Poster di progetto in azione
Cosa ti servirà
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In presenza
Laptop
Schermo di grandi dimensioni o proiettore
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Cos'è un poster del progetto?
Un poster del progetto è uno strumento di pianificazione che consente al team di riflettere sui problemi e possibili soluzioni, e di immaginare il risultato finale ideale. Un poster del progetto non è statico, ma è un documento che serve da panoramica del progetto e che verrà aggiornato man mano che procedi con il lavoro. Non prendere il nome "poster del progetto" troppo alla lettera: non devi appenderlo al muro. Dovresti però assicurarti che sia un riferimento ben visibile e sempre a portata di mano, proprio come un vero poster.
Esecuzione della strategia
A differenza delle carte del progetto, i poster di progetto sono documenti in continua evoluzione. Aggiorna il tuo poster di progetto a mano a mano che esplori lo spazio del problema, metti in dubbio le ipotesi, convalida le soluzioni, raccogli feedback e correggi la rotta prima di andare avanti.
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Preparazione 15 minuti
Il poster è diviso in 3 parti, una per ogni fase del progetto:
Spazio del problema. Spiega perché risolvere questo problema è importante per i clienti e per l'azienda. Chiarisci gli obiettivi del progetto e le possibili soluzioni.
Convalida delle ipotesi. Identifica le lacune e i rischi in termini di conoscenza. Cosa sai e cosa devi scoprire?
Preparativi all'esecuzione. Visualizza la soluzione e realizza un piano di progetto.
I poster di progetto vengono compilati nel corso di diverse sessioni con il tuo team, quindi non preoccuparti di fare tutto in una volta sola. Nella prima sessione, concentrati sull'identificazione del problema e sulla definizione degli obiettivi del progetto. Condividi i risultati di questa sessione con gli sponsor del progetto il prima possibile per ricevere il loro feedback, che diventerà parte integrante delle sessioni successive man mano che il progetto si sviluppa.
COME ESEGUIRE OGNI SESSIONE
Pianifica 60 minuti con il tuo team. Raccogli e condividi le informazioni pertinenti in anticipo (ad esempio note tratte dai test degli utenti, analisi, feedback dei clienti, ricerche di mercato, ecc.).
Inizia la prima sessione condividendo il modello di poster di progetto con le istruzioni. Nelle sessioni future, puoi iniziare esaminando (brevemente) cosa è cambiato nel poster.
Esamina le domande con il tuo team, assicurandoti che siate tutti d'accordo su ognuna prima di passare a quella successiva. Se raggiungi una situazione di stallo o i membri del team hanno idee molto diverse, prenditi del tempo per parlarne e cerca di raggiungere un consenso. Se non è possibile, un membro del team dovrebbe eseguire un'attività di follow-up per raccogliere maggiori informazioni e condividerle con i colleghi.
In definitiva, al responsabile a tempo pieno del progetto (cioè il project manager) o allo sponsor esecutivo potrebbe spettare il compito di risolvere le divergenze di opinione prendendo una decisione per tutto il team.
Se lavori da remoto con un team numeroso, prendi in considerazione la creazione di breakout room o l'organizzazione di riunioni preliminari con gruppi più piccoli, in modo che tutti abbiano la possibilità di contribuire ed esprimere la propria opinione.
Mentre lavori in ogni sezione, collegati ad altri artefatti del progetto derivanti da altre strategie che potresti eseguire: DACI, Canvas di esperienza, Trade-off, ecc.
Suggerimento:
I poster di progetto sono i migliori per risolvere problemi complessi o cogliere un'opportunità con molte incognite. Non vale la pena creare un poster per progetti di piccole dimensioni.
2. Spazio del problema 5 MINUTI
La sezione "Spazio del problema" illustra il motivo dell'esistenza del progetto. Includi un numero di dettagli sufficiente per far sì che anche a una persona esterna al tuo team sia chiaro perché stai portando avanti questo progetto e quali obiettivi stai perseguendo.
Questa sezione è dedicata all'individuazione del problema, ma ti serve anche a identificarne le potenziali soluzioni.
Probabilmente rivisiterai il tuo spazio del problema diverse volte prima di intraprendere azioni. A mano a mano che arriva il feedback degli sponsor e degli stakeholder, spesso i team capiscono di non aver posto le domande giuste o di non aver soddisfatto le esigenze del cliente. Potresti anche scoprire che le tue ipotesi non erano esatte.
