Shopware + Atlassian
Con l'aiuto dei ticket Jira, tutti possono avere una panoramica dei progetti e acquisire le informazioni per collaborare con i membri degli altri team, oltre che organizzare e assegnare facilmente attività secondarie ad altri team.
Markus Merkwirth-Thimm
Partner Marketing Manager Technology
Informazioni su Shopware
Fondata nel 2000 a Schöppingen, in Germania, Shopware offre una piattaforma digitale omnicanale e olistica per il commercio con un'elevata flessibilità e un'ampia gamma di opzioni per B2C, D2C e B2B, nonché casi d'uso basati sui servizi per aziende particolarmente esigenti, soprattutto nel mid-market. Shopware è una delle aziende leader di mercato nel suo segmento ed è particolarmente ben posizionata grazie al suo posizionamento nella regione DACH e a un'attività in rapida crescita in Nord America.
Settore
Internet e software
Località
Europa, Medio Oriente e Africa
Dimensione azienda
< 1.000
Numero di utenti
400
I team di marketing di Shopware AG ottimizzano la collaborazione con Jira e Confluence Cloud
Sfida: i membri dei sei team del reparto marketing di Shopware utilizzavano ognuno i propri strumenti e ciò rendeva difficile organizzare, coordinare e collaborare su attività interfunzionali.
Soluzione: da quando l'uso di Jira e Confluence è stato esteso dallo sviluppo al marketing, i membri del team possono tenere traccia dei task imminenti, ottenere facilmente informazioni e collaborare efficacemente.
Impatto: con una maggiore trasparenza, una documentazione più completa e una migliore strutturazione del lavoro congiunto, i team di marketing di Shopware stanno collaborando in modo più efficiente ed efficace.
Un'azienda tedesca leader nel settore dell'e-commerce acquista una nuova soluzione di collaborazione interfunzionale
Sei team in un unico reparto, ognuno con i propri strumenti. Una situazione simile può causare facilmente difficoltà nella collaborazione, come ha sperimentato in prima persona Shopware AG. Per risolvere questa sfida, i decision-maker hanno introdotto Atlassian nel reparto marketing dell'organizzazione.
Sebbene il settore tecnologico sia indubbiamente dominato dalle aziende statunitensi, quali Microsoft, Apple e Meta (per citare le più note), ci sono storie di successo anche in Germania, come nel caso di Shopware AG. Fondata all'inizio degli anni 2000 come agenzia online tradizionale, la società è ora un rinomato sviluppatore di sistemi modulari di e-commerce.
Shopware conta circa 400 dipendenti in due sedi: una a Schöppingen, in Renania Settentrionale-Vestfalia, e una a New York. In queste sedi, più del 10% dei dipendenti lavora nel campo del marketing. Sebbene i sei team di marketing dell'azienda si concentrino su attività e aree diverse, devono collaborare intensamente sulla pianificazione delle campagne, sulla creazione di contenuti nei canali di marketing digitale, sull'implementazione di eventi e altro ancora. I vari team devono costantemente coordinarsi tra loro e i rispettivi processi sono interconessi.
Questa collaborazione interfunzionale ha contribuito al successo di Shopware, ma ha anche comportato delle sfide costanti. Ogni team di marketing utilizzava i propri strumenti per gestire il lavoro, il che rendeva difficile per gli altri collaboratori avere una visione chiara dei progetti congiunti o dello stato dei singoli componenti o identificare in modo proattivo i colli di bottiglia delle risorse. Shopware ha capito così di avere bisogno di una nuova soluzione.
Lavoriamo intensamente con varie soluzioni Atlassian da un po' di tempo e sia Confluence che Jira vengono utilizzati quotidianamente da molti dipendenti. Pertanto, abbiamo ritenuto sensato usare Jira anche nel marketing per ristrutturare i nostri processi."
Markus Merkwirth-Thimm
Partner Marketing Manager Technology
Una soluzione esistente offre nuove opportunità di collaborazione di marketing
Mentre valutava le potenziali soluzioni, Shopware cercava un prodotto che offrisse ai team la possibilità di iniziare rapidamente a lavorare, apportare i dovuti aggiustamenti con l'evolversi dei requisiti e integrare gli altri strumenti già in uso. Ed è qui che i responsabili del marketing hanno suggerito di prendere in considerazione uno strumento già accettato in tutta l'organizzazione.
