.

Qu'est-ce que cela signifie au quotidien ? Andy Yates et son équipe recevaient au moins cinq demandes par jour pour étudier l'utilisation de certains outils et les options de milliers d'employés et de centaines de clients. Cet outil et le processus d'évaluation des fournisseurs sont tous gérés dans Trello. Andy Yates et son équipe peuvent ainsi se coordonner et communiquer avec les autres services de l'entreprise impliqués dans le processus, notamment les services juridiques et financiers.

Dans l'ensemble, ThoughtWorks utilise une suite d'outils standard, comme Trello, Zoom, Mural et Google Workspace, de sorte que tout le monde dispose d'un point de départ commun pour la collaboration et la communication. Trello étant au cœur de cette stack technique, les employés de ThoughtWorks l'ont organiquement adopté de différentes manières.

Grâce à une offre Enterprise, ils ont accès à la création d'un nombre illimité d'équipes, aux tableaux, aux Power-ups et à l'automatisation native des tâches via Butler. Ces fonctionnalités robustes permettent à quiconque de lancer facilement des projets et de collaborer ensemble dans Trello. Il est possible de créer des tableaux Trello en quelques secondes, et les utilisateurs peuvent commencer à planifier n'importe quel projet de manière suffisamment structurée pour permettre l'organisation, la hiérarchisation et la prise de mesures. Facile d'utilisation et flexible, l'outil permet aux employés de ThoughtWorks de s'auto-organiser et de s'auto-gérer encore plus facilement. En outre, Trello Enterprise offre une expérience de tableau de bord centralisée qui permet aux administrateurs de gérer facilement les autorisations et les utilisateurs en temps réel.

« Auparavant, notre utilisation de Trello était relativement sommaire : nous nous en servions comme d'un mur sur lequel coller des cartes ou des post-its. Nous exploitons désormais ses nombreuses fonctionnalités et créons une expérience d'utilisation plus riche pour cet outil », explique Andy Yates.

L'une des utilisations les plus fréquentes de Trello par les ThoughtWorkers concerne la gestion de projets internes et de clients.

Une réunion en personne pour la planification de projet, que ce soit dans les bureaux de ThoughtWorks ou sur site, dans les bureaux d'un client, se traduirait normalement par un tas de cartes physiques sur un mur ou plusieurs idées griffonnées sur un tableau blanc. Comme l'équipe préfère cette méthode de brainstorming et de collaboration, elle avait besoin d'une solution numérique lorsqu'elle est passée en télétravail.

Trello s'est imposé comme un tableau blanc numérique et un espace de travail permettant aux équipes de cartographier les plans de projet, les tâches et les échéances, puis d'assigner facilement des propriétaires et de fournir tout contexte supplémentaire à la réalisation du travail.

« Même lorsque nous recommencerons à travailler dans un bureau, il est peu probable que nous revenions aux tableaux physiques. Un grand nombre de personnes dans l'entreprise comprennent maintenant l'intérêt de collaborer numériquement et en quoi cette expérience est inclusive. Au bureau, depuis chez soi ou sur site, avec un client, tout le monde peut partager du contexte et des informations via Trello », explique Sumeet Moghe.

Par exemple, Sumeet Moghe a encadré la planification de l'un des événements de ThoughtWorks, Converge. Bien sûr, avec la pandémie de COVID-19, l'entreprise a dû revoir ses plans et organiser l'événement en ligne. Elle s'est tournée vers Zoom pour héberger l'événement en ligne et vers Trello pour le planifier. Le tableau de l'événement a été mis en place en suivant la méthodologie Kanban, avec des listes permettant de suivre l'avancement et l'achèvement des tâches. Kanban est une méthode de visualisation des tâches, de limitation du travail en cours et d'optimisation de l'efficacité. Il s'agit d'un processus d'amélioration continue du flux et de la qualité du travail. Kanban est un framework qui permet une personnalisation étendue et, grâce à l'interface et aux fonctionnalités de Trello, les équipes peuvent visualiser cette flexibilité et s'adapter facilement à tout changement.

Favoriser la convivialité grâce à Trello

Comme tous les bureaux de ThoughtWorks sont fermés, les équipes de toutes les régions ont rapidement innové pour rester connectées et simuler l'expérience de bureau en ligne. L'entreprise a toujours été distribuée, mais comment présenter de nouveaux membres de l'équipe ou rassembler les gens autour d'un café ou d'un gâteau d'anniversaire dans un monde virtuel ?

Les employés se sont auto-organisés pour créer une solution. Et à nouveau, Trello leur est apparu comme la réponse à leurs problèmes.

« Trello est devenu un espace qui crée du lien social. Par exemple, l'équipe brésilienne utilise un tableau Trello pour suivre les anniversaires afin de pouvoir les célébrer et de créer un sentiment d'unité lorsqu'elle ne peut pas se réunir physiquement », explique Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner chez ThoughtWorks.

Outre pour les anniversaires et les célébrations, ThoughtWorks utilise également Trello pour partager des informations sur les événements qui se déroulent dans les organisations de ses différentes régions. Tout le monde a accès aux tableaux, ce qui a renforcé la transparence et l'inclusivité pour tous les employés.

L'équipe des ressources humaines et de recrutement a également fait évoluer ses processus vers un workflow numérique dans Trello. Alors même que l'organisation commençait à migrer vers un modèle en télétravail à plein temps début 2020, elle a continué à recruter et à intégrer de nouveaux employés et à gérer le processus dans Trello. Au lieu de repousser le démarrage des nouveaux employés, l'organisation a mis en place un processus d'intégration dans Trello.

Le tableau d'intégration, appelé « First Year Experience » (FYE), est utilisé pour accueillir un nouvel employé et lui fournir des informations et du contexte sur le travail chez ThoughtWorks, les membres de son équipe ainsi que le ou les projets sur lequel il travaillera. Le tableau propose diverses listes informatives et exploitables. La liste « Board Overview » contient des informations sur l'utilisation du tableau, les attentes pour la première année de la nouvelle recrue et des liens vers les ressources. La liste suivante, « Week 1 Checklist », permet d'intégrer la nouvelle recrue et de lui assigner des tâches pour ses premiers jours chez ThoughtWorks. Chaque carte de la liste énumère des tâches à réaliser, et des checklists avancées sont utilisées pour fournir des informations précises au besoin pour chaque tâche. Il existe également des listes pour les activités en cours, ainsi que pour les objectifs. Ces listes sont régulièrement utilisées et mises à jour tout au long de la première année du nouvel employé, et les cartes sont déplacées vers la liste « Done » une fois terminées.

L'avenir de la collaboration en entreprise

Même si elle continue à appliquer un modèle de travail hybride quand les bureaux rouvriront en toute sécurité, l'équipe de ThoughtWorks s'attend à ce que les employés collaborent, innovent et communiquent au moyen d'outils numériques.

Lorsque les équipes disposent du support, des outils et de la confiance nécessaires pour s'auto-gérer et s'auto-organiser, elles peuvent créer des choses incroyables ensemble. Même si elle peaufine ses processus de télétravail depuis plus de deux décennies, ThoughtWorks a découvert des façons nouvelles et innovantes d'utiliser les outils de collaboration numérique pour continuer à travailler ensemble, à répondre aux besoins des clients et à maintenir un sentiment d'unité.

Que ses équipes reviennent au bureau ou restent à la maison, une chose ne changera pas : Trello restera un espace de travail numérique pour les ThoughtWorkers partout dans le monde.