È bene ricevere quanti più feedback possibile sullo spazio del problema. Per raggiungere questo obiettivo, rivolgiti agli stakeholder, ai tuoi superiori e a chiunque altro possa avere informazioni valide e chiedi loro di lasciare dei commenti direttamente nel documento Confluence del poster di progetto. In questo modo raccoglierai tutte le loro opinioni in un unico documento scritto, che potrai controllare man mano che vai avanti con il progetto.
Non stressarti. È normale aggiornare e modificare spesso la sezione del poster dedicata allo spazio del problema. Torna su questa sezione e rispondi di nuovo alle domande (e poi di nuovo e poi di nuovo, se necessario.) Allo stesso modo, le potenziali soluzioni che il tuo team troverà probabilmente cambieranno man mano che approfondirai il problema principale.
3. Validazione 20 MINUTI
Inquadrare lo spazio del problema ti costringerà a formulare ipotesi che dovranno essere confermate, così che il tuo team e gli sponsor possano essere convinti della soluzione. All'inizio questa sezione del poster è sostanzialmente un elenco di attività da fare. A mano a mano che il progetto procede e tu registri i risultati qui, la sezione ti fornirà una panoramica delle tue attività di convalida e delle informazioni che hai raccolto.
Assicurati che la tua ricerca confermi (o smentisca) la potenziale soluzione e la sua relativa priorità prima di proseguire. Se questa ricerca non ottiene il risultato sperato, potrebbe essere necessario rivisitare lo spazio del problema o riflettere su altre soluzioni da prendere in considerazione. Non scoraggiarti: per completare progetti di grandi dimensioni possono servire settimane o addirittura mesi.
A mano a mano che la tua ricerca procede, aggiorna questa sezione con i riepiloghi di ciò che hai trovato e i link alla documentazione di supporto.
4. Pronti a iniziare 15 minuti
Alla creazione del poster di progetto, questa sezione sarà vuota, ma la compilerai non appena arriverai a conclusioni su quale soluzione perseguire, una vision idealizzata di ciò che offrirai e cosa servirà per realizzarla.
Questa è la sezione in cui entra in gioco il tuo piano di progetto. Coinvolgere più membri del team con competenze diverse nella fase di preparazione ti aiuterà ad avere una panoramica completa di ciò che puoi offrire e a sviluppare un elemento chiave come la comprensione condivisa.
Prima di cominciare, assicurati che il poster di progetto completo (o quasi completo) sia archiviato in una posizione centrale e che sia facilmente accessibile a tutti i membri del team. Questo documento è il faro del progetto, quindi fai in modo che sia visibile a tutti!
Suggerimento
Dopo la sessione, condividi le lezioni apprese con il maggior numero possibile di membri del team, colleghi e amici. Chiedi anche a loro cosa hanno imparato. È un regalo che si rinnova ogni volta.
AD ESEMPIO...
Dai un'occhiata a un poster di progetto creato dal team di Confluence.
Follow-up
Se alla fine della sessione il poster di progetto non è completo, pianifica una sessione di follow-up con il team per continuare a lavorarci. Assicurati inoltre di organizzare un nuovo incontro con il team dopo aver ricevuto un feedback significativo dagli stakeholder. A seconda delle dimensioni del tuo progetto, del numero di obiettivi e degli stakeholder che devono fornire feedback al team, potresti dover programmare diverse sessioni di follow-up. Non è assolutamente un problema: è più importante puntare alla qualità del risultato che alla rapidità di esecuzione.
Varianti
Team dirigenziale 10 MINUTI
Stai risolvendo problemi più complessi con obiettivi di progetto più ampi e tempistiche più lunghe. E una volta che hai scelto una strategia, la sua esecuzione coinvolge un numero più alto di persone. Se stai cercando di capire a quali problemi assegnare la priorità, i poster di progetto della leadership sono strategici o visionari, rispetto ai poster più tattici creati da un team di progetto. Cerca di mantenere un quadro d'insieme qui per evitare di perdere di vista gli elementi più importanti.
Esegui questa strategia nell'ambito di un ciclo di pianificazione annuale o offsite e dedicale 1,5-2 ore. Prima di iniziare, ogni membro del team deve fare qualche ricerca individualmente per poter lavorare meglio al poster di progetto durante la sessione. Condividi il poster con tutta l'organizzazione come documento strategico con valenza annuale.
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