Ecco come ThoughtWorks ha reso scalabile la collaborazione e la comunicazione con Trello

Un'azienda distribuita a livello globale accelera la collaborazione e la comunicazione da remoto

ThoughtWorks è un importante cliente di Trello Enterprise e lo strumento ha consentito all'azienda di ampliare ed espandere i flussi di lavoro in base alle crescenti esigenze di gruppi, organizzazioni e forze esterne che hanno cambiato le dinamiche di lavoro interne e con i clienti.

"Il team di leadership globale ha formato un gruppo di progetti speciale per coordinare la risposta aziendale alla pandemia da COVID-19. Composto da membri provenienti da diversi reparti e aree geografiche, questo gruppo ha scelto spontaneamente di utilizzare Trello per il coordinamento delle sue attività", racconta Andy Yates, Head of Strategy del reparto TechOps di ThoughtWorks.

Il 21 gennaio, ThoughtWorks Wuhan ha formato un team di emergenza con il compito di formalizzare un piano per garantire la sicurezza dei dipendenti e dei clienti di ThoughtWorks. Il giorno successivo, i leader di ThoughtWorks China hanno deciso di chiudere l'ufficio di Wuhan e il giorno dopo il governo ha annunciato il lockdown di tutta la città.

I team di leadership ed emergenza hanno fatto affidamento sulla loro esperienza di rilascio Agile distribuita per gestire il passaggio al lavoro da remoto e prendere decisioni informate in un momento caratterizzato da continui cambiamenti. Trello è stato utilizzato per il coordinamento delle numerose parti in movimento collegate alla risposta dell'azienda alla pandemia da COVID-19. Adesso, l'organizzazione si affida a questo strumento di collaborazione digitale per preparare e coordinare i piani di azione per la riapertura in totale sicurezza degli uffici in tutto il mondo.

Con il passaggio ad ambienti di lavoro remoto al 100% in un intervallo di tempo molto breve, l'utilizzo di Trello da parte dell'organizzazione ha assunto nuove forme. Storicamente, i ThoughtWorker utilizzavano Trello principalmente per la gestione dei propri task e dei progetti interni e con i clienti.

"Usavamo un altro strumento di gestione dei progetti", spiega Andy Yates. "Abbiamo deciso di interrompere il suo sviluppo interno e quando abbiamo iniziato a cercare un sostituto, abbiamo realizzato che la maggior parte dei gruppi usava già Trello per altri progetti. C'era l'opinione diffusa che Trello fosse la soluzione più adatta e l'abbiamo interpretata come un segnale per formalizzare l'uso di questo strumento in ThoughtWorks".

La vera storia dell'adozione organica degli strumenti di comunicazione e collaborazione

In qualità di Head of Strategy del reparto TechOps, una delle responsabilità principali di Andy è quella di valutare l'uso di strumenti e tecnologie all'interno dell'organizzazione insieme a membri del team come Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner di ThoughtWorks e altri stakeholder come Sumeet Moghe.

"La nostra cultura è caratterizzata dalla spinta all'esplorazione, per cui siamo alla costante ricerca di strumenti e modi di collaborazione sempre migliori", afferma Andy.

Cosa significa esattamente nel lavoro di tutti i giorni? Andy e il suo team possono ricevere almeno cinque richieste al giorno per esaminare l'utilizzo di strumenti e opzioni da migliaia di dipendenti e centinaia di clienti. Questo processo di revisione degli strumenti e dei fornitori è gestito in Trello e consente ad Andy e al suo gruppo di coordinarsi e comunicare con gli altri reparti dell'azienda che fanno parte del processo, come il reparto legale e quello finanziario.

In generale, ThoughtWorks utilizza un set di strumenti standard, come Trello, Zoom, Mural e Google Workspace, per fare in modo che tutti abbiano un punto di partenza comune per la collaborazione e la comunicazione. Ponendo Trello al centro di questo stack tecnologico, i ThoughtWorker ne hanno adottato organicamente l'uso in tanti modi diversi.

Con il piano Enterprise, possono creare gruppi, bacheche, Power-Up e automazioni dei task nativi illimitati tramite Butler. Queste robuste funzioni semplificano l'avvio di progetti e la collaborazione in Trello. È possibile creare le bacheche Trello in pochi secondi e gli utenti possono iniziare a pianificare qualsiasi progetto facendo affidamento su una struttura sufficiente per organizzare, assegnare le priorità e passare all'azione. L'intuitività e la flessibilità dello strumento rendono ancora più facile ai ThoughtWorker organizzare e gestire autonomamente il lavoro. Inoltre, Trello Enterprise offre un'esperienza di dashboard centralizzata che consente agli amministratori di gestire facilmente autorizzazioni e utenti in tempo reale.

"Prima usavamo Trello in modo molto elementare, paragonabile ad attaccare promemoria o post-it al muro. Adesso invece sfruttiamo le sue numerose funzioni e creiamo un'esperienza più articolata per l'uso di questo strumento", spiega Andy.

I ThoughtWorker usano Trello soprattutto per la gestione dei progetti interni e con i clienti.

Il risultato finale delle riunioni di persona per la pianificazione dei progetti, sia in un ufficio di ThoughtWorks o in sede presso un cliente, sarebbe un mucchio di fogli di carta attaccati a una parete o tante idee scarabocchiate su una lavagna. Dal momento che questa modalità di brainstorming e collaborazione è quella preferita dai gruppi, quando tutti hanno iniziato a lavorare da remoto, l'azienda si è ritrovata ad aver bisogno di una soluzione digitale.

