Compromessi (trade-off) in azione
Un team di web design da remoto utilizza Trello per discutere dei compromessi su un progetto imminente.
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
Gli studenti di una scuola di business usano Miro per discutere dei compromessi per un progetto di gruppo.
Cosa ti servirà
Remoto
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale (vedi modello)
In presenza
Spazio per riunioni
Lavagna o foglio di carta di grandi dimensioni
Note adesive
Pennarelli
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Prepara la tua strategia 10 MINUTI
Se lavori con un team remoto, inizia creando un documento o uno spazio di collaborazione: una bacheca Trello è perfetta per questo. Puoi utilizzare il modello fornito, se preferisci, o crearne uno tuo.
Se lavori con un team in sede, inizia trovando una lavagna o un grosso pezzo di carta e disponendo note adesive e pennarelli in una sala riunioni.
Quindi, crea un elenco di compromessi nel documento o nella bacheca Trello e aggiungi eventuali vincoli o variabili che il tuo team deve considerare nell'ambito del progetto.
Quindi, aggiungi cinque elenchi numerati alla bacheca o al foglio di carta, 1, 2, 3, 4 e 5, dove 1 è il più flessibile e 5 quello meno flessibile.
Infine, aggiungi cinque colonne numerate alla bacheca o al foglio: 1 - più flessibile, 2, 3, 4 e 5 - meno flessibile.
SUGGERIMENTO: TRIPLICE VINCOLO
I compromessi più comuni tra progetti e settori sono:
- Ora
- Ambito
- Prezzo
ESEMPIO: ELENCO DI COMPROMESSI
Ecco alcuni compromessi che un team di web design potrebbe valutare per un progetto imminente.
2. Preparazione 5 MINUTI
All'inizio della riunione, fai sapere al team quanto segue:
- L'obiettivo di questa sessione è raggiungere un accordo sulle priorità del progetto, per decidere come procedere in caso fosse necessario ricorrere a compromessi.
- Tutti dovrebbero usare la propria esperienza sui progetti passati per formulare dei consigli.
Far sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio aiuta a garantire riunioni senza intoppi. Potrebbe inoltre essere necessario assicurarsi che tutti capiscano la procedura che ci si appresta ad affrontare: non dare per scontato che tutti abbiano già fatto un'analisi dei compromessi in passato!
3. Flessibilità 10 MINUTI
Chiedi a ogni membro del team di aggiungere una scheda o una nota adesiva per ogni compromesso su una scala da 1 a 5. "1" indica i compromessi più flessibili, mentre "5" indica i compromessi meno flessibili.
È possibile negoziare un compromesso flessibile in modo che il team possa concentrarsi su priorità più elevate. Ad esempio:
- Se non è prevista una scadenza per il progetto, il tempo è un 1: altri elementi hanno priorità più alta, anche se richiedono una proroga della timeline.
- Se il budget è limitato, il costo è un 5: il costo non può aumentare, anche se ciò significa che è necessario più tempo o che occorre ridurre l'ambito.
Assicurati che i membri del team aggiungano il loro nome alle valutazioni, in modo che tutti siano consapevoli di come gli altri considerano i compromessi. L'idea qui non è di accusare nessuno, ma di promuovere una discussione aperta sul motivo per cui un determinato compromesso ottiene un determinato punteggio. Ad esempio, qualcuno potrebbe avere informazioni approfondite sul motivo per cui il costo dovrebbe essere meno flessibile e queste informazioni devono essere condivise (questo è il passaggio successivo!).
SUGGERIMENTO: INTERDIPENDENZE
I compromessi hanno una relazione interdipendente. Dedicare più tempo e impegno a uno di loro spesso va a discapito di un altro.
4. Discutere 20 MINUTI
Non appena tutti avranno valutato i compromessi, dai un'occhiata alla loro posizione sulla scala da 1 a 5. Discuti di eventuali temi o punti in comune chiari in cui più membri del team hanno assegnato lo stesso punteggio a un compromesso.
Quindi passa ai compromessi con valutazioni diverse. Esamina il ragionamento alla base della valutazione di ogni membro del team e prendi nota di eventuali feedback utili.
SUGGERIMENTO: INFLESSIBILE
Se tutti gli elementi si trovano nell'elenco "meno flessibile", chiedi:
- Quale può offrire un vantaggio maggiore al cliente?
- Quale è più in linea con i valori aziendali?
Se tutti gli elementi hanno la massima priorità, allora è come se non l'avesse nessuno. Le gerarchie richiedono spesso scelte difficili.
5. Aggiornamento 5 MINUTI
Durante l'analisi dei compromessi e il raggiungimento del consenso sulla loro flessibilità, sposta le schede o le note adesive nell'elenco appropriato per riflettere i compromessi aggiornati.
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ESEMPIO: LA FINE
Ecco un esempio di sessione di Trade-off acquisita su Miro, in seguito al raggiungimento del consenso del team.
Follow-up
Documento
Acquisisci le informazioni di questa strategia in uno spazio di condivisione di file, come uno spazio Confluence, a cui il team e gli stakeholder possano accedere in caso di domande sui compromessi. Ciò può essere utile per ridurre le domande non necessarie e gli scambi di messaggi continui.
Rivisitare
Rivedi questa strategia se emergono nuove informazioni e se occorre cambiare le priorità. Usa questa strategia periodicamente per assicurarti che il team rimanga allineato sui compromessi. Soprattutto i grandi gruppi o i team remoti e ibridi hanno maggiori possibilità di un cambiamento delle priorità.
Varianti
Team dirigenziale
Se l'ultima parola in materia di compromessi per il progetto spetta alla leadership, gestisci la strategia con i leader di progetto o gli stakeholder aziendali, piuttosto che il team che esegue il lavoro.
Se il tuo team ha l'ultima parola sui compromessi, potresti comunque prendere in considerazione l'idea di eseguire la strategia separatamente con il team dirigenziale e quello di esecuzione e confrontare i risultati: questo potrebbe evidenziare importanti aree di disconnessione.
Ripercorrere la bacheca
Invece di procedere persona per persona, esamina il tuo lavoro elemento per elemento della bacheca. Inizia con tutti gli elementi bloccati e spiega come sbloccarli. Quindi esamina ogni elemento rimanente per scoprire come completarli.
Uno alla volta
Piuttosto che discutere di tutti i compromessi contemporaneamente, introducili uno alla volta e discuti di ogni classifica prima di passare a quella successiva, per garantire un'attenzione focalizzata. Vedere come o se le classifiche cambiano man mano che viene aggiunto ogni nuovo compromesso può essere illuminante.
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