팀원들을 한자리에 모아 놓고 업무 능력에 대해 논의하기 전에, 모두에게 개별적으로 수행할 과제를 주세요. 평소 한 주에 수행하는 모든 일, 그리고 주당 각 작업에 어느 정도의 시간을 소모하는지에 대한 예상치를 적어 보는 것입니다. 캘린더, 이메일 수신함, 채팅 채널 및 티켓을 사용하여 과제를 수행하며 최대한 정확하게 밑그림을 그린 다음 모인다면 많은 도움이 될 것입니다.

모두에게 각자의 평균적인 한 주를 설명할 적절한 시간을 준 후에는 미팅에 모두 모이게 합니다. 업무 능력에 대해 논의하는 이유를 알 수 있도록 상황 정보를 제공하는 것으로 시작하세요. 새 프로젝트를 계획하고 있나요? 새 팀원을 어떻게 온보딩하는 방법을 결정하나요? 업무 범위를 더욱 효율적으로 설정하려고 하나요? 모두가 목표에 대해 같은 정보를 공유하도록 목적을 명확하게 하세요. 상황 정보의 제공은 문제가 될 수 있다는 걱정을 주기보다는 모두가 각자의 시간과 가용성에 대해 훨씬 더 솔직하게 만들 것입니다.

이제 모두가 과제를 꺼내 각자의 합계 시간을 더할 차례입니다. 관리 시간부터 휴식 시간까지 모든 활동이 포함되어야 합니다. 목표는 각 팀원의 총 근무 시간을 이해하는 것입니다. 

다음으로는 프로젝트에 할애하는 시간을 방금 파악한 총 근무 시간으로 나눠 실제 프로젝트에 소비하는 시간의 비율을 계산합니다. 

이 수치에 대해 함께 이야기할 시간을 가지세요. 예상했던 수치입니까? 산출된 비율이 팀의 목표와 정렬됩니까? 아니면 예상했던 것보다 다른 작업(예: 관리 업무)에 지나치게 많은 시간을 쓰고 있습니까? 이 부분에 대해 열린 마음으로 논의하면 조정할 수 있는 부분을 찾아내고 팀의 시간을 최적화할 수 있습니다.

테이블에 팀원의 역할, 이름, 프로젝트에 할애하는 주당 시간의 비율 및 프로젝트에 소비하는 주당 총 시간을 나열합니다. 

팀의 작업 수용량에 대한 전반적인 감을 잡기 위해 비슷한 역할을 그룹화하여 직무의 시간을 합하고 총 시간을 역할당 합계 열에 나열할 수 있습니다. 이렇게 하면 예를 들어 엔지니어가 프로젝트에 소비하는 총 시간을 알 수 있습니다.

이제 팀의 시간이 어떻게 흘러가고 얼마만큼의 업무 능력이 있는지 더 분명하게 파악한 만큼, 이 새로운 정보를 기반으로 미래나 현재의 프로젝트에 어떤 사람을 할당할지 현명한 결정을 내려야 합니다. 팀원의 능력과 특정 작업을 연결하고, 팀의 전체적인 목표와 작업을 조화시키고, 이미 한꺼번에 많은 일을 처리하는 사람에게 작업을 지나치게 많이 줄 때 발생하는 스트레스와 번아웃을 방지하는 데 도움이 됩니다.