MYOB + Atlassian
I nostri clienti sono al centro di tutto ciò che facciamo e Jira Plans svolge sicuramente un ruolo fondamentale nell'aiutarci a raggiungere i migliori risultati per i nostri clienti.
- Pratik Patil, Delivery Manager
Settore
Internet e software
Località
Quartier generale a Cremorne, Australia
Numero di utenti
Più di 1.700
Prodotti Atlassian
App
MYOB raggiunge grandi risultati in termini di visibilità, chiarezza e allineamento grazie a Jira Plans in Jira
Man mano che il team Small Medium Enterprises (SME) di MYOB si espandeva e diventava più interfunzionale, i processi aziendali di pianificazione e distribuzione del software iniziavano a presentare difficoltà crescenti. Il monitoraggio e la gestione del lavoro di così tanti team e progetti stavano diventando sempre più complessi e non c'era modo di visualizzare i progetti, monitorare l'avanzamento o condividere gli aggiornamenti con gli stakeholder in modo olistico. Implementando Jira Plans in Jira, il team SME ha ottenuto visibilità completa su roadmap, dipendenze e timeline di tutte le funzioni (non solo dei rilasci tecnici). Lavorando in sinergia verso il raggiungimento degli obiettivi condivisi, il team ha anche trovato un nuovo modo per ridurre al minimo i rischi e offrire ancora più valore ai propri clienti.
MYOB fornisce strumenti di gestione aziendale completi e soluzioni di contabilità alle piccole e medie imprese, alle imprese del mercato medio e B2B, nonché una rete per commercialisti, contabili e consulenti, in Australia e Nuova Zelanda. Questi strumenti offrono alle aziende una maggiore visibilità sulle prestazioni, consentendo ai loro dipendenti di avere conversazioni pertinenti e prendere le decisioni giuste. Ma la divisione SME di MYOB si è trovata ad affrontare le inevitabili sfide poste dalla crescita di un team interfunzionale e dalla presenza di più domini e di oltre 1.000 progetti tecnologici in corso a livello aziendale.
Il reparto SME, la più grande unità aziendale dell'organizzazione, aveva adottato Jira Cloud Premium per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti, insieme a Confluence per l'acquisizione dei requisiti e la collaborazione. Con l'espansione del reparto, è aumentata anche la necessità di monitorare e gestire il lavoro di diversi team e visualizzare i progetti in modo olistico, rimanere aggiornati sull'avanzamento e condividere gli aggiornamenti.
Grazie all'implementazione di Plans in Jira, il reparto SME ha ottenuto visibilità completa dell'intero processo di distribuzione e ha scoperto un nuovo modo per mantenere gli stakeholder dell'organizzazione concentrati sugli stessi obiettivi e sulle stesse priorità. Avendo maggiore chiarezza e allineamento, il team ha migliorato notevolmente le attività di pianificazione e distribuzione, un passaggio fondamentale che ha aiutato MYOB a far crescere ulteriormente la propria base clienti, mantenere un vantaggio competitivo e aiutare ancora più aziende ad avere successo.
Jira Plans fornisce una migliore visibilità sul programma di lavoro complessivo e aiuta i nostri molteplici team ad allineare i loro piani di consegna, così possiamo individuare con maggiore chiarezza le difficoltà e le dipendenze.»
Pratik Patil, Delivery Manager
Le criticità crescenti richiedono una soluzione di roadmap più sofisticata
Quando il reparto SME di MYOB era di dimensioni più ridotte, era facile per i dipendenti tenere traccia di tutto manualmente o facendo affidamento sulle conoscenze dei singoli individui piuttosto che aggiornare gli artefatti. Tuttavia, con l'espansione dell'unità aziendale a oltre 450 dipendenti interfunzionali in più di 30 team e sette domini, le attività di pianificazione e distribuzione sono diventate molto più complicate.
La visibilità rappresentava una delle sfide maggiori. Era essenziale che il team avesse una visione completa a livello di programma del lavoro, delle dipendenze o delle roadmap in tutti i settori verticali. Senza una visione olistica, ogni team rischiava di perdere di vista il quadro generale e di isolarsi nei silos di lavoro. Era fondamentale per gli stakeholder, i leader e gli stessi team di progetto mantenere la chiarezza sullo stato delle consegne e sulle tempistiche di completamento del lavoro.
