Atlassian + Udemy
Les capacités collaboratives d'Atlassian dynamisent notre activité.
Stephanie Wisdom
Directrice principale du marketing client et du marketing de contenu
~2 400
heures de réunion économisées chaque année uniquement grâce au suivi des OKR
Plus de 1 500
employés connectés à une seule solution de gestion du travail
À propos d'Udemy
Udemy change la vie grâce à l'apprentissage en veillant à ce que chacun ait accès aux compétences les plus récentes et les plus pertinentes. Grâce à la plateforme de compétences intelligentes Udemy et à une communauté mondiale d'instructeurs divers et compétents, des millions d'apprenants acquièrent une expertise dans un large éventail de compétences techniques et professionnelles.
Secteur
Internet et logiciels
Site
San Francisco (Californie)
Nombre d'utilisateurs
1 100 utilisateurs de Jira
1 900 utilisateurs de Confluence
40 agents de Jira Service Management
80 utilisateurs dans Loom
Taille de l'entreprise
1 500
En s'unissant à Atlassian, Udemy multiplie ses possibilités de collaboration et économise 2 400 heures de travail par an
Défi : Udemy, l'une des plateformes d'apprentissage en ligne les plus populaires au monde, a multiplié sa croissance par quatre en trois ans. Cette rapide expansion a diminué ses capacités de collaboration ainsi que son alignement, sa visibilité et son efficacité opérationnels.
Solution : Udemy a unifié les équipes de l'entreprise et a permis de surmonter les difficultés de croissance en centralisant les outils cloud Atlassian.
Impact : la mise en relation des services techniques et commerciaux d'Atlassian a renforcé la collaboration ainsi que la visibilité et aidé les équipes à travailler conjointement en vue de créer plus de valeur, plus rapidement.
L'augmentation des difficultés liées à la mise à l'échelle nécessite l'adoption d'une nouvelle solution
Après plusieurs années consacrées à gravir les échelons d'organisations gouvernementales et de sociétés de services financiers, Shawn Kresal voulait retrouver ses racines technologiques et travailler au sein d'une organisation innovante et plus proche de ses centres d'intérêt. Il possédait une formation en informatique, mais ressentait le besoin de mettre ses connaissances à jour. Il a donc opté pour les cours en ligne d'Udemy pour se familiariser avec différents langages de programmation (et pris des leçons de piano pour le plaisir).
Grâce à Udemy, Shawn a non seulement redécouvert son amour pour l'apprentissage, mais aussi fait la connaissance d'une entreprise dont la mission lui tient à cœur : rendre l'apprentissage plus accessible à tous dans le monde. Par coïncidence, Udemy recherchait son premier responsable de programme technique ; exactement le type de poste que recherchait Shawn. Le hasard fait bien les choses.
Après que Shawn a rejoint Udemy en 2019, l'entreprise a connu une croissance exponentielle en quelques années grâce à l'essor de l'apprentissage en ligne pendant la pandémie (vous aussi, vous avez fait du pain au levain ?) et à l'accroissement de la compétitivité du marché du travail. Cette rapide expansion a obligé Udemy à faire évoluer son équipe et son infrastructure. Bien que cette initiative ait permis à Udemy de suivre l'évolution des besoins des apprenants et la cadence des innovations, de nouveaux défis en matière d'alignement, de visibilité, de collaboration et d'efficacité ont vu le jour.
Pour résoudre ces problèmes courants de mise à l'échelle tout en continuant à concrétiser sa vision de l'accessibilité de l'apprentissage, Udemy a centralisé les équipes de l'entreprise à l'aide des outils cloud Atlassian et ainsi créé une nouvelle plateforme de travail d'équipe qui a contribué à l'évolution et à la réussite de l'entreprise.
Dans la plupart des entreprises, lorsque vous avez besoin d'informations, vous envoyez un e-mail, vous passez un appel, vous envoyez des centaines de messages sur Slack. Ici, rien de tout cela. Tout se fait par le biais d'Atlassian. »
Shawn Kresal
Directeur principal de la gestion des programmes techniques, chef du personnel, directeur des services informatiques
Dans un contexte de rapide croissance, les anciennes méthodes de travail n'étaient pas efficaces
En 2023, les effectifs d'Udemy avaient quadruplé en près de trois ans, et leurs méthodes de travail sont progressivement tombées en désuétude.
