Pour préparer les membres de votre équipe à votre prochaine absence du bureau, rédigez un bref résumé dans la section En résumé avec les dates de votre absence et une brève description afin qu'ils sachent à quoi s'attendre. Demandez aux membres de votre équipe de suivre cette page tandis que vous la mettez à jour avant votre absence.

Assurez-vous que les membres de votre équipe connaissent le contexte de votre travail actuel avant de partir et faites-leur savoir s'ils seront impliqués. Dans la section Travail en cours, identifiez l'état de votre travail, liez des ressources supplémentaires, mentionnez (p. ex. @laure) les parties prenantes concernées pour assurer la visibilité, et mettez en évidence les dates clés ou les étapes importantes. Cette liste constituera un guichet unique complet pour toutes les informations pendant votre absence, mais surtout, elle vous aidera à partir l'esprit tranquille en sachant que votre équipe prend le relais.

En cas d'urgence pendant votre absence, donnez aux parties prenantes les bons contacts pour y faire face. Informez les membres de l'équipe ou les partenaires du projet à l'avance, puis utilisez l'espace Contacts importants pour les mentionner (p. ex. @nicolas) afin que d'autres puissent les contacter sur certains sujets en votre absence. Cela permet d'assurer la continuité des projets ou des efforts pendant votre absence.