엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 가이드
목차
엔터프라이즈 콘텐츠 관리란 무엇입니까?
기존의 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)는 백오피스에 국한되어 중앙 집중식이지만 구조화되지 않은 방식으로 무수한 컨텐츠를 관리했습니다. 하지만 지난 몇 년 동안 ECM은 비즈니스에서 조금 더 상호 작용 방식의 역할로 전환했습니다.
디지털화가 새로운 표준이 되면서 종이는 거의 사라지게 되었습니다. 머신러닝, 클라우드 기술, 모바일 기능은 비즈니스에 새로운 기회를 가져다주며 동영상, 오디오, 소셜 등 새로운 유형의 콘텐츠는 기존 ECM의 경계를 모호하게 만들었습니다. 그에 따른 변화로 인해 업계의 많은 사고 리더는 이제 ECM을 정의하는 방법을 다시 생각할 때가 된 것인지 궁금해하게 되었습니다.
오늘날의 비즈니스 환경에서는 ECM이 무엇이고 어떤 역할을 하는지에 대한 정의가 여러 개 있지만, Atlassian에서는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)를 회사의 정보를 디지털 방식으로 관리하고 적용하여 프로세스 및 비즈니스 목표를 지원하는 공동 작업의 프로세스로 정의합니다. 이를 통해 콘텐츠 수명 주기 전반의 어느 시점에서든 쉽게 액세스할 수 있고 유용한 정보를 제공합니다. 올바른 ECM 시스템은 프로세스를 자동화하고 생산성을 높이며 비즈니스 전반의 팀의 더 효과적인 협업을 장려하는 데 도움이 됩니다.
ECM 소프트웨어 시스템의 작동 방식
콘텐츠는 어디에나 있습니다. 문서, 이메일, 스프레드시트, 프레젠테이션 및 기타 자료는 그 어느 때보다 빠르고 대량으로 만들어지고 있습니다. 그 이유는 쉽게 알 수 있습니다. 전 세계적으로 점점 더 많은 인력이 함께 일할수록 정확한 정보를 공유하는 것이 매우 중요합니다. 이렇게 공동 작업하기 위해서는 문서, 파일 및 기타 리소스에 대한 즉각적인 공유 액세스 권한이 필요합니다.
콘텐츠의 대부분은 이메일, 하드 드라이브, 해당 파일 또는 어딘가에 있습니다. 구조화되지 않은 콘텐츠가 많아짐에 따라, 크고 작은 규모의 회사는 콘텐츠를 관리하기 위해 점점 더 많은 리소스를 투입하고 있습니다.
ECM 플랫폼의 기본 개념은 아주 간단합니다. 조직의 모든 직원이 의사 결정을 내리고, 프로젝트를 완료하고, 최대한의 효율성을 갖추고 작업하는 데 필요한 모든 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것입니다. 구현한 후에는 왜 아무도 이전에 이것을 생각하지 못했는지 궁금해할 것입니다.
ECM은 종이 서류 및 이와 관련된 파일 시스템을 없애줍니다. 인보이스, 이력서, 계약서, 서신 및 연구 보고서에 이르기까지 엄청난 양의 인쇄된 콘텐츠를 디지털화하여 안전한 리포지토리에 저장합니다. 그리고 전자 파일을 체계화하여 공동 작업과 공유를 강화해 줍니다. 더 이상 마닐라 폴더를 사용할 필요도 없고, 종이에 베이는 일도 없습니다. 더 많은 나무가 안도의 한숨을 내쉴 것입니다.
하지만 ECM은 단순히 훌륭하고 친환경적인 파일 시스템이 아니라 정보 캡처부터 게시 및 보관까지 콘텐츠 수명 주기를 포괄하는 프로세스입니다. 그리고 주어진 보존 기간이 지나면 파일이 삭제됩니다. 쓸모없는 파일이 공간을 차지하는 것은 아무도 원하지 않기 때문입니다.
