Modèle Rapport d'état de projet gratuit

par Arizona State University

Informez facilement vos équipes sur l'état de vos projets avec Confluence et Jira

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Gestion de projet

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Gestion de projet

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Le bureau de gestion de projets (Project Management Office, PMO) de l'Arizona State University (ASU) a créé ce modèle pour uniformiser la manière d'informer les parties prenantes sur tous les projets. À l'aide de modèles de rapports d'avancement de projet personnalisables et partageables, l'ASU a simplifié son processus de suivi de l'avancement des projets, y compris des sections universelles que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins spécifiques de certains projets.

Découvrez comment l'ASU l'utilise, puis personnalisez le modèle en fonction des besoins de votre équipe. Créez les champs ou types de ticket Jira que vous jugez appropriés pour un rapport d'état. Après avoir personnalisé le modèle pour vos équipes, enregistrez-le en tant que nouveau modèle. Il suffit ensuite à vos chefs de projet de modifier la requête JQL dans la macro Confluence et de remplacer la clé de projet par celle correspondant au projet spécifique

Avantages
Article pratique
Pourquoi Confluence ?

Benefits of project status reporting

Project status reporting offers a multitude of benefits that contribute to project success and stakeholder satisfaction:

Transparency and visibility: By providing stakeholders with transparent and up-to-date information, project status reports foster trust and confidence in the team’s capabilities. Transparency also promotes accountability and encourages open communication among team members.
Alignment and focus: Status reports help align stakeholders and team members around common project objectives, priorities, and timelines. They highlight key milestones and deliverables and keep everyone focused on shared goals and expectations.
Risk management and mitigation: Project teams can identify potential risks and issues early through regular status reporting, allowing for the implementation of timely mitigation strategies. By proactively addressing risks, projects can avoid costly delays and setbacks.
Decision-making and course correction: With accurate and comprehensive project data, stakeholders can make informed decisions and adjust project plans. Whether reallocating resources, adjusting timelines, or revising strategies, status reports provide the necessary insights for effective decision-making.
Managing multiple projects: Utilizing project status report templates can significantly aid in managing multiple projects by offering centralized tracking and the ability to distinguish between different projects and project managers. This ensures that each project is monitored closely and managed effectively, aligning with the company's overarching goals.
Continuous improvement: By analyzing trends and patterns over time, project teams can identify areas for improvement and implement process enhancements. Status reporting is a feedback loop, enabling teams to learn from past experiences and optimize future project execution.

Project status reporting offers many benefits that are pivotal to project success and stakeholder satisfaction. From fostering transparency and alignment to enabling effective risk management and decision-making, status reports drive project excellence. They also serve as a catalyst for continuous improvement, empowering teams to learn from past experiences and refine their processes for future success.

Comment utiliser le modèle d'état du projet

Étape 1 : Configurez l'intégration de Jira et Confluence

Le modèle d'état du projet fonctionne en coordination avec les projets Jira du PMO de l'université, qui partagent tous le même système. Ce système comprend un type de ticket spécifique appelé « PMO Project » (Projet PMO), qui collecte des métadonnées, y compris le nom du chef de projet et du sponsor, ainsi que l'intégrité, les contraintes ou l'état du projet. Ces informations sont utilisées pour mettre à jour les macros Jira intégrées dans le modèle Confluence, ce qui donnera à vos parties prenantes un aperçu de l'avancement du projet. Il n'existe qu'un ticket « PMO Project » par projet, et il est rempli par le chef de projet.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

L'ASU a également automatisé le remplissage de la section Résumé du modèle en créant deux champs personnalisés dans le ticket « PMO Project » : Status note (Note d'état) et Constraints (Contraintes). Elle a ensuite utilisé la macro Jira dans Confluence pour faire un pull de ces champs uniquement dans le tableau Résumé.

Pour recréer cette magie vous-même, réglez l'affichage pour afficher uniquement les champs « Status note » (Note d'état) et « Constraints » (Contraintes) – ou tout autre champ personnalisé de résumé d'état que vous avez configuré – dans les colonnes correspondantes. Après l'avoir configuré pour la première fois, vos chefs de projet devront simplement remplacer la clé de projet dans la requête JQL de la macro par la leur.

Ces données s'afficheront automatiquement dans leur vue, ce qui permettra au chef de projet d'assigner plus facilement un état de projet (vert, jaune ou rouge) après un rapide coup d'œil.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

Étape 3 : Intégrez votre rapport Jira

Utilisez la macro de rapport Jira pour afficher tous les tickets dans le projet, puis demandez à vos chefs de projet de remplacer la clé de projet par la leur. Comme montré dans l'exemple de l'ASU, l'équipe configure son type de ticket « PMO Project » et affiche les champs personnalisés de résumé, d'état, de date de début/fin et de description.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Donnez à vos parties prenantes un aperçu de vos dernières réalisations, des étapes suivantes, ainsi que des risques ou des tickets. Là encore, l'ASU utilise des types de ticket qui existent dans chaque projet PMO.

Dans la colonne Réalisations, l'ASU ajoute les tâches résolues des 7 derniers jours à l'aide de la requête JQL suivante : Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).

La colonne Étapes suivantes intègre des tâches qui ne sont pas encore résolues à l'aide de la requête JQL suivante : Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.

Les colonnes Risques et Tickets sont également intégrées via des types de tickets personnalisés.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Étape 5 : Enregistrez ce modèle comme étant le vôtre

Dès que vous l'avez configuré pour votre équipe, vous pouvez enregistrer le modèle comme étant le vôtre, de sorte que les chefs de projet doivent uniquement mettre à jour leur clé de projet pour commencer. Proposez un emplacement unique, dans lequel vos parties prenantes et vos équipes pourront obtenir une mise à jour de tous les projets de manière uniformisée.

Maximize project success with a Confluence project status report template

Project status reporting is a cornerstone of effective project management, providing stakeholders with timely insights into project progress, risks, and accomplishments. Businesses can streamline the reporting process by leveraging the integration between Confluence and Jira, ensuring that data is accurate, accessible, and actionable.

From Arizona State University's Project Management Office (PMO) to businesses worldwide, the benefits of standardized status reporting are clear: transparency, alignment, risk mitigation, informed decision-making, and continuous improvement. By adhering to best practices such as customization, automation, clarity, and regularity, teams can create robust status report templates that drive project success and stakeholder satisfaction.

The timing of status report delivery should be tailored to each project's specific needs and dynamics, balancing the frequency of updates with the level of project complexity and stakeholder expectations.

Effective project status reporting is not just about transmitting information; it's about fostering collaboration, accountability, and trust among project teams and stakeholders. By embracing a culture of transparency and proactive communication, companies can confidently navigate challenges, seize opportunities, and ultimately achieve their project goals.

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