Rivian이 Atlassian Cloud에서 중앙 집중식으로 연간 250만 달러를 절약하며 만족도를 높이고 확장한 방법

신뢰 및 장기적 채택을 구축하는 놀라운 변경 관리 전략

마이그레이션 및 중앙 집중식 프로세스 전반에서 Rivian은 명확하게 자주 소통하고 질문이 있거나 교육이 필요한 직원을 위한 시간을 마련하고 신속한 지원을 위해 Slack 채널을 열고 Mike가 "의도적이고 단기적인 비효율성"이라고 하는 것을 수용하여 변경 사항을 관리했습니다.

예를 들어 일부 워크플로의 경우 Rivian은 같은 워크플로에 두 개의 중복된 필드를 임시로 보관했습니다. "같은 분야이고 데이터도 같지만 처음에 사람들이 무엇에 익숙했는지 보여주기 위해 두 개를 보관했습니다."라고 Mike는 설명합니다. "필드를 동일하게 유지하기 위해 보이지 않게 Atlassian 자동화를 사용한 다음 시간이 지남에 따라 중복을 줄였습니다. 강제로 진행하고 반대에 부딪힌 것이 아니었습니다."

이 단기적인 비효율성은 사용자와 신뢰를 쌓고 장기적인 채택을 위한 기반을 마련함으로써 성과를 거두었습니다.

구입 요청 프로세스 혁신을 통해 시간 및 비용 절약

Rivian은 Atlassian Cloud를 사용하여 효율성, 효과성, 사용자 경험을 개선하기 위해 여러 프로세스를 혁신하고 새로운 팀워크 솔루션을 구축했습니다. 그 솔루션 중 하나는 모든 유형 및 규모의 구입을 검토하는 내부 구입 검토(IPR) 시스템입니다.

이전에는 300명 이상의 이해 관계자가 다양한 도구를 사용하여 매달 약 2,200건의 구입을 제출, 검토, 승인했는데, 그 수가 점차 늘어났습니다. 이 프로세스는 효과가 있었지만, 사일로화된 부서, 반복적인 워크플로, 정보 출처가 없는 여러 도구로 인해 효율성 및 확장성이 저해되었습니다.

"Coupa는 비용을 지불하지만 컨텍스트가 필요합니다. 컨텍스트가 없으면 지출을 규제하기가 어렵습니다."라고 Mike는 말합니다. "지금은 Coupa를 사용하여 지불하지만 Atlassian에는 컨텍스트 및 책임 의식이 있습니다."

새 솔루션으로 속도 및 표준화 향상

이 문제를 해결하기 위해 Digital Workspace & Solutions는 Jira Service Management, 자산, Jira, 기타 통합 도구를 사용하여 사용자의 자유 및 효율성과 비즈니스 표준화 및 제어 간의 균형을 맞추는 새로운 IPR 솔루션을 구축했습니다.

Emily는 다음과 같이 말합니다. "Coupa를 Jira Service Management와 통합하면 Coupa 데이터를 JSM으로 끌어와 이전 레퍼런스를 확인하고 각 부분에 대한 더 많은 컨텍스트를 얻을 수 있습니다. Jira에 이해 관계자를 참여시키고 다른 이해 관계자와 연결하고 검토 프로세스를 최적화하는 방법을 보여주기 전까지 이해 관계자는 이 모든 것을 놓치고 있다는 사실을 몰랐습니다."

이제 사용자는 Coupa로 구입 요청을 제출할 수 있습니다. (물론 Jira Service Management도 입력을 처리할 수 있습니다.)

각 검토 단계, 즉 '게이트'에는 이해 관계자가 Jira 내에서 완료하는 여러 작업이 있습니다.

예를 들어, 지출 컨트롤 타워에서는 요청을 검토하기 위한 미팅을 매주 다섯 번 엽니다. Atlassian 자동화 규칙은 위원회 및 이해 관계자에게 미팅 일정 및 안건에 대한 정보, 예정된 미팅에 대한 알림, 모든 미팅 활동에 대한 주말 요약이 포함된 일련의 자세한 이메일을 트리거합니다.

더 나은 사용자 경험을 위해 자동화 및 사용자 지정을 결합

디지털 작업 영역 및 솔루션은 구입 검토 프로세스를 간소화할 뿐만 아니라 모든 이해 관계자에게 최상의 경험을 제공하기 위해 모든 필드 및 이메일에 신중을 기했습니다. 예를 들어 비용 추정치는 승인자가 쉽게 읽을 수 있도록 달러 기호 및 쉼표로 표시되는 반면 Atlassian Automation 규칙은 계산 및 보고를 위해 보이지 않는 곳에서 모든 형식을 제거합니다.