강력한 ECM 시스템은 원하는 내용을 찾는 데 소요되는 성가신 가동 중지 시간을 모두 없애줍니다. 기존 디지털 파일을 중앙 집중식 위치에 체계화하고 문서 메타데이터를 폴더에 저장합니다. 이렇게 하면 적절한 시간에 적절한 사용자가 콘텐츠를 손쉽게 이용할 수 있습니다. 액세스 권한이 있는 사용자는 특정 문서에 대해 전체 텍스트 검색도 수행할 수 있습니다. 그러면 기기에 상관없이, 필요할 때마다 어디서든 복사본을 읽고 편집하거나 인쇄할 수 있습니다. ECM 시스템을 사용하여 저장된 문서에서 단어나 문구를 찾을 수도 있습니다.
이제 모든 비즈니스 기능에 필요한 콘텐츠 관리
처음에 조직에서는 종이를 줄이고 파일화 작업을 간소화하기 위한 목적으로 ECM을 사용했습니다. 하지만 그 역할은 훨씬 더 커졌습니다.
강력한 ECM 솔루션은 문서 수명 주기 전반에 걸쳐 문서를 관리하는 데 드는 시간과 비용을 줄여 기록 보존 정책을 준수하도록 합니다. 고객의 질문을 처리하는 경우 ECM이 바로 손쉽게 답변을 찾아줍니다. 복사, 끌어다 놓기, 직접 제공과 같은 수동 작업도 자동화합니다. 파일 및 폴더에 대한 액세스를 제한하여 보안을 강화할 수 있습니다. 그리고 개별 부서가 액세스를 제어하도록 허용할 수 있습니다. 예를 들어, 인사 관련 정보를 HR 직원에게만 제한할 수 있습니다.
이제 여러 유형으로 제공되는 ECM
오늘날에는 “ECM”이라는 약어도 다양한 서비스를 의미하게 되었습니다. ECM이 회사에 도움이 될 수 있는 더 구체적인 방법을 이해하려면 다음과 같은 세 가지 유형의 ECM을 생각해 보세요.
- 웹 콘텐츠 관리
WCM은 특정 핵심 담당자가 웹사이트의 디자인을 관리할 수 있도록 해 줍니다. 웹사이트가 비교적 복잡하고 브랜드 가이드라인이 엄격한 조직에서 사용되며, 주요 담당자는 가이드라인을 준수하면서 사이트의 콘텐츠를 쉽게 업데이트, 수정 및 게시할 수 있습니다. - 공동 작업이 가능한 콘텐츠 관리
CCM을 사용하면 여러 담당자가 법무 문서와 같은 단일 문서에 액세스하고 수정할 수 있습니다. 여러 이해 관계자가 참여하는 프로젝트를 관리해야 하는 조직에 이상적입니다. CCM을 통해 문서의 최신 버전을 추적하고 업데이트하면서 쉽게 협업할 수 있습니다. - 거래 콘텐츠 관리
TCM은 기록, 종이 문서, 디지털 파일과 같은 다양한 유형의 콘텐츠를 반복적으로 사용하는 조직을 위해 설계되었습니다. TCM 솔루션은 다양한 채널의 콘텐츠를 캡처하고, 분류하고, 저장하고, 적합한 사용자가 적절한 시간에 콘텐츠를 받을 수 있도록 하는 자동화된 워크플로를 만들고, 더 이상 필요하지 않을 때는 문서를 삭제합니다. 이 모든 작업은 다른 앱 및 데이터베이스와 원활하게 작동되어 회사 전체에서 모든 콘텐츠를 사용할 수 있습니다.
ECM이 중요한 이유
혼돈에서 체계화로 바꾸세요. 오늘날의 데이터 중심 세상에서 체계화는 매우 중요합니다.
업계 및 서비스 부문 전반에서 효과적인 엔터프라이즈 전반의 콘텐츠 관리 솔루션은 오버헤드를 최소화하면서 일상적인 프로세스를 개선하고 있습니다. 중복된 파일이나 오래된 정보를 포함하여 아무도 필요로 하지 않는 콘텐츠를 제거하는 데 중요한 역할을 하고 있습니다. 훨씬 더 실용적인 수준에서는 회사에 필요한 스토리지 및 종이를 비롯해 발송하는 우편물을 줄이는 데 도움을 주고 있습니다.
잘못된 커뮤니케이션의 위험 줄이기
조직의 사명이 무엇이든, ECM은 규정 준수 위험에 노출되고 수익의 기회를 놓치고 생산성을 저하시킬 수 있는 임시 프로세스를 없애는 데 핵심적인 요소입니다. 더 명확한 커뮤니케이션을 위해 정보의 병목 현상을 해결하는 데 중요한 도구입니다.