In risposta a queste criticità, il Delivery Manager, Pratik Patil, e il suo team hanno iniziato a cercare una soluzione migliore. Già utenti esperti di Jira, hanno cercato funzioni inutilizzate che potessero soddisfare le loro esigenze. Jira Plans è emerso come soluzione promettente, quindi hanno deciso di sperimentarlo nel loro settore verticale delle piccole imprese.
Consiglio di Pratik: identifica obiettivi chiari per ciò che stai cercando di risolvere o raggiungere come priorità.
Gli obiettivi più facili da raggiungere sono quelli ben definiti fin dall'inizio. Prima di implementare o espandere Jira Plans, delinea una chiara definizione del successo o dei punti critici esistenti che stai cercando di risolvere. Quindi, usa queste informazioni come stella polare per mantenere tutti allineati e massimizzare l'efficacia.
[Jira Plans] ha inoltre dato uguale importanza ai membri del team interfunzionale, dal momento che abbiamo voluto assicurarci di prendere in considerazione l'intera esperienza dell'offerta di valore ai nostri clienti.»
Pratik Patil, Delivery Manager
Un progetto pilota getta le basi per visibilità, chiarezza e allineamento maggiori
Incorporando Jira Plans nella riunione bisettimanale e interfunzionale del team SME, nota come Vertical Wall Walk, il team sperava di convalidare il set di funzioni e raccogliere feedback prima di passare alla sua distribuzione in tutta l'organizzazione.
Consiglio di Pratik: inizia in modo semplice e considera l'ampliamento con un progetto pilota.
Implementare un nuovo strumento o lanciare una nuova iniziativa può intimidire anche i team più ambiziosi. Riduci lo stress e minimizza il rischio iniziando a piccoli passi o con un progetto pilota per dimostrare il concetto e mettere a segno alcune vittorie rapide, che potrai poi utilizzare per creare un business case e ottenere il consenso per l'espansione.
Il team di Pratik ha iniziato creando un nuovo piano in Jira Plans. Ha stabilito la gerarchia in base a cui rappresentare la struttura del programma di MYOB e semplificare la visualizzazione del piano. Era particolarmente importante poter vedere gli obiettivi di primo livello e quindi approfondire le molteplici iniziative all'interno dei singoli team di progetto seguite dagli epic e dalle funzioni che compongono ogni iniziativa.
Successivamente, i team di distribuzione hanno inserito i propri progetti individuali in Jira Plans, che ha consentito a tutti di visualizzare informazioni interfunzionali come le programmazioni di go-to-market e le date di rilascio. Il team SME ha quindi mappato tutte le dipendenze, comprese le date di inizio e di fine, per creare timeline più accurate e complete.
Consiglio di Pratik: crea un piano interfunzionale.
Invita i team interfunzionali, compresi i reparti non tecnici, a utilizzare Jira Plans o a trarre vantaggio dagli approfondimenti. Ciò garantisce che i piani siano più completi e accurati, aiutando al contempo gli altri a prendere decisioni migliori.
Ad esempio, quando MYOB crea una nuova funzione, vengono inclusi nel processo ricercatori, designer, ingegneri e specialisti go-to-market e il lavoro svolto viene aggiunto in Jira Plans. Questo approccio aumenta la visibilità e mantiene tutti allineati dall'inizio alla fine (non solo durante il rilascio tecnico) mentre ciascuno lavora verso il raggiungimento di un obiettivo condiviso.
In un solo giorno, il team SME aveva terminato la configurazione del progetto pilota e stava già facendo progressi verso una visibilità completa su tutte le funzioni, affrontando i rischi più rapidamente e collaborando per offrire ancora più valore ai propri clienti.
Ora possiamo avere una rappresentazione grafica degli elementi che rischiano di rimanere indietro rispetto al programma e avere conversazioni pertinenti tra persone e team".
