Mappatura delle dipendenze

Dai il benvenuto al team ed esamina ogni sezione del foglio di lavoro:

Sistemi interessati: individua i sistemi, sia a monte sia a valle, che influenzeranno o saranno influenzati dal tuo lavoro. Cerca di includere tutti i dettagli durante la compilazione: nessun impatto è troppo piccolo per essere incluso. Continuerai a utilizzare questo documento di mappatura delle dipendenze nel corso dell'intero progetto, quindi prendi nota dettagliatamente dell'impatto su ogni sistema.

Rischi e mitigazioni: fai un brainstorming ed elenca tutti i potenziali rischi per il progetto. Tra gli esempi sono incluse carenze di budget o materiale, festività imminenti, modifiche alla leadership e sfide logistiche. Dopo aver elencato i rischi, è opportuno elaborare un piano per mitigarli.

Cicli di feedback: consideralo il piano d'azione per la gestione delle dipendenze e dei rischi che hai appena definito. Ognuna di queste sezioni contiene punti in cui annotare il responsabile della dipendenza o del rischio. Qui puoi raccoglierli tutti in un unico posto, insieme alla cadenza dei feedback (ad esempio, settimanale o mensile) e a tutte le note pertinenti. L'obiettivo è assicurarsi che le informazioni siano condivise liberamente tra i team.

In questa fase puoi compilare il foglio di lavoro sulla mappatura delle dipendenze.

Fai brainstorming con il team e documenta tutti i sistemi interessati dal tuo lavoro. Quando disponi di un elenco esaustivo, specifica quanto segue per ogni sistema:

• Responsabile: il team e/o il punto di contatto principale per il sistema.
• Tipo di impatto: il modo in cui il tuo lavoro è correlato al sistema.
• Descrizione dell'impatto: tutti i dettagli necessari per creare una comprensione condivisa tra i membri del team e gli stakeholder.

Se ritieni di aver bisogno di più spazio, puoi espandere la tua documentazione anziché limitarti al foglio di lavoro per la mappatura delle dipendenze. Ad esempio, il tuo team potrebbe voler includere dettagli aggiuntivi in un documento separato in modo che gli stakeholder possano aggiornarsi facilmente.

Questo è il momento in cui puoi esprimere tutti i tuoi peggiori timori sul progetto. Concedi al team 3-5 minuti per valutare in modo indipendente i rischi e poi chiedi a tutti di condividerli con il gruppo. Documenta i rischi concordati nel foglio di lavoro per la mappatura delle dipendenze. Includi:

• Rischio: tutto ciò che potrebbe far deragliare il progetto.
• Livello di impatto: alto, medio o basso.
• Piano di mitigazione: quale sarà la tua risposta nel caso in cui il rischio dovesse diventare realtà.
• Responsabile: il membro del team di progetto a capo del piano di mitigazione.

La colonna del responsabile nella mappa delle dipendenze è estremamente importante. L'obiettivo è assicurarsi che ciascun rischio venga gestito dalla persona giusta, ossia qualcuno con esperienza nel settore e un forte senso di responsabilità.

E ricorda: niente è escluso. È meglio discutere dei rischi potenziali in anticipo e predisporre un piano d'azione, piuttosto che scoprire i rischi durante una fase critica del progetto.

Ora che la complessa rete di dipendenze riguardante il tuo progetto è stata messa a nudo, è il momento di individuare un modo proattivo per gestire tutti gli aspetti. Ripensa a tutti i rischi e le dipendenze che hai evidenziato e articola quanto segue per ogni elemento:

• Stakeholder: la persona con cui collaborerai per garantire l'allineamento.
• Cadenza delle revisioni: settimanale, mensile o trimestrale.
• Note sul feedback e azioni: condividi gli aggiornamenti dopo le conversazioni settimanali/mensili/trimestrali con gli stakeholder.

Per alcuni degli impatti sulle dipendenze o dei piani di mitigazione del rischio, le fasi di ricerca e sviluppo potrebbero richiedere più tempo del previsto. Assegnali subito come azioni e documentali in questa sezione.