« Lorsque nous étions une petite entreprise, chacun faisait ce qu'il voulait ; de cette manière, les choses avançaient vite. Nous n'avions pas besoin de nous développer, mais au contraire de ne pas perdre de temps, » se souvient Shawn. « Mais aujourd'hui, notre département d'ingénierie est plus important que ne l'était l'ensemble de l'entreprise il y a quelques années. Maintenant, le fait que chacun ait ses propres tâches ralentit considérablement le rythme de l'entreprise. »
Lorsque la direction a commencé à travailler en étroite collaboration avec les équipes de produits et d'ingénierie, les questions qu'elles se posaient étaient en apparence simples :
« Sur quoi travaillez-vous tous ? »
« Quel est le statut actuel de nos trois projets les plus importants ? »
« Quelles équipes devons-nous recruter pour aller de l'avant ? »
Malgré le caractère élémentaire de ces questions, il était difficile d'y répondre en quelques mots. « Il n'y avait aucun moyen de le savoir avec précision », explique Shawn. « Nous pouvions organiser une réunion assez coûteuse avec 30 personnes ou demander à une douzaine de personnes de se connecter à Slack, puis de demander à 50 autres de faire les recherches adéquates. Mais lorsqu'une équipe travaille sur Asana, une autre sur Google Sheets et qu'une autre renseigne toutes les informations sur le wiki, il n'y a aucun moyen d'obtenir ces informations de manière systématique et évolutive. »
L'utilisation d'Atlassian harmonise et clarifie nos tâches. Auparavant, nous devions assister à de nombreuses réunions, contacter de nombreuses personnes sur Slack ou consulter plusieurs canaux avant de trouver l'information recherchée. Nous utilisons désormais Atlassian comme guichet unique pour trouver tout ce dont nous avons besoin. »
Shawn Kresal
Directeur principal de la gestion des programmes techniques, chef du personnel, directeur des services informatiques
Unifier Udemy grâce à un système de travail basé sur les outils cloud Atlassian
Shawn et la direction ont convenu que la solution aux problèmes de croissance d'Udemy consistait à centraliser le personnel, les processus et la plateforme. « Nous avons décidé de nous unir à Atlassian », se souvient Shawn. « Cette solution est légère, rapide et facilement accessible. Elle donne également une grande visibilité à nos partenaires. »
La culture d'Udemy repose sur l'expérimentation et l'itération. Heureusement, les équipes étaient ouvertes au changement. « Elles ont compris que tout le monde aurait un intérêt à suivre le mouvement », explique Shawn.
L'équipe de Shawn a aidé à mettre en relation l'ensemble de l'organisation et à construire un système de travail au moyen d'outils Atlassian. Tous les employés d'Udemy utilisent désormais Confluence Cloud Premium comme espace de travail collaboratif et source de référence unique. Les responsables des produits et de l'ingénierie s'appuient sur Jira Cloud Enterprise pour collaborer avec les parties prenantes non techniques dans le cadre du développement et de la maintenance des produits Udemy. Les développeurs informatiques utilisent également Jira pour gérer les applications métier au sein de l'entreprise.
« Dans la plupart des entreprises, lorsque vous avez besoin d'informations, vous envoyez un e-mail, vous passez un appel, vous envoyez des centaines de messages sur Slack », explique Shawn. Ici, rien de tout cela. Tout se fait par le biais d'Atlassian. »
Il ajoute que la collaboration entre les équipes est beaucoup plus aisée depuis que tout le monde se trouve sur une seule et même plateforme. « Si quelqu'un a besoin de quatre équipes pour participer à un projet, il suffit de les taguer. Ensuite, ces équipes se réunissent et taguent à leur tour leur ingénieur, leur concepteur ou leur chercheur. »
Les équipes ont toujours la possibilité de choisir leurs méthodes de travail, mais chacun est tenu de suivre ses objectifs et les éléments de sa feuille de route dans Jira et Confluence afin de centraliser les rapports. Cette méthode a permis d'améliorer la visibilité et la transparence de nos opérations dans un très court délai.
« Nous suivons tous nos projets techniques, leur avancement et les résumés des OKR via Confluence. Nous avons ainsi éliminé environ 500 à 600 heures de réunion », explique Shawn. « Jusqu'alors, nous organisions chaque trimestre une longue réunion avec 80 personnes, ce qui était extrêmement coûteux. Nous avons donc décidé d'annuler toutes ces réunions pendant un trimestre afin de chercher un moyen d'y remédier. Nous avons pour ainsi dire automatisé l'ensemble du processus à l'aide de plusieurs champs personnalisés dans Jira et de rapports dans Confluence. Le résultat a dépassé mes attentes. Tout le monde était ravi !