Trello è diventato la lavagna digitale e lo spazio di lavoro dei gruppi in cui mappare piani di progetto, task e timeline, assegnare con facilità i responsabili e fornire contesto aggiuntivo necessario per portare a termine il lavoro.

"Anche quando torneremo a lavorare in ufficio, è improbabile che torneremo a utilizzare le bacheche fisiche. Molte persone dell'azienda ora comprendono il valore della collaborazione digitale e come questa sia un'esperienza inclusiva. Tutti possono condividere contesto e informazioni tramite Trello, dall'ufficio, da casa o in sede presso un cliente", spiega Sumeet Moghe.

Ad esempio, Sumeet ha guidato la pianificazione di Converge, uno degli eventi di ThoughtWorks. Naturalmente, a causa del COVID-19, hanno dovuto cambiare i piani e tenere l'evento online. La scelta dell'azienda è ricaduta su Zoom come strumento su cui ospitare l'evento e su Trello come strumento per pianificarlo. La bacheca dell'evento è stata configurata in stile Kanban con liste per tenere traccia dell'avanzamento e del completamento dei task. Kanban è un metodo per visualizzare il lavoro, limitare il lavoro in corso e ottimizzare l'efficienza. Si tratta di un processo di miglioramento costante del flusso e della qualità del lavoro. Il framework Kanban consente un'ampia personalizzazione, mentre l'interfaccia e le funzioni di Trello permettono ai gruppi di visualizzare questa flessibilità e adattarsi facilmente a qualsiasi cambiamento.

Favorire l'unione con Trello

Con la chiusura di tutti gli uffici di ThoughtWorks, i team di tutte le aree geografiche hanno dovuto trovare velocemente nuovi modi per restare connessi e riprodurre online l'esperienza del lavoro in ufficio. Anche se ThoughtWorks è sempre stata un'azienda distribuita, presentare nuovi membri del team o riunire le persone per un caffè o per festeggiare un compleanno in un contesto virtuale è stato comunque complicato.

I ThoughtWorker si sono organizzati per arrivare a una soluzione. E ancora una volta, hanno trovato la risposta in Trello.

"Trello è diventato un punto di connessione sociale. Ad esempio, il gruppo del Brasile usa una bacheca Trello per tenere traccia dei compleanni per festeggiarli tutti insieme e creare un senso di unione quando non è possibile essere insieme fisicamente", spiega Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner di ThoughtWorks.

Oltre ai compleanni e alle feste, ThoughtWorks utilizza Trello anche per condividere informazioni sugli eventi che riguardano l'organizzazione nelle diverse aree geografiche in cui è presente. Tutti hanno accesso alle bacheche e ciò ha migliorato la trasparenza e l'inclusività per tutti i dipendenti.

Anche il gruppo delle risorse umane e della selezione del personale ha trasferito i propri processi su un flusso di lavoro digitale all'interno di Trello. Anche se stava iniziando a gestire il passaggio a un modello remoto al 100%, nei primi mesi del 2020 l'organizzazione continuava ad assumere nuovi dipendenti, gestendo il processo con Trello. Invece di posticipare le date di inizio, l'azienda ha configurato il processo di onboarding in Trello.

La bacheca di onboarding, chiamata First Year Experience (FYE), viene utilizzata per dare il benvenuto ai nuovi assunti e fornire informazioni e contesto sul lavoro in ThoughtWorks, sui membri del gruppo e sui progetti su cui lavoreranno. La bacheca contiene diverse liste informative e pratiche. La lista "Board Overview" consente di condividere informazioni sull'utilizzo della bacheca, le aspettative sui nuovi assunti per i primi anni e collegamenti alle risorse. La lista successiva si chiama "Week 1 Checklist" ed è utilizzata per l'onboarding dei nuovi assunti e per l'assegnazione dei primi task in ThoughtWorks. Ogni scheda rappresenta una lista delle cose da fare e le Checklist avanzate sono utilizzate per fornire dettagli approfonditi per ogni task, se necessario. Vi sono inoltre delle liste per "Ongoing Activities" e "Goals". Queste liste sono regolarmente usate e aggiornate durante tutto il primo anno dei nuovi dipendenti e, quando vengono portate a termine, le schede vengono spostate nella lista "Completate".

Il futuro della collaborazione aziendale

Quando sarà possibile riaprire gli uffici, il team di ThoughtWorks si aspetta che i dipendenti continuino a collaborare, innovare e comunicare principalmente attraverso gli strumenti digitali, anche se continueranno a operare con un modello di lavoro ibrido.

Se i gruppi dispongono del supporto, degli strumenti e della fiducia di cui necessitano per gestirsi e organizzarsi in autonomia, possono fare grandi cose insieme. Anche se si impegna per perfezionare i suoi processi di lavoro remoto da più di vent'anni, ThoughtWorks ha scoperto modi nuovi e innovativi di utilizzare gli strumenti per la collaborazione digitale per continuare a lavorare insieme, servire i clienti e mantenere un senso di unione.

A prescindere dal ritorno o meno dei gruppi in ufficio, una certezza rimarrà invariata: Trello sarà lo spazio di lavoro digitale per i ThoughtWorker da qualsiasi posizione.