Roblox risparmia più di 150.000 dollari all'anno potenziando al contempo la collaborazione e la produttività grazie al passaggio ad Atlassian Cloud Enterprise

Una missione per stare al passo con i tempi

La piattaforma e marketplace di videogiochi online Roblox è stata quotata in borsa con una valutazione di oltre 40 miliardi di dollari, conta oltre 67 milioni di utenti attivi ogni giorno ed è visitata da più della metà dei ragazzini americani sotto i 16 anni, eppure molte persone non ne hanno mai sentito parlare. La maggior parte di quelli che invece conoscono l'azienda potrebbe avere l'impressione che Roblox sia una società di videogiochi per bambini, ma il Senior Technical Program Manager Joe Cotant afferma: "È molto più di questo".

La missione di Roblox è offrire il meglio a un miliardo di persone con ottimismo e gentilezza. Sebbene la piattaforma abbia rapidamente guadagnato popolarità tra i bambini, metà della sua base di utenti ha più di 13 anni e il segmento in più rapida crescita è quello degli utenti tra i 17 e i 24 anni. Dopo aver assistito a una rapida crescita durante e dopo la pandemia di COVID-19, notato il passaggio del settore alla tecnologia basata sul cloud e visto le dimostrazioni dell'eccellente esperienza utente offerta dagli strumenti di Atlassian Cloud, Joe afferma che era "il momento perfetto" per evolversi. "Roblox è all'avanguardia nel campo dei videogiochi e del metaverso. Possiamo essere all'avanguardia anche nella collaborazione e nella produttività", spiega. E così è iniziato il viaggio da Atlassian Data Center ad Atlassian Cloud.

Risorse limitate? Nessun problema: la collaborazione rende possibile la migrazione.

Quando Joe ha proposto la migrazione ad Atlassian Cloud alla leadership di Roblox, è rimasto piacevolmente sorpreso di quanto fosse stato facile ottenere l'approvazione. "Ne hanno visto i vantaggi. Hanno dimostrato un forte interesse a tracciare i nostri OKR [obiettivi e risultati chiave] in Jira e a spostare altri dati e processi nella piattaforma Atlassian", ricorda.

Poiché all'epoca era l'unico dipendente a tempo pieno a gestire gli strumenti Atlassian, Joe ha contattato l'Atlassian Solution Partner di Roblox, Modus Create, per ricevere assistenza con guida strategica, risoluzione dei problemi, supporto tecnico e gestione delle modifiche. Insieme, hanno valutato gli ambienti Atlassian Data Center dell'azienda e hanno sviluppato un piano di migrazione. Dopo aver confrontato diverse strategie, il team ha concluso che l'istanza Confluence era abbastanza semplice da trasferire sul cloud tramite il metodo Lift and Shift, ma per Jira il processo sarebbe stato più complesso e avrebbe richiesto un approccio graduale.

Nel corso dell'anno successivo, Joe, Modus Create e Atlassian hanno collaborato per prepararsi alla migrazione. Joe e il suo omologo di Modus Create, il Distinguished Consultant Mike Rathwell, si sono incontrati regolarmente con il loro Atlassian Cloud Migration Manager, Evan Golden. Evan ha fatto da mediatore con gli esperti tecnici di Atlassian per risolvere i problemi, comprendere le modifiche della piattaforma Cloud e scambiare la documentazione sulla formazione, che Joe ha trovato fondamentale ai fini dell'adozione e della soddisfazione.

Durante l'intero processo, Joe ha coinvolto i dipendenti di tutta l'azienda per conoscere i loro casi d'uso, mostrare loro i vantaggi degli strumenti Cloud e costruire relazioni con i promotori che potessero contribuire a sostenere l'adozione. "All'epoca eravamo in pochi contro circa 3.000 dipendenti, quindi poter contare sui dipendenti che ricoprivano il ruolo di Atlassian Evangelist e che facevano parte dei singoli team ci ha davvero aiutato a ottenere un buon livello di copertura in tutta l'organizzazione", afferma.

Il team dedicato alla migrazione si è inoltre impegnato per garantire comunicazioni tempestive e frequenti sia a livello interno che con gli utenti di Roblox tramite Slack, e-mail e le notifiche degli strumenti Atlassian. Joe afferma: "La comunicazione assidua, il contatto con i promotori della migrazione a Cloud e la condivisione della documentazione hanno semplificato il processo di migrazione per tutti".

Durante le fasi finali della migrazione, Roblox, Atlassian e Modus hanno riconosciuto che la collaborazione è stato il fattore chiave che ha consentito l'avanzamento del loro progetto. "Ciò che ha reso efficace questa migrazione è stato il rapporto che esisteva tra i team. È stata una collaborazione vera e propria. Si era stabilito un ottimo rapporto tra Atlassian, Modus e Roblox. Siamo stati molto schietti, trasparenti e aperti l'uno con l'altro, anche nei momenti in cui non eravamo molto soddisfatti di come stavano andando le cose", spiega Joe. "E niente di tutto questo sarebbe stato possibile senza Modus. Mike ha fornito un approccio obiettivo alle decisioni ed è stato il mio punto di riferimento con cui poter discutere delle varie idee".

Le migrazioni al cloud possono intimidire, soprattutto le aziende con risorse limitate come Roblox. Ma attraverso la collaborazione è possibile portarle a termine e con successo.

Adottare l'ecosistema per ottenere efficienza, risparmi e una migliore esperienza

Ora Roblox dispone di una solida piattaforma di collaborazione basata sul cloud per potenziare il lavoro; questa piattaforma include Jira per lo sviluppo dei prodotti, Confluence per la documentazione, Trello per la gestione di progetti non tecnici, Atlassian Guard Premium per il rilevamento delle minacce e Jira Service Management per il supporto di determinati team (con progetti di espansione). «Siamo stati in grado di eliminare gli strumenti duplicati o ripetitivi, il che è stato fantastico, e di adottare e accettare l'intero kit di strumenti nel loro insieme come un ecosistema, non come singoli strumenti», spiega Joe.