Cette unification avec la plateforme cloud d'Atlassian permet d'économiser du temps et de l'énergie lorsque de nouvelles personnes rejoignent l'entreprise et que les équipes de projet évoluent. « Notre département d'ingénierie compte généralement plus de 400 personnes. Une personne peut faire partie de quatre ou cinq équipes de projet, en fonction des besoins. Comment suivre la cadence ? La solution réside dans la centralisation. Chaque fois qu'une nouvelle équipe est créée, elle m'envoie un message sur Slack et je prends une minute pour l'ajouter », explique Shawn. « La taille de notre équipe commençait à nous handicaper. Maintenant, grâce à Atlassian, notre processus est incroyablement léger. »
Par le passé, nous organisions chaque trimestre une longue réunion avec 80 personnes, ce qui était extrêmement coûteux... Nous avons pour ainsi dire automatisé l'ensemble du processus avec plusieurs champs personnalisés dans Jira et des rapports dans Confluence. »
Shawn Kresal
Directeur principal de la gestion des programmes techniques, chef du personnel, directeur des services informatiques
L'équipe marketing soutient à son tour l'amélioration de la visibilité et de la transparence
Genefa Murphy, PhD, directrice marketing, ajoute qu'associer les équipes d'Udemy à Jira, Confluence et Loom a changé la donne pour les équipes techniques et commerciales.
« Disposer d'un seul endroit pour obtenir des informations, rédiger des contenus et obtenir un retour d'information a constitué un atout considérable. Bien que nous puissions interagir avec nos équipes produits par le biais de Jira, vous pouvez, même si vous n'y avez pas accès, trouver ce dont vous avez besoin grâce aux filtres et aux tableaux de bord de Jira qui s'intègrent à Confluence. Cela nous a permis d'améliorer considérablement la visibilité et la transparence de nos opérations. Certains membres de notre équipe ont également utilisé les vidéos Loom pour intensifier le partage d'informations et permettre aux gens de s'y référer au besoin. »
« Nous avons reçu d'excellents commentaires de la part de l'équipe marketing », ajoute Shawn. « À combien de personnes doit-on s'adresser pour connaître la feuille de route de l'équipe d'ingénierie ou le tableau de bord des projets en cours ? » Aucune. Ces informations leur sont accessibles à tout moment. Cette initiative a permis d'améliorer significativement la visibilité de nos équipes marketing. »
L'expérimentation, un moteur d'optimisation
Fidèle à sa culture expérimentale, Udemy teste régulièrement les dernières fonctionnalités et outils d'Atlassian. L'entreprise s'est inscrite au programme d'accès anticipé au hub d'entreprise, qui lui permet de personnaliser Confluence grâce à des couleurs, des images, des cartes visuelles, des liens, et bien plus encore. « Une page de wiki est généralement assez statique, mais avec le hub d'entreprise, elle ressemble plus à un magazine ou à une page web moderne. J'ai hâte d'en voir plus », explique Shawn Kresal.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Libérer le potentiel des clients et des équipes d'Udemy
Udemy a cherché à rendre l'apprentissage plus accessible pour ses clients, mais aussi la collaboration et les informations grâce à sa solution Atlassian.
« Atlassian est bénéfique pour le gain de temps et la clarté. Rien ne ralentira plus vos équipes qu'un manque de clarté », explique Shawn Kresal. « Avant, nous devions assister à une multitude de réunions, envoyer beaucoup de messages sur Slack ou parcourir plusieurs canaux. Obtenir des informations coûtait très cher. Nous utilisons désormais Atlassian comme guichet unique pour trouver tout ce dont nous avons besoin. »
Genefa Murphy constate également la différence en termes de marketing. « Nos équipes souhaitent avant tout aligner, amplifier et accélérer le travail d'Udemy. Atlassian nous aide dans cette démarche. Il aligne nos équipes en fournissant aux gens un moyen clair et rapide de communiquer et d'interagir. Grâce à son espace central où chacun peut se rendre, Atlassian nous permet d'amplifier le travail en cours et ainsi, d'évoluer. En retour, nous pouvons accélérer le travail, car au lieu d'avoir à attendre que quelqu'un réponde ou qu'un rendez-vous soit organisé, nous pouvons simplement communiquer et échanger instantanément sur la plateforme. » La collègue de Genefa, Stephanie Wisdom, Senior Director of Customer and Content Marketing, ajoute : « Atlassian dynamise notre travail en libérant la collaboration. »
Alors qu'Udemy investit dans sa croissance future, le fait de disposer d'une plateforme de collaboration centralisée alimentée par l'IA continuera d'être bénéfique. L'entreprise estime que « les compétences sont la clé pour libérer le potentiel », et en transformant le travail d'équipe grâce à Atlassian, les employés libèrent également leur potentiel.
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