Atlassian + Udemy
Atlassian이 공동 작업을 지원하면서 모든 작업마다 활기가 넘쳐납니다.
Stephanie Wisdom
고객 및 콘텐츠 마케팅 부분 선임 이사
최대 2400시간
OKR 추적만으로 매년 절약되는 미팅 시간
1,500명 이상
하나의 업무 관리 솔루션으로 연결된 직원 수
Udemy 소개
Udemy는 누구나 가장 관련성이 높은 최신 스킬을 이용할 수 있도록 지원하여 학습을 통한 삶의 변화를 이끕니다. Udemy Intelligent Skills Platform과 다양하고 지식이 풍부한 강사진을 갖춘 글로벌 커뮤니티를 통해 수백만 명의 학습자가 광범위한 기술 및 전문적인 스킬에 대한 전문 지식을 습득합니다.
산업
인터넷 및 소프트웨어
지역
캘리포니아주 샌프란시스코
사용자 수
Jira 사용자 1,100명
Confluence 사용자 1,900명
Jira Service Management 에이전트 40명
Loom의 사용자 80명
회사 규모
1,500
Atlassian과의 통합으로 공동 작업을 활성화하고 연간 2,400시간을 절약한 Udemy
과제: 세계에서 가장 인기 있는 온라인 학습 플랫폼인 Udemy는 3년 만에 4배까지 성장했습니다. 하지만 급속한 확장으로 공동 작업, 정렬, 가시성 및 효율성이 저해되기도 했습니다.
솔루션: Udemy는 Atlassian Cloud 도구로 중앙 집중화하여 비즈니스 전반에서 팀을 통합하고 성장통을 극복했습니다.
영향: Atlassian에서 기술 부서 및 비즈니스 부서를 연결하면서 공동 작업 및 가시성이 개선되면서 팀이 협력하여 더 많은 가치를 더 빠르게 제공할 수 있게 되었습니다.
확장에 따른 성장통으로 부각된 새로운 솔루션의 필요성
Shawn Kresal은 수년 동안 정부 기관 및 금융 서비스 회사에서 근무하며 높은 자리까지 올라갔지만 처음 기술을 다루던 때로 돌아가 더 흥미롭고 혁신적인 조직에서 일하고 싶어졌습니다. 그는 컴퓨터 공학을 전공했지만 실력이 많이 녹슬었다고 느껴서 Udemy 온라인 강좌를 찾아 여러 프로그래밍 언어를 다시 공부했습니다. (취미로 피아노 레슨도 받았습니다.)
Shawn은 Udemy를 통해 배움에 얼마나 목말라 있었는지 새삼 깨닫고 이 회사가 그 동안 추구해왔던 '전 세계에서 누구나 쉽게 이용할 수 있는 학습 환경 제공'이라는 사명을 지녔다는 사실도 알게 되었습니다. 우연히도 Udemy는 첫 번째 기술 프로그램 매니저를 모집하고 있었는데 바로 Shawn이 딱 원하던 역할이었습니다. 운명이었죠.
Shawn이 2019년에 Udemy에 합류한 이후 팬데믹 기간 동안 급부상한 이러닝(모두의 사워도우 빵 만들기) 및 갈수록 경쟁이 치열해지는 취업 시장에 힘입어 몇 년 만에 회사가 기하급수적으로 성장했습니다. 급격한 성장으로 Udemy는 팀 및 인프라를 확장해야 했습니다. 이렇게 해서 Udemy는 학습자의 요구 및 혁신 속도에 발맞춰 나아갈 수 있었지만 정렬, 가시성, 공동 작업 및 효율성에 관한 새로운 과제에도 직면했습니다.
학습 접근성을 높이겠다는 비전을 계속 실현하는 동시에 마주하는 일반적인 성장통을 해결하기 위해 Udemy는 Atlassian Cloud 도구를 사용하여 조직 전체의 팀을 중앙 집중화하고 비즈니스 확장 및 성공을 위한 팀워크용 허브를 새로 만들었습니다.
