何よりもまず大切なことは、顧客に関係する今後の変更があることをチームが変更管理チームに伝え、それに従って計画を立てられるようにすることです。この変更を行うチームまたは部門は、変更リクエストを送信する必要があります。Google フォーム、SmartSheet、専用のメール アドレス、Slack チャネルなどを使用すると、リクエストの取り込みを効率化できます。表を使用して、チームが変更リクエストを送信する時期、その内容、送信後にすることをチームに伝えます。

この表を使用すると、評価チームはリスクと顧客への影響について、リクエストのランク付けの方法を示すことができます。Zendesk の例のように、直接的な顧客への影響の各層が、顧客エクスペリエンス、PR、企業の財務にどのような影響を与えるかを示すことができます。また、テンプレートは好きなようにカスタマイズ可能です。影響が大きければ大きいほど、リードタイムは長くなり、変更の重みや影響は大きくなります。過去における似たような変更も考慮すべきです。

ここでは、提出物を確認し、最終的な承認を行う各層のキー プレイヤーについて詳細に説明します。各レベルの顧客とのコミュニケーション管理の担当者を一覧にするスペースもあります。関係者が理解しやすいように、各層の例を挙げてください。

上の表の情報を鑑みて、今後の 3 〜 12 か月間に使用すべきコミュニケーション計画を選択します。事前に計画して直前の混乱を避けるために、表はそれぞれのシナリオの頻度を表示します。