각 이메일도 사용자를 염두에 두고 작성했습니다. 이전에는 이 이메일을 만들고 보내는 것은 몇 시간씩 걸리고 오류가 자주 발생하는 수동 프로세스였습니다. 이제 사용자에게는 심사숙고하여 만들어진 템플릿이 있으므로 자동 보내기를 빠르게 승인하고 큐에 추가하거나 수동으로 보내기 전에 변경하고 먼저 미리 볼 수 있습니다.

Atlassian은 Outlook 및 Slack에서 미팅 참석자 이름이 올바르게 채워지도록 형식을 지정하는 것을 포함하여 작은 부분도 간과하지 않았습니다. 예를 들어 이해 관계자는 IPR 프로세스를 지연시키는 오류가 발생하면 자동 Slack 알림을 받게 됩니다. 메시지는 적절한 담당자에게 오류에 대해 알릴 뿐만 아니라 해결 방법 및 질문이 있는 경우 누구에게 연락해야 하는지에 대한 안내도 명확하게 제공합니다.

이해 관계자가 요청을 검토 및 관리할 때 JXL for Jira Marketplace 앱을 사용하면 Excel에서와 마찬가지로 각 항목을 편집 및 구성할 수 있습니다. 사용자가 IPR 및 기타 워크플로에서 즐겨 사용하는 핵심 기능입니다. "과장이 아니라 JXL 시트는 삶을 변화시켜 줍니다."라고 Mike는 말합니다. "똑같이 다양한 프로젝트를 진행하고 있는 다양한 사용자 모두 JXL이 엄청 유용하다고 생각합니다."

IPR 프로세스에 관련된 Rivian의 Atlassian 도구 및 Atlassian 이외의 도구를 모두 긴밀하게 통합하면 입력한 위치에 관계없이 항상 각 도구에 최신 데이터가 반영됩니다. 예를 들어 이해 관계자가 Coupa에서 요청의 상태 또는 설명을 변경하면 Jira Service Management에서도 해당 정보가 자동으로 변경됩니다. 또한 자동화 규칙은 각 티켓을 적절한 그룹 또는 개인에게 매핑하므로 이해 관계자는 질문이 생기면 누구에게 연락해야 하는지 알게 됩니다.

회사 전체의 변화를 촉진하는 하나의 새로운 솔루션

탄소를 줄이기 위한 여정과 마찬가지로 Rivian은 프로세스 및 기술의 작은 개선이 미칠 수 있는 큰 영향을 이미 경험하고 있습니다. Atlassian Cloud Enterprise에서 중앙 집중식으로 처리하고 내부 구입 검토 흐름과 같은 새로운 솔루션을 만든 결과 이미 수백만 달러를 절약하고 사용자 경험을 개선했으며 혁신에 필요한 자유를 잃지 않으면서 확장의 토대를 마련했습니다. 또한 Rivian은 Atlassian Analytics를 통해 보고서 및 대시보드를 만드는 데 Atlassian 제품의 모든 데이터를 활용할 수 있어 더 정보에 기반한 의사 결정을 내리고 타사 앱 비용을 절감하도록 권한을 부여받습니다.

오늘날 직원은 앱 전환, 티켓 업데이트, 안건 모으기, 미팅 요약 이메일 보내기와 같은 기본적인 작업 대신 문제 해결 및 토론(구입 승인 여부를 논의하기 위한 미팅 등)이 필요한 작업에 협업하는 데 귀중한 시간을 더 많이 쓰고 있습니다. 또한 사용자에게 더 많은 컨텍스트 및 이전 참조 자료가 있어 더 효과적인 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

Digital Workplace & Solutions는 Rivian의 서비스 조직, 시설, 공급업체 관리 프로세스를 중앙 집중식으로 처리하는 것을 포함하여 새로운 사용 사례 및 개선 아이디어를 전망하고 있습니다. "이제 우리의 모든 데이터 및 도구 사이에 관계가 있으므로 IPR 솔루션을 다른 프로세스에도 적용할 수 있습니다."라고 Mike는 말합니다.

직원을 위한 도구부터 고객을 위한 자동차에 이르기까지 Rivian은 혼자서는 불가능한 목표를 함께 달성하기 위해 공동 작업 중심의 사고방식으로 각 과제에 접근하고 있습니다. Rivian은 다음과 같이 말합니다. "우리는 다음 세대를 위해 지구와 문화를 보호한다는 하나의 사명을 염두에 두고 사람들이 모이는 회사입니다."