대부분의 회사에서는 필요한 사항이 있을 때 이메일을 보내고 전화를 걸고 Slack 메시지를 1,800개나 보냅니다. 저희는 아무도 그렇게 하지 않습니다. Atlassian 하나로 다 할 수 있으니까요.”
Shawn Kresal
선임 이사, 기술 프로그램 관리자 겸 직원 책임자, CTO
급격한 성장 속에서 잘 통하지 않았던 기존의 업무 방식
2023년에 이르러 Udemy의 직원 수가 약 3년 만에 4배로 늘어나면서 기존의 업무 방식에 균열이 생기기 시작했습니다.
“회사 규모가 작았을 때는 모든 직원이 각자의 업무를 했는데 그럴수록 업무 속도가 빨라졌어요. 규모를 확장할 필요가 없었습니다. 빨리 움직이면 됐으니까요.”라고 Shawn이 당시를 떠올렸습니다. “하지만 지금은 엔지니어링 부서만 해도 몇 년 전의 회사 전체 규모보다 큽니다. 이제 모두가 각자 할 일만 하면 업무 속도가 현저히 떨어집니다.”
리더십이 제품 및 엔지니어링 팀과 긴밀하게 협력하면서 다음과 같이 간단해 보이는 질문들을 건네기 시작했습니다.
“모두 어떤 일들을 하고 있습니까?”
“상위 3개 프로젝트의 최신 현황은 어떠합니까?”
“계속 진행하려면 어떤 팀의 지원이 필요합니까?”
흔히 물어볼 수 있는 질문이었지만 직원들은 선뜻 대답하지 못했습니다. Shawn은 “그런 사항을 파악할 수 있는 방법이 없었습니다.”라고 설명합니다. “상당한 비용을 들여 30명이 미팅을 진행하거나 Slack으로 10여 명이 모이기도 했고 뒤이어 다른 50명은 조사를 진행하기도 했습니다. 하지만 한 팀이 Asana를 사용하고 다른 팀은 Google Sheets에서 작업하며 다른 팀은 위키에 모든 항목을 기록하다 보니 체계적이고 확장 가능한 방식으로 정보를 얻을 방법이 없었습니다.”
Atlassian 덕분에 시간과 명확성 면에서 많은 이점을 누리고 있습니다. 전에는 참석해야 할 미팅이 너무 많았고 많은 사람들과 Slack으로 소통해야 했으며 여러 채널을 넘나들며 글을 확인해야 했습니다. 이제 필요한 것이 생기면 Atlassian에서 원스톱으로 해결할 수 있습니다.”
Shawn Kresal
선임 이사, 기술 프로그램 관리자 겸 직원 책임자, CTO
Atlassian Cloud 도구를 활용하는 단일 업무 시스템으로 Udemy 통합
Shawn과 리더십은 Udemy의 성장통을 해결하는 솔루션으로 직원, 프로세스 및 플랫폼을 중앙 집중화하는 것에 동의했습니다. “저희는 Atlassian과 통합하기로 의견을 모았습니다.”라고 Shawn이 회상합니다. “가볍고 빨라요. 직원들이 어디에서 일하더라도 만날 수 있고 파트너들에게 높은 가시성을 제공하기도 합니다.”
실험과 반복을 수용하는 Udemy의 문화 덕분에 다행스럽게도 팀은 변화를 기꺼이 받아들였습니다. “모두의 열린 마음은 곧 저희에게 좋은 결과를 안겨줄 것이라고 믿었습니다.”라고 Shawn이 말합니다.
