Kiva
La collaboration, la transparence et la communication ne sont que quelques-unes des valeurs qui guident l'équipe de Kiva dans ses efforts pour mettre en relation des créanciers en ligne et des entrepreneurs du monde entier. Découvrez comment Jira aide cette organisation sans but lucratif à atteindre ses objectifs.
Secteur
Association à but non lucratif
Site
San Francisco (Californie)
Taille de l'entreprise
0-500
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« Nous collaborons de manière à rester concentrés sur notre mission, tout en tenant compte du fait que chacun se reconnaît différemment dans celle-ci. Nous tirons parti de ces différences afin de réaliser de grandes choses pour la communauté Kiva. »
Emily
Manager, Fellowship and Intern Program, Kiva
TREAT
Créée en 2005, Kiva a pour mission de tisser des relations humaines par le biais de prêts afin de lutter contre la pauvreté. Depuis lors, l'association internationale sans but lucratif a financé plus de 1,12 milliard de dollars de prêts à 86 pays, avec un taux de remboursement des créanciers de 97 %. Un chiffre impressionnant.
Pour Kiva, toucher un public mondial aussi large et interagir avec lui commence en interne, au sein de son équipe d'environ 130 employés. Au siège social de San Francisco et dans d'autres bureaux du monde entier, les employés sont guidés par les cinq valeurs formant l'acronyme TREAT : Transparency (Transparence), Respect (Respect), Accountability (Responsabilité), Entrepreneurism (Entrepreunariat) et Teamwork (Travail d'équipe). Pour eux, la cinquième valeur, le travail d'équipe, est un élément essentiel alors qu'ils s'efforcent de mettre en relation des créanciers et des emprunteurs afin de proposer des prêts qui changent des vies.
Le sens du travail d'équipe
Dès lors qu'il est question de définir le sens du travail d'équipe, la « collaboration » est le premier mot qui vient à l'esprit d'Emily, Manager, Fellowship and Intern Program chez Kiva. Pour elle, collaborer signifie « être capable de tirer parti des compétences et de la diversité des opinions de chacun pour créer un produit vraiment exceptionnel ». Il est essentiel de reconnaître et d'accepter la diversité des opinions : « Nous collaborons de manière à rester concentrés sur notre mission, tout en tenant compte du fait que chacun se reconnaît différemment dans celle-ci. Nous tirons parti de ces différences afin de réaliser de grandes choses pour la communauté Kiva ».
Brandon, Product Manager responsable de l'expérience des créanciers sur Kiva.org, souligne l'importance de la transparence dans la réalisation de projets complexes en équipe. « Il est important de créer un environnement où chacun peut apporter des idées et sait pourquoi certaines décisions ont été prises », nous explique-t-il. Jira permet à son équipe de faire preuve d'une totale transparence dans tous les projets, petits et grands. « Nous avons un backlog d'idées, de bugs et de suggestions potentielles. Tout le monde peut le consulter et voir les priorités. Les utilisateurs peuvent expliquer pourquoi la priorité est donnée (ou non) à un élément. Cela permet de se faire une idée très claire de ce sur quoi nous travaillons et pourquoi. »
La communication est une priorité absolue pour Verlance, Office Vibe Manager chez Kiva : « Pour travailler ensemble, nous avons tous besoin de savoir ce qui se passe… Jira aide tout le monde à être sur la même longueur d'onde ou, devrais-je dire, sur la même page Confluence. Nous pouvons y présenter des informations pour nos collègues, afin de nous tenir informés. L'ère de la désorganisation est révolue. »
Quand Emily a récemment entrepris un projet de restructuration de sa plateforme Salesforce, la collaboration, la transparence et la communication étaient au rendez-vous. « J'ai pu assurer la coordination entre le responsable produit, l'ingénieur et mon manager, et nous sommes parvenus à utiliser Jira et Confluence pour tout organiser. C'est la première fois que j'utilisais Jira comme outil de gestion de projet. Le chef de projet a facilement pu me montrer une epic, une story et un ticket. Cela m'a permis d'intégrer mes idées très facilement. »
Pour les initiatives majeures et les tâches courantes
Jira est la source de référence unique de l'équipe pour toutes les tâches, indépendamment de la taille ou de la priorité du projet. L'équipe suit ses projets prioritaires (les « initiatives majeures », comme les appelle Brandon) et utilise Jira pour répartir le travail en petites tâches. La répartition du projet en tâches plus petites permet à l'équipe de procéder à des exercices d'évaluation des coûts avec les parties prenantes et d'être plus précise dans le calendrier d'achèvement du travail. « Nous pouvons avoir un aperçu précis du périmètre de travail impliqué, ce qui signifie que nous sommes d'autant plus susceptibles de terminer le projet dans les délais et de répondre aux exigences que nous avons définies », explique Brandon.
L'équipe gère également un backlog d'initiatives plus petites, connues sous le nom de projets BAU (Business As Usual), en mettant l'accent sur la priorité. En tant qu'organisation sans but lucratif, il est essentiel d'optimiser l'utilisation des ressources. « Nous devons gérer l'argent que les gens donnent. Il est très important que nous utilisions au mieux nos ressources et que nous ne gaspillions rien », ajoute Brandon. C'est exactement ce que Jira permet à l'organisation de faire en suivant l'avancement quotidien des tâches plus petites, mais importantes, à accomplir.
Tourné vers l'avenir
Alors que l'équipe se penche sur la fin de 2018, Jira jouera un rôle central dans son organisation et son travail.
Quand elle pense au programme de stage, Emily reconnaît que certaines améliorations pourraient être apportées aux données recueillies au cours des 12 dernières années. « Je souhaite mieux exploiter les données du programme de stage, prendre de meilleures décisions concernant la stratégie programmatique, et accroître la diversité et l'inclusion. Je suis convaincue que Jira peut contribuer à cet objectif. »
L'objectif de Brandon est de résoudre un problème : l'indécision des créanciers quant aux projets à financer. « Nous avons procédé à différentes expériences sur cette partie du site. Nous avons de nombreuses idées à tester pour augmenter les conversions, mais il sera vraiment utile de hiérarchiser notre backlog. C'est là que Jira entrera en jeu. » La simplification de cette partie du processus se traduira directement par une augmentation des fonds collectés sur le terrain afin de financer les emprunteurs qui en ont besoin.
Projet par projet, les équipes de Kiva travaillent plus efficacement et se rapprochent de leur objectif : tisser des relations humaines par le biais de prêts pour lutter contre la pauvreté.
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