더 높은 기능 및 성능을 위해 Atlassian Cloud로 마이그레이션한 smartOPTIMO

재생 가능 에너지원으로 전환하는 것은 필요하지만 복잡한 사업입니다. 재생 에너지는 변동성이 있어 필요할 때 항상 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 게다가 에너지는 광전지 시스템과 같이 더 분산된 방식으로 생산되는 반면 전기 소비는 증가하고 있습니다. 이 모든 요인으로 인해 항상 안정적이고 충분한 에너지를 사용할 수 있게 해주는 지능형 전기 및 에너지 네트워크가 필요해졌습니다. 이 네트워크에서 없어서는 안 될 부분은 에너지 수요 및 급전을 측정 및 제어하는 스마트 계량 시스템입니다. smartOPTIMO GmbH & Co. KG는 바로 이 유형의 솔루션에 대해 고객에게 자문을 제공하고 개발하고 설치합니다.

내부적 및 외부적으로 모두 솔루션 지향적인 빠른 커뮤니케이션

2009년에 오스나브뤼크 및 뮌스터의 지방 자치 단체 유틸리티 회사로 설립된 smartOPTIMO는 지금 독일 최고의 지방 자치 유틸리티 네트워크입니다. 고객 및 파트너로는 빌레펠트나 귀터슬로 지방 자치 유틸리티와 같은 다른 지방 자치 유틸리티도 있습니다. smartOPTIMO의 190명 이상의 직원은 고객 및 파트너와 공동 작업하여 생산적인 정보 교환을 만들어냅니다. Jira Service Management의 Premium 라이선스에 포함된 자산 관리는 ITSM 프로세스를 하나의 솔루션으로 중앙 집중화하고 고객과의 서비스 수준 계약을 충족하는 데 특히 유용합니다. 내부적으로는 긴밀한 협력 및 빠른 지식 이전 역시 직원 만족도 및 원활한 운영을 보장하는 데 매우 중요합니다. 바로 그것이 smartOPTIMO에서 Atlassian 제품을 8년째 사용하는 이유입니다. 100명 정도의 직원은 Jira를 티켓 시스템으로 사용하여 내부 및 외부 요청을 처리합니다. Confluence는 위키, 인트라넷, 그리고 팀 및 프로젝트 내 공동 작업을 위한 유용한 도구 역할을 합니다. 제품은 smartOPTIMO의 제품 수명 주기 관리(PLM) 시스템과도 통합되어 있어 기술 제품 정보가 자동으로 게시됩니다.

시간 절약, 보안 및 새로운 기능을 위한 마이그레이션

예전에는 smartOPTIMO의 Atlassian 제품이 온프레미스에서 작동했지만 직원이 서비스 공급자의 서버 장애를 자주 겪게 되어 생산성이 제한되었습니다. 유지 관리 및 문제 해결은 시간이 많이 걸리는 작업이었기 때문에 더 가치 있는 작업을 할 시간을 빼앗았습니다.

smartOPTIMO의 경영진은 또한 single sign-on과 같이 직원을 위한 단순하고 통일된 프로세스와 더불어 IT 솔루션의 새로운 기능, 개선 사항 및 혁신을 빠르게 이용하기를 원했습니다. 또한 smartOPTIMO는 비즈니스 크리티컬 콘텐츠를 Confluence에 문서화하고 감사를 위해 정보를 추적해야 하므로 기존 방화벽 없이 보안을 유지하는 것이 중요했습니다.

Atlassian Cloud로의 마이그레이션은 팀이 이 목표를 달성하는 데 도움이 되었습니다. 마이그레이션 프로세스는 Jira Service Management의 마이그레이션과 함께 2022년 10월에 시작되어 2023년 3월에 완료되었습니다.