마음의 안심 얻기
가장 중요한 것은 ECM 시스템은 점점 더 상호 연결된 세상에서 우리가 마주하는 위협에 대한 첫 번째 방어선이 될 수 있다는 점입니다. ECM은 조직이 모든 콘텐츠를 관리하고 모니터링하도록 하여 핵심 인력이 데이터 침해 및 금융 사기에 보다 효과적으로 대응하고 보호할 수 있도록 합니다.
콘텐츠 관리 도구의 중요한 역할
정확하게 필요한 것은 저장하고 필요하지 않은 것은 제거하여 스토리지 비용 절감
스토리지 비용 절감 및 자료를 전자 형식으로 옮기는 결과에 따른 워크플로 개선을 통한 운영 비용 절감
적절한 정보를 적시에 적절한 담당자에게 제공하고 일상적인 작업의 자동화를 허용하여 생산성 향상
직원이 고객에게 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하여 고객 만족도 향상
조직이 비용을 절감하고, 효율성을 개선하고, 기회를 적시에 포착할 수 있도록 해주는 의사 결정 프로세스 개선
계정 백업, 보관, 보안 스토리지, 재해 복구 프로세스를 통해 어떤 일이 있어도 비즈니스 운영의 연속성을 보장
본격적으로 시작하기: 구현
ECM을 구현하기로 결정하기 전에 몇 가지 질문을 통해 조직의 현재 상태를 파악하세요.
- 단기 및 장기적인 비즈니스 목표를 생각해 보세요. ECM 시스템이 목표 달성에 어떻게 도움이 됩니까?
- 현재 조직에서 다양한 유형의 콘텐츠를 어떻게 처리하고 있습니까?
- 이미 ECM 솔루션이 있다면 어떻게 작동합니까? 이미 시행 중인 비즈니스 프로세스를 매핑하세요.
- 정보가 엔터프라이즈 전반의 직원, 부서, 시스템 사이에서 어떻게 이동합니까?
- 자체적인 콘텐츠 관리 솔루션을 만든 부서나 사업부가 있습니까?
- 섀도우 IT 운영을 확립하여 변화에 저항하는 부서가 있습니까? (지금이 이러한 부서를 참여시키기에 좋은 시기입니다!)
- 실제로, 지금은 콘텐츠를 이동시키고, 다루고, 읽고, 만들고, 콘텐츠에 액세스해야 하는 사용자를 모두 살펴볼 시기입니다. 내부 사용자, 고객, 공급업체, 파트너 등 모든 참여자가 중요합니다.
모든 것을 문서화하면 안전하고 규정 및 회사 가이드라인을 준수하며 조직 내 모든 부서의 요구 사항을 충족하는 콘텐츠 관리 시스템을 만들고 관리하는 데 필요한 명확성을 얻을 수 있습니다.
콘텐츠 및 관리 요구 사항 분석
실사를 수행한 후에는 콘텐츠가 어떻게 만들어지고 어디에 저장되는지에 대해 결론을 내리세요. 누구에게 액세스 권한이 있습니까? 개인 및 부서는 액세스 권한을 어떻게 회수합니까? 누가 언제 무엇을 필요로 합니까?
분석을 통해 기존 환경을 명확하게 파악하고 데이터를 분류할 수 있을 것입니다. 그렇게 하면 누구에게 특정 정보에 대한 액세스 권한이 필요한지, 어떤 콘텐츠를 저장해야 하는지, 무엇을 삭제 또는 폐기할 수 있는지 결정하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
이 시점에는 어떤 유형의 ECM 솔루션이 필요한지 잘 알고 있어야 합니다. 그러면 목표 달성에 도움이 되는 공급업체와 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.
데이터를 분류하고 누가 언제 어디에서 데이터를 필요로 하는지 파악하면 ECM 플랫폼이 모든 관련자의 요구 사항을 충족하도록 할 수 있습니다. 물론 이는 사용자 채택을 늘리고 변경 사항을 원활하게 구현하는 데 도움이 됩니다.