Jira era ciò che faceva al caso suo. Gli sviluppatori di Shopware lo utilizzano dal 2010, perciò molti dipendenti, responsabili marketing e amministratori IT lo conoscevano già. Poiché Jira rispettava già tutti i requisiti e si era già guadagnato la fiducia della società, Shopware non ha ritenuto necessario considerare altre alternative.
"Lavoriamo intensamente con varie soluzioni Atlassian da un po' di tempo e sia Confluence che Jira vengono utilizzati quotidianamente da molti dipendenti. Pertanto, abbiamo ritenuto sensato usare Jira anche nel marketing per ristrutturare i nostri processi", spiega Markus Merkwirth-Thimm, Partner Marketing Manager Technology.
"Con l'aiuto dei ticket Jira, tutti possono avere una panoramica dei progetti e acquisire le informazioni per collaborare con gli altri membri del team, oltre che organizzare e assegnare facilmente attività secondarie ad altri team. Anche le funzionalità dei ticket, come componenti, tag e promemoria aiutano moltissimo. Con questo strumento possiamo lavorare secondo le nostre necessità".
[Jira] consente la collaborazione tra team, ad esempio attraverso l'organizzazione dei sottotask e l'assegnazione ad altri membri. Anche le funzionalità dei ticket, come componenti, tag e promemoria sono di grande aiuto. Con questo strumento possiamo lavorare secondo le nostre necessità."
Markus Merkwirth-Thimm
Partner Marketing Manager Technology
La preparazione apre la strada al successo del lancio di Jira
I reparti marketing e IT hanno iniziato a collaborare alla preparazione e alla pianificazione nel giugno 2021, un processo durato circa tre mesi.
Shopware inizialmente utilizzava Jira on-premise per i team di marketing, poi è ha effettuato la migrazione al cloud. Il reparto IT si è occupato della migrazione e della configurazione di schede, tipologie di ticket e campi personalizzati, mentre il reparto marketing ha fornito feedback in diverse fasi, di cui il reparto IT ha tenuto conto durante l'adattamento iterativo dei campi personalizzati.
Durante il lancio, i reparti IT e marketing hanno collaborato per ridefinire i processi di marketing interni e configurare Jira per supportarli, garantendo un'organizzazione dei task e un utilizzo della capacità ottimali. Adottando un approccio Kanban, il reparto marketing ha impostato Jira in modo da allinearlo alle sue fasi di lavoro:
- Backlog: una raccolta disorganizzata e senza priorità definite di epic, story e task imminenti
- Avvio: preselezione delle attività imminenti con priorità preliminare, eseguita principalmente dal responsabile del team
- Chiarimento: arricchisce le tipologia di ticket con informazioni pertinenti (briefing, materiali di accompagnamento, ecc.)
- In lavorazione: task attualmente in corso
- In revisione: task in fase di revisione
Completati: task completati
Una migliore trasparenza, documentazione e struttura generano una maggiore soddisfazione
Per supportare l'implementazione e incoraggiare l'adozione di Jira, ai dipendenti di Shopware è stata offerta la possibilità di partecipare a delle sessioni di formazione, dove hanno appreso le basi dei metodi di lavoro agili, oltre a suggerimenti e trucchi per l'uso quotidiano di Jira.
Successivamente, Shopware ha disposto orari d'ufficio regolari in cui i dipendenti potevano porre domande agli amministratori di Jira del reparto marketing. Un canale Slack dedicato continua a fornire un luogo in cui le persone possono porre domande mirate e condividere le best practice. Per gli aggiustamenti più recenti e di più ampia portata, come la mappatura della roadmap per la comunicazione interna dell'azienda, i membri del team hanno ricevuto una formazione aggiuntiva.
Col tempo, i dipendenti hanno preso confidenza con l'impostazione di filtri e dashboard specifici sia per i singoli team sia per diversi team, così da tenere traccia delle story e dei task. Questo supporto completo ha reso i dipendenti molto soddisfatti di Jira. I membri del team hanno anche imparato che un uso diligente li aiuta a trarre il massimo valore dallo strumento.
Con una maggiore trasparenza, una documentazione più completa e una migliore strutturazione del lavoro congiunto, i team di marketing di Shopware stanno collaborando in modo più efficiente ed efficace e molti di loro non riescono neanche a immaginare di lavorare senza Jira.
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