Sophos aumenta la sicurezza informatica, la produttività e l'efficacia con Atlassian Cloud

Semplificazione per l'efficienza e l'abilitazione

Dopo aver effettuato l'upgrade dei deployment di Jira e Confluence da Server a Data Center nel 2019, la crescita dell'organico di Sophos, l'espansione globale e l'ampia adozione degli strumenti Atlassian hanno continuato a mettere sotto stress l'infrastruttura aziendale. Con un numero così alto di utenti e così tanta attività, il carico stava diventando ingestibile.

Anche il ritmo del cambiamento stava accelerando. «Tutto si sta muovendo più velocemente. E quando l'azienda va veloce, l'IT deve funzionare più velocemente», afferma il Director of Enterprise Engineering Rajeev Kapur. Il team voleva testare nuovi strumenti e processi agili per il bene dell'innovazione, ma integrare nuove tecnologie era difficile perché il loro software era protetto da un firewall. Inoltre, l'IT trascorreva la maggior parte delle giornate a risolvere i problemi, lasciando poco tempo a progetti strategici e iniziative lungimiranti.

La migrazione al cloud ha offerto l'opportunità di ottimizzare su tutti i fronti. «L'azienda non può sopravvivere se abbiamo diversi modi per fare la stessa cosa», afferma il Senior Infrastructure Engineer Daniel Cave. «Il passaggio al cloud è stata un'opportunità per risolvere i problemi e migliorare dal punto di vista della tecnologia e dei processi».

Questa attenzione all'ottimizzazione e alla semplificazione è diventata la stella polare della migrazione di Sophos. «Devi avere un motivo principale per migrare sul cloud e usarlo come mantra per il tuo team e i tuoi utenti. Per noi, quel motivo erano semplicità e facilità», spiega Daniel. «La nostra filosofia è che non dovresti dedicare una quantità infinita di tempo a configurare e gestire il sistema. Dovrebbe funzionare da solo e permetterti di tornare a fare il tuo lavoro. ⁠— Passando al Atlassian Cloud, abbiamo spostato la nostra attenzione sulla promozione dell'adozione, sul miglioramento dell'efficienza e sullo sguardo rivolto al futuro».

Il successo della migrazione arriva in fasi

Una volta presa la decisione di migrare, la domanda successiva era come farlo. Sophos ha preso in considerazione l'idea di modificare e spostare l'intero sistema in una sola volta, ma alla fine ha deciso di ottimizzare e cambiare (approccio consigliato da Atlassian) e migrare istanza per istanza per mostrare valore il più rapidamente possibile. Il team sperava che scomporre il progetto in ondate avrebbe anche contribuito a promuovere l'adozione.

L'IT ha avviato il processo di pianificazione con un esercizio di spider web per capire quali progetti Confluence e Jira fossero collegati in modo da poter essere migrati come unità. Quindi, hanno riunito una serie di stakeholder chiave di ogni area aziendale per aiutare a pianificare e testare la migrazione e fungere da promotori tra i loro team. "Coinvolgete i responsabili delle decisioni chiave in ogni business unit, sia i tecnici che le persone più influenti", suggerisce Daniel. "Hanno compreso la proposta di valore, le complessità, ciò che le persone potevano e non potevano ottenere da questa situazione, e hanno riportato tali informazioni ai loro team".

L'IT ha pianificato la fase successiva intorno alle unità aziendali che avrebbero subito gli impatti maggiori in caso di errori. Per questa ondata, hanno dedicato ancora più tempo alla pianificazione e ai test per ridurre al minimo il rischio. Rajeev afferma: «La gestione degli stakeholder e i test di accettazione degli utenti sono ciò che rende la migrazione un successo. Devi assolutamente essere onesto e coerente».

Per facilitare la comunicazione con gli stakeholder, un amministratore di Atlassian ha creato un comunicato stampa interno per stabilire le aspettative sulla nuova funzionalità e suscitare l'interesse dei team.

Collaborazione e risoluzione dei problemi durante tutto il processo

Durante ogni fase della migrazione di Sophos, il reparto IT ha utilizzato Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) e Confluence Cloud Migration Assistant (CCMA) per assistere nella pianificazione e nell'implementazione. «Devi essere ottimista sul fatto che lo strumento di migrazione si occuperà della stragrande maggioranza dei dati», afferma Daniel. «Tu potrai quindi concentrarti sul modo più breve per ottenere un sistema operativo».