공급업체의 도움을 받더라도, ECM 솔루션을 구현할 때는 평소의 업무 프로세스에 약간의 혼란이 발생할 것입니다. 다음은 원활한 구현에 도움이 되는 유용한 확인 목록입니다.
- 먼저 주요 영역에 집중하세요. 우선 순위를 지정하고, 적어도 처음에는 해결할 필요가 없거나 즉각적인 가치를 제공하지 않는 이슈로 인해 계획에서 벗어나는 일이 없어야 합니다.
- 그 대가로 무엇을 얻게 되는지 모두에게 보여주세요. 재정 및 실무 측면에서 조직에 대한 예상 결과를 수치화하세요.
- 승인을 받고 모두를 참여시키세요. 모든 부서에서 모두가 영향을 받는다는 뜻입니다.
- 주제에 대한 이야기를 나누세요. 많은 이야기를 나누고 새로운 플랫폼에 대한 비전, 원하는 결과 및 기대치를 공유하세요. 상대방의 의견을 경청하고 피드백의 기회를 충분하게 제공하세요.
- 필요한 것이 무엇인지 결정하세요. 서비스 제공자에게 문의하세요. 솔루션 덕분에 노트북부터 스마트폰, 네트워크, 클라우드 소프트웨어까지 특정 하드웨어나 다른 인프라가 더 이상 필요하지 않게 될 수도 있습니다.
- 소유하세요. 구현 프로세스를 전담하는 팀을 만드세요. 해당 팀의 구성원이 모든 세부 정보에 대해 신속하게 파악할 수 있도록 합니다. 팀원이 모든 단계에서 참여하도록 하세요.
- 규칙을 정하세요. 정보에 대한 액세스 권한이 있는 사용자를 선택하고 정보 사용 정책을 수립하세요. 데이터가 더 이상 필요하지 않을 때 폐기하는 방법에 대한 데이터의 권장 수명 주기 및 절차를 포함하세요.
- 시작하기 전에 테스트해 보세요. 새 플랫폼이 준비되면 사용자 그룹을 선택하여 실제 환경에서 테스트해 보세요. 그에 따라 조정하거나, 문제를 해결하거나, 성공의 기쁨을 누리세요.
- 여유를 가지세요. 어떠한 새로운 기술이나 프로세스든 적응 기간이 필요합니다. 따라서 시간의 여유를 가지세요. 조직 구성원이 익숙해질 수 있도록 하세요. 그리고 기꺼이 조정하세요. 정기적인 회의 일정을 잡아 모든 관련자의 의견을 검토하세요.
오늘날의 훌륭한 ECM 솔루션으로 할 수 있는 일
ECM 솔루션을 구현하든 기존 솔루션을 개선하든, 단순히 “업무 처리” 방식을 개선하는 것 이상을 수행해야 한다는 점을 명심하세요. 조직 전체의 구성원이 다음을 수행할 수 있도록 시스템을 설계하고 구현하세요.
- 콘텐츠를 안전하게 저장
- 콘텐츠가 어디에 있든 필요할 때마다 찾고 사용
- 손쉬운 액세스를 통해 매일 더 효율적이고 생산적으로 작업
- 어느 위치의 어떤 파일 유형이든 캡처하고 자동으로 저장 및 분류
- ECM 플랫폼과 다른 모든 엔터프라이즈 시스템 간에 쉽게 이동
- ECM 솔루션에서 정보가 어떻게 사용되는지에 대한 보고
엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 미래
ECM에 접근하는 방식에 소셜 공동 작업 도구를 함께 사용하는 팀이 점점 더 많아지고 있습니다. 그 이유는 ECM이 회사 정보 처리에만 국한된 것이 아니라 정보 캡처, 저장 및 활용 방식에 모두가 관여하는 통합의 문화와 그 플랫폼을 만드는 것이기 때문입니다.
디지털 에코시스템에서 만들어지는 콘텐츠
Gartner는 2017년 Magic Quadrant 보고서에서 이 분야를 평가하기 위해 콘텐츠 서비스 플랫폼(CSP)이라는 새로운 용어를 만들었으며, "엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) Magic Quadrant의 진화"라고 설명했습니다.