애플리케이션 매니저인 Johannes Nazarov 및 Martina Gerhardt가 포함된 이 팀은 추가 지원을 받기 위해 Atlassian 솔루션 파트너인 catworkx와 긴밀히 협력했습니다. smartOPTIMO는 여러 잠재적 파트너와 이야기를 나눈 결과 전문적인 접근 방식 및 일관성 있는 개념 때문에 catworkx를 선택했습니다. 두 회사 모두 구조적이고 투명한 애자일 접근 방식을 공유합니다.

양측 모두 단계별로 신중하게 마이그레이션을 계획하고 구현하는 것도 중요했습니다. smartOPTIMO 및 catworkx는 함께 하이브리드 온프레미스/Cloud 접근 방식을 고려했으며 결국 장기적인 솔루션을 위해 Cloud 마이그레이션을 결정했습니다.

마이그레이션 과정에서 프로젝트 매니저는 직원과 의사소통할 수 있는 충분한 시간이 있고 모두가 정보를 잘 제공받으며 의견이 받아들여진다는 느낌을 받기를 바랐습니다. 그 이유로 프로젝트 기간이 2달 연장되었지만 그렇게 시간을 더 들인 덕분에 변경이 순조롭게 진행되어 채택률이 늘어났습니다.

피드백이 "만장일치로 긍정적"인 순조로운 마이그레이션

smartOPTIMO는 2번의 성공적인 테스트 실행을 완료하여 마이그레이션을 준비했습니다. 프로세스 중간에 변경 사항이 생기더라도 smartOPTIMO 및 catworkx는 공동 작업을 통해 순조롭게 진행하고 지연을 최소화했습니다. 질문 또는 문제가 생길 때마다 Atlassian 및 catworkx가 전문 지식을 제공하고 빠른 해결을 제공했습니다.

직원, 고객 및 파트너에게 미치는 영향을 최소화하기 위해 마이그레이션 자체를 주말에 완료했습니다. 티켓 시스템은 잠깐만 가동 중지되었으며 사용자는 당황하지 않았습니다. "고객의 피드백은 만장일치로 긍정적이었습니다. 모든 것이 잘 돌아간다는 데 조금 놀라기도 했으며 마이그레이션 직후에도 평소처럼 일을 계속할 수 있었고 아무것도 누락되지 않았습니다."라고 Martina는 말합니다. "이전과 비교하여 디자인 차이가 크지 않았기 때문에 동료도 빠르게 적응했습니다."

Atlassian Guard Standard를 Cloud의 Azure Directory와 통합하면 직원은 시스템에 로그인하는 시간 및 정신적 부담도 줄일 수 있고 관리자는 누가 어떤 정보에 액세스하는지 세밀하게 제어할 수 있습니다.

Johannes도 결과에 만족합니다. "모든 직원이 Confluence 및 Jira에 액세스할 수 있어 일상적인 작업에 큰 영향이 있습니다. 이 업계에서는 이렇게 높은 수준의 디지털화가 아직 흔하지 않습니다. 에너지 시장 개방으로 경쟁이 치열해지면서 저희는 확실히 유리해졌으며 신규 직원을 채용할 때에도 마찬가지입니다."라고 그는 말합니다.

서버 문제를 없애고 유지 관리를 오프로드하고 Cloud 기능에 액세스할 수 있게 되면서 smartOPTIMO의 팀에는 새로운 가능성이 열렸습니다. "이제 Server 세계에서 구현한 요구 사항의 95%를 이미 Cloud에 완료했습니다."라고 Johannes는 말합니다. "나머지 5%에 대해서는 이제 Atlassian이 어느 정도까지 개발하고 제공하는지 기다리고 있습니다. 동시에 이제 광범위한 새로운 기능을 마음껏 사용할 수 있습니다."

궁극적으로 smartOPTIMO 직원은 클라우드 마이그레이션 덕분에 더 효과적으로 협력할 수 있을 뿐만 아니라 고객 및 파트너도 더 빠르고 안전한 커뮤니케이션의 혜택을 누릴 수 있습니다.