Con le lavagne Jira e Confluence, Reddit sta scalando, standardizzando e risparmiando oltre 300.000 dollari all'anno

Ampliamento delle dimensioni e standardizzazione attuati rimanendo fedeli allo spirito Reddit

Dall'inizio del lancio, avvenuto nel 2005 con un finanziamento iniziale di 100.000 dollari, Reddit è diventata una piattaforma globale multimiliardaria con centinaia di milioni di utenti attivi. Solo nel periodo 2021-2023, il personale di Reddit è più che raddoppiato, passando da 750 a oltre 2.000 unità per supportare il processo di ampliamento delle dimensioni.

Analogamente a molte aziende in rapida crescita, i loro team stanno cercando di bilanciare forze spesso opposte: autonomia e standardizzazione, ampliamento delle dimensioni e mantenimento di una cultura aperta e Agile, investimento nella crescita e contenimento dei costi. L'azienda si è rivolta ad Atlassian per farsi aiutare.

Reddit è stata una delle prime aziende ad adottare Atlassian Cloud e i loro team ora utilizzano gli strumenti Cloud per collaborare e fornire risultati. "Con il passaggio da Data Center a Cloud il mio mondo è cambiato. Non sono più un ingegnere Java/di visualizzazione/di database part-time. Sono un amministratore di sistema e un evangelist", afferma Matt Chester, Senior System Engineer. "L'utilizzo è davvero cresciuto nel corso degli anni. I nostri team di sviluppo fanno tutto in Jira".

Nel corso del tempo, persone e team hanno aggiunto alla loro raccolta anche altri strumenti per la gestione dei progetti e le retrospettive. Questa proliferazione di applicazioni software ha determinato un aumento dei costi e dei rischi per la sicurezza, è diventata più difficile da gestire e ha creato silos tra i team e i loro dati. Man mano che l'azienda si preparava in anticipo, i risparmi, la sicurezza e la capacità di creare un'organizzazione aziendale connessa sono diventate priorità ancora più importanti.

Considerando il fatto che gli utenti avevano familiarità con i prodotti Atlassian e che gli strumenti avevano aiutato molto Reddit a crescere, la leadership IT ha deciso di attuare un processo di centralizzazione utilizzando la suite di strumenti di collaborazione incentrata sui team di Atlassian, tra cui Jira, Confluence, Trello e Atlas. Da quando ha effettuato il passaggio a una piattaforma centralizzata, Reddit ha risparmiato oltre 300.000 dollari all'anno, aiutando i dipendenti a collaborare, trovare informazioni e creare una community online diversa da qualsiasi altra.

Dire addio a una molteplicità di strumenti eterogenei favorisce il risparmio, la sicurezza, la collaborazione e la semplicità

La cultura aziendale autonoma di Reddit ha aiutato l'azienda a crescere rapidamente e a diventare un nome conosciuto tra gli utenti di social media. Questa libertà, tuttavia, ha anche comportato dei costi associati all'aumento delle dimensioni aziendali.

Con il maggiore utilizzo di diversi strumenti acquistati da singole persone o piccoli team, sono aumentate anche le spese per il software. Pochi di questi strumenti sono stati progettati per le aziende più grandi, quindi non soddisfacevano completamente le esigenze di Reddit.

Oltre ad aumentare i costi, l'enorme numero di strumenti e utenti diversi stava creando delle vulnerabilità, il che rappresentava una priorità assoluta tenuto conto della grande attenzione di Reddit verso la privacy e la sicurezza.

Per risolvere queste sfide, il Senior Director of Corporate Technology Sean Jorg ha creato un piano. «Sean ha l'obiettivo di standardizzare gli strumenti per fermare l'espansione incontrollata dal punto di vista dei costi e della sicurezza», spiega Matt. «La presenza di strumenti eterogenei richiede molto lavoro aggiuntivo sia per gli utenti che per gli amministratori. Pertanto, tutto diventa molto più semplice se le persone utilizzano gli stessi strumenti con alcuni degli stessi framework».

Un'unica origine di riferimento genera risparmi per oltre 300.000 dollari all'anno

Ora che Reddit ha completato la migrazione da una serie di strumenti eterogenei ad Atlassian, i team di tutta l'azienda hanno a disposizione un'unica piattaforma centrale con molti prodotti per la produttività tra cui scegliere in base alle loro esigenze.

I team aziendali come quelli che si occupano di operazioni, risorse umane e progettazione utilizzano Jira per lavori interfunzionali che richiedono gestione dei progetti, acquisizione e collaborazione con altri reparti. Ad esempio, il team che si occupa dei case study utilizza Jira per supervisionare il processo di creazione dei case study stessi.

Il team di vendita può inviare richieste per un nuovo case study tramite Jira o tramite un modulo avanzato integrato direttamente in Confluence. La richiesta viene quindi indirizzata ai team di case study e data science in modo che possano collaborare per raccogliere dati, compilarli in più tipi di presentazione e consegnare i prodotti finali agli stakeholder. "Per i team interfunzionali è stato più facile lavorare con sviluppatori e team tecnici di Atlassian perché non devono cambiare strumento per creare o gestire i ticket", afferma Matt.

Aggiunge che il team di progettazione e branding ha anche consolidato più strumenti e progetti in un unico flusso di lavoro in Jira. "Centralizzando gli strumenti, ora può lavorare in un'unica posizione, visualizzare le metriche sul proprio lavoro e semplificare le interazioni delle persone con il team".

Le integrazioni tra tutti gli strumenti Atlassian e le funzionalità native come le lavagne Confluence hanno permesso ai dipendenti di risparmiare tempo e all'azienda di risparmiare denaro. "L'impatto maggiore del passaggio ad Atlassian è il risparmio sui costi. Stiamo risparmiando più di 300.000 dollari all'anno passando da altri strumenti ad Atlassian", afferma Matt. "I team apprezzano il fatto che tutti gli strumenti siano connessi. Possono condurre attività di brainstorming utilizzando le lavagne Confluence, aprire ticket dalla lavagna senza uscire da Confluence... Ora molti team, tra cui quelli che si occupano di progettazione dell'affidabilità dei siti, gestione dei programmi tecnici, tecnologia e vendite aziendali, lo stanno utilizzando".

La centralizzazione dei team in Confluence è stata anche un punto di svolta per l'individuabilità. "Riunendo tutte queste informazioni sparse, le persone sapranno dove trovare ciò di cui hanno bisogno. Molte volte non devono nemmeno cambiare strumento per trovarli, perché i dati di Confluence sono mostrati nei ticket Jira", afferma Matt. "Con il passare del tempo, ci aspettiamo che Confluence diventi la nostra unica origine di riferimento per la documentazione in futuro.

"Quando tutti utilizzano Atlassian è tutto più facile."

La migrazione e la standardizzazione effettuate da Reddit con gli strumenti Atlassian non solo hanno determinato efficienze e risparmi interni, ma hanno anche aiutato l'azienda a fornire ciò che i clienti desiderano e di cui hanno bisogno: una community in cui possono ritrovarsi per sperimentare un senso di empowerment e appartenenza.

In effetti, Reddit utilizza gli strumenti di Atlassian Cloud per creare molte delle funzionalità e iniziative preferite dai propri utenti, come il progetto artistico collaborativo r/Place. Solo nel 2023 hanno partecipato più di 7 milioni di persone, lavorando insieme per dare vita ai progetti.