In Atlassian ci impegniamo ad aiutare i team, persino i nostri stessi team, a lavorare meglio. Pertanto, Ron Romain, program manager del reparto Cloud Foundations di Atlassian, si è rivolto alla funzione Advanced Roadmaps di Jira Software quando aveva bisogno di visibilità sul lavoro all'interno di una divisione con centinaia di ingegneri.
Advanced Roadmaps aiuta a risolvere una sfida chiave per le organizzazioni con team distribuiti: la capacità di ottenere informazioni dettagliate sui team per una pianificazione e un monitoraggio più efficaci. Romain doveva organizzare e pianificare il lavoro che doveva essere svolto da più team, incluse le modalità e le tempistiche. Per farlo, aveva bisogno di una vista standard dei progetti e delle priorità del suo team.
Il team di Romain aveva sette flussi di lavoro distinti ciascuno con il proprio piano e supportati da quattro a sei team per ogni flusso di lavoro. Ogni piano era stato progettato in base a porzioni di lavoro o epic Agile suddivisi in specifici task della storia utente. Romain aveva bisogno di visibilità su questi epic per comprendere le dipendenze e verificare se il lavoro fosse in linea con la pianificazione o a rischio. Desiderava inoltre che i suoi team avessero flussi di lavoro coerenti in questi piani, con trasparenza e contesto, in modo che qualsiasi membro del team potesse identificare i lavori in corso e i colli di bottiglia.
Tuttavia, le informazioni venivano archiviate in più team e strumenti. I team di Cloud Foundations lavoravano su decine di progetti di Jira Software, creavano pagine Confluence per avere un contesto e utilizzavano fogli di calcolo per creare report. Sebbene riuscisse a orientarsi tra i dati contenuti in diversi progetti e strumenti, Romain faticava a ottenere un'unica vista generale che abbracciasse più team diversi che lavoravano su numerosi progetti diversi. Ciò rendeva difficile tenere traccia dello stato e dell'avanzamento dei team.
"In realtà c'erano diverse fonti di riferimento che venivano tirate fuori in momenti diversi e con tagli o panoramiche sul lavoro leggermente diversi", ha raccontato Romain. "Tutto ciò ha portato a una mancanza di visibilità da parte del team nel suo insieme, perché non avevamo un'unica fonte di riferimento".
Romain ha fatto affidamento sulla funzione Advanced Roadmaps di Jira Software, che ha aiutato i team a creare un piano per avere una visione d'insieme, monitorare l'avanzamento e condividere facilmente i dati con gli stakeholder. Advanced Roadmaps ora fornisce al team una gerarchia visiva coerente in grado di offrire una visione d'insieme di tutto il lavoro in corso tra più team. La funzione descrive in dettaglio se il lavoro è in linea con la pianificazione o a rischio, le priorità imminenti, le dipendenze e altro ancora.
Inoltre, Advanced Roadmaps consente ai team di Cloud Foundations di sfruttare la categorizzazione per visibilità e monitoraggio maggiori. I team possono utilizzare campi ed etichette personalizzati per creare una classificazione in base a team, pilastro strategico, periodo di tempo e altro ancora.
"Avere una vista coerente di campi ed etichette personalizzati su tutta la board significa avere una vista coerente di tutti i team in Cloud Foundations", ha affermato Romain.
Nel complesso, Advanced Roadmaps offre a Romain e al suo team i seguenti vantaggi:
I team dedicano più tempo al lavoro e meno tempo alla creazione di report
I filtri e le viste salvati forniscono diverse panoramiche basate sui dati in tempo reale di Jira Software. Prima di utilizzare Advanced Roadmaps, il reparto Cloud Foundations doveva estrarre i dati da numerose fonti. Ora, quando gli stakeholder chiedono ai team di Romain di visualizzare diverse panoramiche, questi possono facilmente estrarle da Advanced Roadmaps.
Pianificazione dinamica
Quando è iniziata la trasformazione di Cloud Foundations, Romain ha impiegato poco più di un'ora per trasferire i vecchi dati di pianificazione nei nuovi piani, semplicemente regolando i filtri di Advanced Roadmaps. "Non è stato necessario accedere e cambiare le tante pagine, i report o le roadmap di Confluence", ha detto. "Ho semplicemente modificato i filtri JQL che hanno guidato la funzione Advanced Roadmaps".
Advanced Roadmaps ora consente a Romain di creare una roadmap basata sul lavoro da più board, progetti e filtri Jira. Possono essere creati ulteriori livelli di gerarchia al di sopra del livello dell'epic per poter collegare epic di team o progetti Jira diversi a una singola funzione. Inoltre, Advanced Roadmaps offre la possibilità di creare diverse versioni di un piano.
Visualizzazioni/pubblico dei report variabili
L'etichettatura e i campi personalizzati in Advanced Roadmaps aiutano Romain a riorganizzare facilmente i dati in modi diversi. "Quando ricevo una domanda diversa da parte di alcuni degli stakeholder senior, posso esaminare i dati esistenti già in nostro possesso e fornire agli stakeholder le informazioni richieste senza interrompere il lavoro dei team", ha affermato. Di seguito è riportato un esempio di un report di Advanced Roadmaps che Romain può creare utilizzando i pilastri strategici tra i diversi team per rilevare quanto tempo viene dedicato a uno specifico OKR.
Suggerimenti per utilizzare Advanced Roadmaps come Atlassian
Romain ha imparato alcuni concetti fondamentali dall'utilizzo di Advanced Roadmaps:
Inizia a piccoli passi, aggiungi complessità in seguito
Al fine di ottenere valore il più rapidamente possibile, Romain ha lavorato con i suoi team per creare una roadmap di iniziativa principale per l'anno in corso. Ciò ha permesso ai team di comunicare il lavoro in corso mappato a obiettivi specifici (tramite le etichette). All'inizio del trimestre successivo, i team hanno trasformato le iniziative pianificate in epic e hanno adattato il piano secondo necessità. Questo ha contribuito a creare una mappa chiara del lavoro di ogni team e delle tempistiche di completamento.
Dopo aver stabilito l'allineamento, i team hanno aggiunto dipendenze in Advanced Roadmaps che hanno evidenziato i rischi legati alla consegna, la complessità del lavoro e la capacità del team. Ciò ha consentito di verificare se i team fossero sovraccarichi o sottoutilizzati e ha fornito informazioni dettagliate sugli elementi a cui veniva data priorità.
Incorpora la funzione nei rituali del team
Al fine di instaurare l'uso di Advanced Roadmaps in tutto il reparto Cloud Foundations, era importante utilizzare la funzione nei rituali del team. Ciò ha incoraggiato i membri del team a effettuare aggiornamenti frequenti. Quando i team si incontravano per le riunioni di pianificazione dello sprint e avevano bisogno di comunicare priorità e dipendenze, consultavano il piano di Advanced Roadmaps.
Rendi Advanced Roadmaps l'unica fonte di riferimento
Romain ha fatto in modo che Advanced Roadmaps fosse utilizzata come unica fonte di riferimento per qualsiasi comunicazione o resoconto agli stakeholder. Ha sfruttato componenti aggiuntivi come Fogli Google per Jira per estrarre i dati da Advanced Roadmaps e Jira Software e visualizzarli nei formati/report richiesti dagli stakeholder. Ciò ha ridotto significativamente la quantità di tempo necessario per la creazione di report e ha garantito la presenza di un'unica fonte di riferimento per la pianificazione di tutto il lavoro.
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