Adaptavist ha anche svolto un ruolo inestimabile nel fornire competenze per la pianificazione della migrazione, oltre a test e supporto tecnico. Rajeev afferma: «Adaptavist faceva davvero parte del nostro team di progetto. La presenza di un partner ci ha permesso di sfruttare le loro conoscenze, le connessioni con i fornitori di app e la loro esperienza per migrare più velocemente. Hanno inoltre contribuito enormemente al coinvolgimento degli utenti spiegando agli stakeholder e agli utenti cosa potessero fare con Atlassian cloud».

Anche le API di Atlassian hanno contribuito a semplificare il processo. «Dai un'occhiata alle API per Atlassian cloud per capire cosa fanno. Ci sono stati molti casi nel corso del progetto in cui l'API ha fornito soluzioni di gestione su larga scala», spiega Dan. «Ad esempio, poiché abbiamo eseguito la migrazione in più fasi, abbiamo creato un processo in base al quale il contenuto veniva reso «di sola lettura» prima di essere spostato, quindi reso «di lettura/scrittura» una volta arrivato nell'ambiente cloud. Ciò significava che dovevamo cambiare gli schemi di autorizzazione Jira in blocco sia sulla distribuzione locale che poi sul cloud. Durante la nostra prima iterazione, un tecnico ha impiegato alcune ore per farlo manualmente. Alla nostra seconda iterazione, uno script, basato sulle API, lo ha fatto automaticamente.»

Sfruttando le risorse e le linee guida di Atlassian e Adaptavist, Sophos ha completato la maggior parte della migrazione in circa sei mesi. Il team sta già raccogliendo i frutti del lavoro sul cloud e guarda avanti verso ulteriori miglioramenti in futuro.

Liberi di concentrarsi sul miglioramento della vita e dei profitti

Ora che Sophos sta collaborando su Atlassian Cloud, i team di tutta l'organizzazione e di tutto il mondo possono lavorare con sicurezza senza interruzioni e l'IT può fungere da partner più produttivo e strategico per il business.

«La disponibilità su Atlassian Cloud è stata decisamente migliore. Il lavoro del nostro team è cambiato da «Perché Jira ha problemi?» a «Come posso farlo in Jira?»», afferma Rajeev. «Ora possiamo pensare a come migliorare la vita dei nostri utenti, anziché limitarci a risolvere problemi di stabilità e prestazioni.»

Daniel afferma che questo cambiamento è stato significativo sia per i singoli dipendenti che per l'intera organizzazione. «La mia posizione è completamente cambiata, da amministratore di database (DBA) a ruolo abilitante. Non siamo più un gruppo di amministratori di database o tecnici server. Stiamo attirando e sviluppando dipendenti concentrati su efficienza, miglioramenti e utilizzo dei sistemi. Queste persone hanno un impatto molto più significativo sull'efficacia operativa dell'azienda».

Riguardo alle efficienze, Sophos sta sfruttando la sua nuova produttività grazie alla funzionalità cloud nativa. "L'automazione di Jira ci sta aiutando a essere più veloci, a gestire meglio le cose e ad adottare nuove pratiche", afferma Rajeev. "Ad esempio, quando inizia uno sprint, tutto ciò che è al suo interno viene aggiornato automaticamente e i clienti interni ricevono aggiornamenti sullo stato. Automazioni come queste sono più veloci, fluide e semplici, e offrono un'esperienza migliore per le persone che richiedono lavoro". Daniel aggiunge: "Chiunque può usare l'automazione perché è davvero semplice".

Tutto si ricollega alla più grande vittoria di Sophos in termini di migrazione: il raggiungimento dell'obiettivo di semplificazione e abilitazione. «Abbiamo prodotti semplici e facili da usare. Vogliamo la stessa cosa internamente per aiutare i nostri dipendenti ad avere più successo. Non dovrebbe essere un peso. Dovrebbe semplicemente funzionare», dice Daniel. «Migrando verso il Atlassian Cloud, siamo passati dall'essere puro supporto a concentrarci sull'abilitazione dei processi e aggiungere nuovamente valore al business.»