이 "진화"로 인해 즉시 알 수 있는 두 가지 사항이 있습니다. 하나는 ECM이 단순한 콘텐츠 관리에만 국한될 수 없다는 것입니다. ECM에는 관리, 체계화, 검색 가능성, 적용 및 구성 요소를 포함한 더 넓은 범위의 책임이 포함됩니다. 둘째로, 팀은 과거에는 구조화되지 않았던 것에 대한 인프라를 제공하는 디지털 플랫폼, 즉 기능성과 유연성을 모두 갖추고 있고 콘텐츠 수명 주기의 상호 작용성을 높일 수 있는 도구를 보유하는 것이 필수가 되고 있습니다.
디지털화를 위한 통합 플랫폼 내에서 ECM 도구와 프로세스를 간소화하면 팀이 기한을 준수하고, 더 중요하게는 팀이 성장할 기회를 제공하는 데 도움이 된다는 것입니다.
경계가 없는 콘텐츠 공동 작업
한때 자립적이었던 시스템과 리포지토리가 이제는 변화하는 고객의 요구 사항에 맞게 지속적으로 적응할 수 있는 열린 서비스가 되었습니다. 소셜 공동 작업 소프트웨어는 팀이 콘텐츠와 정보를 일상 업무에 통합하는 방식에 큰 영향을 미쳤습니다. 팀원들과 동일한 정보를 공유하고, 실시간으로 공동 작업하고, 일관된 탐색 프로세스를 활용할 수 있다는 점은 ECM 소프트웨어의 효율성에 훨씬 더 많은 차이를 만듭니다.
ECM 솔루션은 다양한 애플리케이션을 아우르는 열린 콘텐츠 플랫폼으로, 팀이 장벽을 허물고 팀이 상호 작용 방식의 제품군의 이점을 활용할 수 있도록 합니다.
Cloud ECM 배포
클라우드, 모바일, 분석 기술의 발전과 소셜 공동 작업 도구의 지속적인 통합으로 인해, ECM 도구가 할 수 있는 일에 대한 기대치가 커졌습니다. 만들어지고 저장되는 콘텐츠의 양은 엄청날 수 있으며, 시간이 지남에 따라 이러한 기술 발전으로 인해 최종 사용자들 간의 사용성과 이동성 향상에 대한 필요성이 커질 것입니다. 모든 징후는 ECM의 효율성을 최대화하는 주요 수단인 클라우드 배포를 나타내고 있습니다.
ECM을 클라우드 기반 플랫폼으로 전환하면 조직은 초기 구현 및 인프라 비용을 방지하고, 인력 비용을 줄이고, 궁극적으로 콘텐츠 스토리지 및 관리에 대한 총 소유 비용을 절감할 수 있습니다.
ECM의 사용 편의성과 접근성을 개선하려는 조직은 대폭적인 비용 절감 외에도 클라우드 배포가 바로 그런 이점을 제공한다는 것을 알게 될 것입니다. ECM 도구를 클라우드로 이동하면 팀원이 이동 중이나 재택 근무 중에도 훨씬 더 쉽게 콘텐츠를 저장하고 검색하고 적용할 수 있습니다.
자동화의 멀지 않은 미래(아직 구현되지 않은 경우)
작업 프로세스 개선에 관한 모든 대화에서 자동화와 머신러닝이라는 주제가 강요되는 것 같지만, ECM에 대해서는 자연스러운 대응 역할을 합니다.
문서 캡처, 체계화, 스토리지, 지속적인 관리를 지원하는 데 드는 시간과 리소스를 고려하면 지능형 자동화가 팀이 정보와 상호 작용하는 방식에 큰 영향을 미치는 이유를 쉽게 이해할 수 있습니다. 기본적인 작업을 없애고, 처리 시간을 줄이고, 가장 중요하게는 적절한 정보를 적절한 시간에 적절한 사용자에게 제공하는 데 도움이 됩니다. 게다가 메타데이터를 수집하고 분류하는 기능이 조직에 점점 더 중요해지고 있습니다. 일반적으로 힘들고 시간이 많이 걸리는 프로세스가 경쟁 우위를 점할 수 있습니다.
Confluence ECM 소프트웨어로 ECM을 무료로 사용해 보면서 ECM이 어떻게 조직의 콘텐츠 관리, 효율성 증대, 공동 작업 및 생산성 향상을 지원하는지 알아보세요.