Gli utenti appartengono a diversi reparti, dai team tecnici come Engineering e Product, ai team aziendali come Finance, People e Legal. I dipendenti sono particolarmente entusiasti dell'interfaccia di Atlassian Cloud e dell'espansione di Jira Service Management (JSM). Mike afferma: "JSM ha un aspetto molto più bello in Cloud rispetto che in Data Center. Ci sono state persone che ci hanno chiesto di avere dei progetti in JSM non appena abbiamo attivato il nuovo portale".

Ad esempio, il team People di Roblox utilizzava principalmente Zendesk per le attività di assistenza. Tuttavia, il team voleva raccogliere maggiori informazioni in anticipo durante l'elaborazione delle richieste di lavoro remoto dei dipendenti, quindi ha collaborato con Joe e Mike per configurare moduli più dinamici in Jira Service Management. Ora, il team People può raccogliere tutte le informazioni necessarie durante la ricezione delle richieste, riducendo al minimo gli scambi di messaggi. Lo strumento indirizza quindi automaticamente la richiesta alla persona appropriata per l'approvazione. Joe afferma: "I membri del team People sono stati molto soddisfatti della soluzione JSM che abbiamo contribuito a creare per loro e da allora ci siamo estesi ad altri casi d'uso. Vediamo l'impatto di JSM espandersi nel tempo e prevediamo di migrare altri team da Zendesk a JSM".

Oltre a JSM, i team aziendali adorano Jira perché ha eliminato la necessità di utilizzare altri strumenti come Moduli Google, Wrike, Notion e app personalizzate. "Jira ha ovviato a quella che era la prima scelta, ovvero creare un'app fatta in casa, per fare ciò che già fa Jira", spiega Mike. Joe aggiunge: "Calcoliamo che ciascuno dei due team che hanno già effettuato la migrazione da Wrike a Jira (Marketing Creative e Developer Relations) abbia risparmiato 150.000 dollari all'anno. La migrazione da Notion attualmente in corso consentirà di risparmiare ogni anno centinaia di migliaia di dollari in più sui costi".

Joe e Mike stanno lavorando alla migrazione da Notion a JWM, alla configurazione di service desk per oltre una decina di altri team dell'azienda (inclusi i team People Science & Analytics ed Enterprise Applications) e all'integrazione di un agente di servizio virtuale per offrire un'efficienza ancora maggiore. Joe afferma: "La cosa che mi entusiasma di più è espandere il nostro ecosistema Atlassian in Roblox".

"Anche le persone che prima non sono riuscito a convincere... adesso usano questi strumenti e non vogliono rinunciarci!"

È chiaro che l'azienda Roblox sia riuscita a padroneggiare il "gioco" della migrazione e stia raccogliendo risultati, e fan, con gli strumenti di Atlassian Cloud.

Per quanto riscontrare migliorie nel modo in cui funziona Roblox sia stato gratificante per il team di migrazione, Mike spiega quanto sia stato altrettanto appagante osservare il cambiamento di mentalità. "L'impatto maggiore e più gratificante è stato il cambiamento nella percezione degli strumenti. Vedono quanto semplifichino la vita. Possono dedicare il loro tempo ad attività a valore aggiunto, non a processi inutili. Possono trovare le informazioni giuste al momento più opportuno", spiega. "Anche le persone che prima non sono riuscito a convincere... adesso usano questi strumenti e non vogliono rinunciarci!"

Joe aggiunge: "Nel tempo, siamo stati in grado di conquistare le persone rimuovendo le barriere manuali e utilizzando componenti aggiuntivi e integrazioni interessanti... Abbiamo visto in prima persona che le persone possono ridurre il carico operativo di determinati processi e dedicarsi maggiormente alle attività che avranno effettivamente un impatto sui profitti, come implementare nuove funzionalità sulla nostra piattaforma".

Lavorare su una piattaforma integrata ha anche ottimizzato molti dei processi interni inefficienti e noiosi di Roblox e svelato nuovi (e migliori) modi di lavorare insieme. "Prima, il nostro team considerava Atlassian un insieme di strumenti individuali e non una suite di prodotti. Ora invece siamo in grado di usare strumenti come le macro di Jira e i Link intelligenti all'interno di Confluence e Jira e questo semplifica moltissimo la collaborazione incrociata", spiega Joe. "Questi tipi di integrazioni sono stati davvero fondamentali per la collaborazione, la produttività e la visibilità".

In termini di visibilità, Joe ha notato che i membri del team trovano ciò che stanno cercando più velocemente e facilmente, non solo grazie alla funzionalità di ricerca superiore di Atlassian Cloud, ma anche grazie alla pulizia effettuata nell'ambito del processo di migrazione. "Siamo stati in grado di far fronte al nostro debito tecnologico e ripulire molta della nostra documentazione durante la migrazione. Dopo la migrazione al cloud, le persone erano entusiaste di poter disporre di un'unica esperienza di ricerca unificata e onnipresente all'interno della piattaforma Atlassian Cloud, che consentiva di effettuare ricerche in tutti i prodotti dell'ecosistema. Tutto ciò ha davvero ridotto il numero di ore dedicate alla ricerca di contenuti e all'assistenza clienti".

Non appena arrivato in azienda, Joe aveva capito che Roblox era "molto più" di una piattaforma di gioco per bambini. Ora, i team aziendali si stanno rendendo conto che i loro strumenti Atlassian possono aiutarli a ottenere molto di più.