Il n'est pas nécessaire d'inclure tout le monde dans vos sessions de planification, et « trop de cuisiniers dans la cuisine » peuvent être un frein à l'accomplissement des tâches. Utilisez le tableau supérieur du modèle pour couvrir les éléments de base, tels que la personne qui pilote le projet et les autres membres de l'équipe qui y contribueront. Veillez à les mentionner pour qu'ils soient au courant. Ce tableau comporte également un espace pour vous permettre d'identifier la priorité de ce projet et d'en définir l'état d'avancement, afin que vous puissiez facilement suivre son avancement.

Même si ce modèle semble court à première vue, vous ne pourrez pas tout remplir d'un seul coup. Vous aurez besoin de plusieurs sessions avec votre équipe pour vous assurer que vous explorez tout en profondeur. Lors de votre première session, concentrez-vous spécifiquement sur le domaine du problème. Quel problème essayez-vous de résoudre ? Pourquoi est-il important que vous trouviez une solution ? Que se passerait-il si vous ne faisiez rien ? Explorez des questions comme celles-ci et notez vos réponses dans la première ligne du tableau Définir le problème du modèle.

Votre objectif n'est pas seulement d'identifier un problème : vous voulez le résoudre. Au cours de cette première session avec votre équipe, consacrez environ 20 minutes à la présentation des solutions qui vous viennent à l'esprit, juste pour échauffer vos muscles créatifs. Cependant, vous devrez organiser une autre session séparée pour vous concentrer sur la solution spécifique qui vous convient le mieux. Avez-vous des données ou des informations qui étayent cette solution ? Comment allez-vous mesurer le succès de votre solution ? À quelles questions en suspens devez-vous encore répondre ? Tout cela devrait être noté à la deuxième ligne du tableau Définir le problème du modèle. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document évolutif, vous pouvez donc continuer à ajouter des informations ici à mesure que vous approfondissez.

Personne ne travaille dans le vide. Et, bien que vous espériez que votre solution n'apporte que des avantages pour tout le monde, vous voudrez comprendre qui pourrait être touché lorsque vous mettrez en œuvre cette solution. Dans la dernière ligne du tableau Définir le problème, explorez les impacts de votre solution. De l'aide de quelles équipes aurez-vous besoin ? Qui sera touché ? Quels changements devront être apportés pour que vous puissiez mener à bien ce projet ? Répondre à ces questions avant de démarrer toute tâche vous aidera à être proactif dans votre approche et à garder vos canaux de communication ouverts.