Shawn의 팀은 Atlassian 도구로 조직 전체를 연결하고 업무 시스템을 구축하는 일에 동참했습니다. 이제 모든 Udemy 직원은 Confluence Cloud Premium을 공동 작업 영역이자 단일 정보 출처로 사용합니다. 제품 및 엔지니어링 팀은 Udemy 제품을 개발하고 유지 관리하면서 기술 분야 이외의 이해 관계자와 공동 작업하기 위해 Jira Cloud Enterprise를 활용합니다. 또한 IT 개발자는 Jira를 사용하여 회사 전체의 비즈니스 애플리케이션을 관리합니다.
“대부분의 회사에서는 필요한 사항이 있을 때 이메일을 보내고 전화를 걸고 Slack 메시지를 1,800개나 보냅니다.”라고 Shawn이 설명합니다. “저희는 아무도 그렇게 하지 않습니다. Atlassian 하나로 다 할 수 있으니까요.”
Shawn은 모든 직원이 하나의 플랫폼에서 업무를 진행하다 보니 팀 간 공동 작업이 엄청나게 수월해졌다고 덧붙입니다. “프로젝트에서 네 팀의 참여가 필요한 경우 원하는 팀을 태그하면 됩니다. 그러면 해당 팀이 모여서 각자 엔지니어, 디자이너 또는 연구원을 태그합니다.”
각 팀은 여전히 원하는 업무 방식을 자율적으로 선택할 수 있지만 중앙 집중식 보고를 위해서는 모두 Jira 및 Confluence에서 목표 및 로드맵 항목을 추적해야 합니다. 이런 방식으로 가시성 및 책임감이 향상되고 상당한 시간을 절약했습니다.
“Confluence를 통해 모든 기술 프로젝트, 진행률 및 OKR 요약을 추적합니다. 이 방식을 도입한 후 미팅에 소비했던 시간을 일인당 500~600시간 가까이 절약하게 되었습니다.”라고 Shawn이 말합니다. “예전에는 분기마다 막대한 비용을 들여 80명이 모이는 장시간 미팅을 진행했습니다. 그러던 어느 날 '과감하게 실험적인 사고방식을 도입해서 모든 분기별 미팅을 취소하자'는 의견이 나왔습니다. Jira의 몇 가지 사용자 지정 필드 및 Confluence에서의 보고를 활용하여 전체 프로세스를 완전히 자동화했는데 그저 놀라울 따름이었습니다. 모두가 '와, 정말 굉장하다!'라고 말했거든요.”
Atlassian Cloud 플랫폼과의 통합으로 회사에 새 인력이 합류하거나 프로젝트 팀이 변경될 때 시간을 아끼고 정신적 부담도 줄일 수 있었습니다. “엔지니어링 부서에는 항상 400명 이상이 있습니다. 한 사람이 4~5개의 프로젝트 팀을 오가며 일할 수도 있죠. 그렇다면 모든 현황을 어떻게 파악할 수 있을까요? 이제 중앙 집중식 공간이 있습니다. 새 팀이 구성될 때마다 제게 Slack 메시지를 보내면 저는 1분 내로 새 팀을 추가합니다.”라고 Shawn이 말합니다. “예전에는 팀 규모로 인해 저희끼리 압박을 많이 받았습니다. Atlassian을 채택한 이후 프로세스가 엄청나게 가벼워졌습니다.”
예전에는 분기마다 막대한 비용을 들여 80명이 모이는 장시간 미팅을 진행했습니다. Jira의 몇 가지 사용자 지정 필드 및 Confluence에서의 보고를 활용하여 전체 프로세스를 완전히 자동화했습니다.”
Shawn Kresal
선임 이사, 기술 프로그램 관리자 겸 직원 책임자, CTO
가시성 및 책임감을 위한 움직임에 동참하는 마케팅 팀
CMO인 Genefa Murphy 박사는 Udemy 직원을 Jira, Confluence 및 Loom으로 한데 모으는 방식은 기술 팀 및 비즈니스 팀 모두에게 신의 한 수였다고 덧붙였습니다.