Pratik Patil, Delivery Manager
Jira Plans migliora un rituale di team ben consolidato
Una volta completata la configurazione, il team di Pratik ha iniziato a utilizzare Jira Plans durante la riunione Vertical Wall Walk bisettimanale del team SME. Questo rituale riunisce i membri del team interfunzionale (dirigenti, distribuzione prodotti, vendite, marketing, assistenza, ingegneri, coordinatori tecnici e architetti) per esaminare l'avanzamento del progetto. Insieme esaminano il portfolio, discutendo delle iniziative in corso, delle successive attività di marketing e delle conclusioni tratte dai rilasci precedenti.
Consiglio di Pratik: incorpora Jira Plans nei rituali per mantenere i membri e i dati del team aggiornati e sincronizzati.
Come molti strumenti e set di funzioni, Jira Plans è utile soprattutto se viene aggiornato e usato regolarmente. L'integrazione della soluzione nei rituali del team crea un semplice promemoria sulla necessità di aggiornare i progetti con le informazioni più recenti e accurate.
Man mano che utilizzava Jira Plans durante le riunioni Vertical Wall Walk, il team SME ha trovato diverse funzioni piacevolmente utili. Innanzitutto, la vista unica a livello di programma forniva una panoramica degli obiettivi principali, oltre alla possibilità di approfondire i flussi di lavoro specifici di dimensioni più ridotte. I dirigenti senior hanno apprezzato la funzione di panoramica, mentre altri addetti alla strategia e all'implementazione hanno apprezzato la possibilità di ottenere dettagli approfonditi. La funzione di applicazione dei filtri in base ai singoli team permetteva loro di vedere a cosa stava lavorando ogni team. La creazione di piani specifici per progetto e programma contribuiva inoltre alla mappatura delle singole dipendenze e a ridurre i rischi.
Inoltre, il team ha apprezzato il fatto di avere una maggiore visibilità sulle date di inizio e fine e una panoramica generale delle date (soprattutto in caso di dubbi sulle date esatte), oltre alle rappresentazioni visive delle date imminenti importanti. La visualizzazione delle attività di marketing (indicatori, milestone o date di rilascio tracciati nella vista della timeline) e degli indicatori in base a una codifica per colore avvisavano i membri del team se le milestone erano a rischio o se i task non erano in linea con la data di rilascio.
Grazie a una migliore comprensione di tempistiche e dipendenze, il team ha potuto concentrarsi sulle giuste priorità e segnalare tramite flag se i progetti erano in ritardo o fuori rotta. «Jira Plans fornisce una migliore visibilità sul programma di lavoro complessivo e aiuta i nostri molteplici team ad allineare i loro piani di consegna, così possiamo individuare con maggiore chiarezza le difficoltà e le dipendenze», afferma Pratik. «Ha inoltre dato uguale importanza ai membri del team interfunzionale, dal momento che abbiamo voluto assicurarci di prendere in considerazione l'intera esperienza dell'offerta di valore ai nostri clienti. Ora possiamo avere una rappresentazione grafica degli elementi che rischiano di rimanere indietro rispetto al programma e avere conversazioni pertinenti tra persone e team».
"I risultati migliori per i nostri clienti"
Il progetto pilota di MYOB con Jira Plans condotto all'interno del team SME ha raggiunto tutti gli obiettivi e molto altro. Ora l'azienda può usufruire di chiarezza, visibilità e allineamento significativamente maggiori all'interno dei reparti Delivery, Product ed Engineering e in tutta l'organizzazione. Con questo livello di informazioni accessibili e a portata di mano, tutti gli utenti, gli stakeholder e i dirigenti hanno la sicurezza di poter collaborare per prendere le decisioni giuste per i propri clienti.
Con l'espansione di Jira Plans ad altri team, MYOB prevede ancora più modi in cui il set di funzioni può supportare meglio i propri dipendenti e clienti. Come afferma Pratik: «I nostri clienti sono al centro di tutto ciò che facciamo e Jira Plans gioca sicuramente un ruolo fondamentale nell'aiutarci a raggiungere i migliori risultati per loro».