Le jeu en vaut la chandelle : économies, rapidité et satisfaction après la migration vers le cloud de WillowTree

Après avoir vu la migration de Confluence vers le cloud si bien se dérouler, WillowTree est encore plus optimiste quant à la migration de sa solution la plus importante et la plus utilisée, Jira Software, vers le cloud. Les services créatifs et informatiques utilisent Jira Software pour un design et un développement agiles. Comme pour ses préparatifs pour Confluence Cloud, l'équipe de migration a nettoyé les données basées sur serveur, les a mappées à la nouvelle instance et a audité ses apps pour s'assurer de transférer les apps les plus importantes et les plus utilisées vers le cloud. Certaines apps qu'elle utilisait sur Server n'avaient pas besoin d'être migrées, car les mêmes fonctionnalités sont disponibles en mode natif dans Atlassian Cloud (comme JSU Automation Suite).

Kenneth explique que son équipe communiquait énormément avec les employés pour qu'ils sachent exactement ce qui se passait, quand et pourquoi, et ce qu'ils devraient faire une fois la migration terminée. Discuter avec eux a également permis de coordonner les calendriers et de garantir que les migrations soient exécutées à un moment qui ne posait aucun problème aux utilisateurs finaux.

Et, encore une fois, la préparation de WillowTree a porté ses fruits. « Il n'y a pas eu grand-chose à dire sur la migration en elle-même », explique Kenneth. « Elle n'a pas été complexe. C'est la préparation et le dépannage qui ont fini par être les éléments les plus importants du processus : donner l'accès aux utilisateurs, faire fonctionner correctement les liens. »

Depuis le lancement, WillowTree bénéficie de plusieurs fonctionnalités et apps réservées au cloud, notamment des feuilles de route pour la planification des incréments de programme, une expérience utilisateur plus rapide et plus moderne, l'app native JSU Automation Suite pour les workflows dans le cloud et des systèmes d'autorisations avancés. L'équipe a également ajouté Jira Service Management Cloud et mis en place des centres de service pour l'informatique, la sécurité, les ressources humaines et le support mondial. Grâce à cette suite étendue de solutions basée dans le cloud, l'ensemble de l'entreprise peut travailler de manière plus efficace et plus collaborative qu'auparavant, ce qui se traduit par des livraisons et des services encore plus rapides et plus efficaces pour ses clients.

Quatre conseils pour une migration en douceur

Après avoir réfléchi à leur propre migration, Kenneth et son équipe ont formulé quatre conseils clés à l'intention des personnes qui envisagent de passer au cloud :

1. Consolider les efforts de migration pour « optimiser et changer » tout à la fois.
WillowTree a choisi de migrer une solution à la fois, mais l'entreprise procéderait différemment si elle pouvait revenir en arrière. « La migration fragmentée a créé quelques problèmes, comme les champs dupliqués qui devaient être fusionnés », explique Kenneth. « Cette difficulté était un peu de notre faute. Si possible, utilisez des instances de test encore et encore jusqu'à faire table rase, puis migrez en une seule fois, avec une équipe prête à gérer tous les problèmes. »

2. Étudier des solutions proactives à des défis uniques.
Chaque entreprise possède sa propre configuration et ses propres personnalisations qui peuvent compliquer la migration. Par exemple, la migration des données d'une app depuis les serveurs vers le cloud a été plus compliquée que ce à quoi WillowTree s'attendait. WillowTree a donc créé un script personnalisé pour résoudre le problème. Kenneth recommande de gagner du temps pour faire face aux défis imprévus, et de collaborer à des solutions avec Atlassian ou d'autres entreprises confrontées à des problèmes similaires.

3. Communiquer toujours plus sur qui, où, quand, pourquoi et à quoi vous attendre.
Donner la priorité à la transparence du processus de migration a fait une énorme différence pour WillowTree. Kenneth explique : « Nous recommandons de communiquer le plus possible avec l'ensemble de l'organisation. Nous avons un canal Slack sur lequel nous publions des informations sur Jira et Confluence afin de définir nos attentes et de résoudre tous les problèmes. De cette façon, il n'y a pas eu de surprises. »

4. Démontrer comment utiliser les solutions cloud par le biais de documents et de formations.
Les employés de WillowTree ont finalement été satisfaits du processus de migration et des améliorations apportées par le cloud. Kenneth admet que le fait de fournir plus de support dès le départ aurait rendu la transition encore plus fluide et plus facile pour tout le monde. « Nous n'avions pas beaucoup de documentation », dit-il. « Nous aurions dû créer davantage de ressources pour les employés afin de les aider à apprendre à faire les choses. »

Réaliser les tâches importantes

Bien que Kenneth et son équipe feraient certaines choses différemment avec le recul, l'expérience de migration dans son ensemble a été plus simple que prévu et en valait la peine. Aujourd'hui, WillowTree fait des économies, profite de la rapidité et de la satisfaction que procure une suite robuste et intégrée de solutions basées dans le cloud.

Kenneth et son équipe adorent gagner du temps et de l'argent grâce à un système simplifié et à des mises à jour automatiques. « Nous avons déjà économisé de l'argent en optimisant notre utilisation des apps et des extensions. C'est bien aussi de lisser les coûts sur chaque mois plutôt que de payer une fois par an », explique Kenneth. « Avant, nous devions demander des mises à jour, sauvegarder la base de données et appliquer des méthodes de travail obsolètes. Maintenant, avec le cloud, il est possible d'accéder aux dernières nouveautés les plus efficaces à tout moment. C'est fait en un clin d'œil, et nous n'avons pas à nous inquiéter de faire quoi que ce soit. Cela fonctionne, tout simplement. »

La seule chose qui vaut mieux que de voir des améliorations sur le back-end, c'est de les voir sur le front-end. Kenneth a été agréablement surpris par le feedback positif de ses employés concernant les performances. « L'équipe dit des choses vraiment positives sur ses performances et son expérience », note-t-il. « Tout est plus rapide dans le cloud : connexion, recherche, chargement de pages, requêtes API, et bien plus encore. L'équipe nous a dit que l'interface/l'expérience utilisateur de Jira Cloud et Confluence Cloud sont bien meilleures : plus esthétiques, plus rapides et plus conviviales. Les gens aiment les utiliser plus qu'auparavant, ce qui est essentiel.

C'est ce qui compte le plus pour WillowTree : assurer le bonheur de son équipe dans le cadre du travail qui compte. L'entreprise pense que des employés satisfaits se traduisent par des clients satisfaits, et elle fait tout son possible pour soutenir les deux. « WillowTree est la meilleure entreprise avec laquelle j'ai travaillé », explique Kenneth. « Elle s'inquiète, écoute et se surpasse pour s'assurer que tout le monde est content et entendu. » Grâce aux produits Atlassian Cloud, WillowTree a trouvé un autre moyen de tenir ses promesses et de remplir sa mission.