“모든 사람이 정보를 얻고 콘텐츠 초안을 작성하고 피드백을 받을 수 있는 중앙 집중식 공간을 마련한 것은 큰 가치가 있었습니다. Jira를 통해 제품 팀과 소통할 수도 있지만 액세스 권한이 없어도 Confluence로 가져오는 Jira 필터 및 대시보드를 통해서 필요한 정보를 확인할 수도 있습니다. 이렇게 해서 가시성을 높이고 책임감을 강화할 수 있었습니다. 어떤 팀원들은 Loom 비디오를 활용하여 정보의 공유 범위를 넓히고 팀원이 필요할 때마다 돌아가서 참조할 수 있는 방법을 제공하기도 했습니다.”
“마케팅 팀에서 좋은 피드백을 받았습니다.”라고 Shawn이 덧붙입니다. “전체 엔지니어링 로드맵이나 현재 프로젝트의 대시보드를 보려면 몇 명에 걸쳐 요청해야 할까요? 0명입니다. 직접 확인할 수 있기 때문이죠. 마케팅 담당자들과의 갈등을 해결하고 가시성을 높이는 데 정말 큰 도움이 됐습니다.”
실험을 통한 최적화
실험적인 문화에 걸맞게 Udemy는 Atlassian의 최신 기능 및 도구를 자주 테스트합니다. Udemy는 자체 브랜드 색상, 이미지, 시각적 카드, 링크 등으로 Confluence를 사용자 지정할 수 있는 회사 허브의 얼리 액세스 프로그램에 등록했습니다. "위키 페이지는 보통 꽤 정적이지만 회사 허브가 있으니 이제 잡지 또는 최신 웹 페이지와 더 비슷합니다. 더 많은 것이 기대됩니다."라고 Shawn은 말합니다.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Udemy의 고객 및 동료를 위한 잠재력 발휘
Udemy는 고객의 배운 점에 대한 접근성을 높이는 동시에 Atlassian 솔루션으로 공동 작업 및 정보에 대한 접근성도 열심히 높이고 있습니다.
"Atlassian 덕분에 시간과 명확성 면에서 많은 이점을 누리고 있습니다. 명확성 부족만큼 팀의 속도를 늦추는 것은 없습니다."라고 Shawn은 말합니다. "전에는 참석해야 할 미팅이 너무 많거나 많은 사람들과 Slack으로 소통하거나 여러 채널을 넘나들며 글을 확인해야 했습니다. 정보를 얻는 데 비용이 많이 들었습니다. 이제 필요한 것이 생기면 Atlassian에서 원스톱으로 해결할 수 있습니다."
Genefa는 마케팅 면에서도 차이를 보고 있습니다. "핵심적으로 저희 팀은 Udemy의 업무에 정렬하고 확대하고 속도를 높이고 싶어 합니다. Atlassian은 저희가 그걸 해내도록 돕고 있습니다." 팀원이 서로 소통하고 교류할 수 있는 명확하고 간결한 방법을 제공하여 팀을 정렬해 줍니다. 모두가 참고할 수 있는 중앙 집중식 장소를 제공하여 진행 중인 작업을 확대할 수 있도록 하여 확장이 가능합니다. 결국 속도를 높일 수 있습니다. 누군가가 답장하거나 미팅이 열리기를 기다릴 필요 없이 플랫폼 내에서 즉시 소통하고 정보를 교환할 수 있기 때문입니다." Genefa의 동료이자 고객 및 콘텐츠 마케팅 수석 디렉터인 Stephanie Wisdom은 다음과 같이 덧붙입니다. "Atlassian은 공동 작업을 가능하게 하여 저희가 하는 일을 강화해 줍니다."
Udemy가 추가 성장에 투자하는 동안 중앙 집중식 AI 기반 공동 작업 플랫폼을 갖추고 있으면 지속적으로 이점을 누릴 것입니다. Udemy는 "잠재력을 발휘해 주는 데 핵심은 바로 기술"라고 믿으며 Atlassian으로 팀워크를 혁신하여 직원도 잠재력을 발휘하고 있습니다.
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