이 연습을 최대한 활용하려면 각 팀원에게 이 템플릿을 제공하고 각자 작성할 시간을 충분히 줍니다. 템플릿을 작성하는 데 대략 일주일의 시간을 주면 앉은 자리에서 템플릿의 11개 행(좋아하는 명언, 가장 힘들었던 도전 등 여러 가지 질문)을 한꺼번에 몰아서 작성하는 것보다 자신이 선호하는 사항을 더 정확하게 표현하기 쉽습니다. 

팀원에게 템플릿을 배포할 때는 이 활동을 하는 이유에 대한 배경을 설명합니다. 이 활동의 목적은 각자의 단점을 조명하거나 자기 회의감을 유발하기 위한 것이 아닙니다. 대신에 모두가 서로를 더 잘 알아가고 공동 작업을 개선하기 위한 것입니다.

캘린더에 팀 미팅 일정을 잡을 차례입니다. 사용 설명서 템플릿이 대화의 주요 토픽이므로 모두가 이 미팅에 각자 작성한 템플릿을 가져오도록 안내합니다.

이 미팅의 목표는 모두가 각자의 템플릿에 적은 내용을 공유할 기회를 주는 것입니다. 팀의 규모가 크다면 소규모 그룹으로 나눠 시간을 절약할 수 있습니다. 하지만 팀의 규모가 작다면 팀 전체의 대화를 통해 모든 팀원이 같은 정보를 공유하도록 할 수 있습니다. 평소에 본인의 선호 또는 기대 사항을 잘 표현하지 않는 팀원을 비롯하여 모든 팀원이 이 사용 설명서에 작성한 내용을 함께 나눠야 합니다. 

열린 대화가 이루어져야 합니다. 팀원이 서로에게 질문을 하여 명확한 답변을 얻고 (정중하고 전문적인 내용에 한해) 해당 팀원과 함께 일한 경험에 대한 인사이트 및 관찰한 내용을 공유하도록 합니다.

사용 설명서는 팀에서 실제로 사용해야 가치가 있습니다. 좋은 의도로 미팅에서 한 번 논의한 후에 다시 사용하지 않는 사용 설명서가 되어서는 안 됩니다.

팀 전체가 쉽게 참조할 수 있는 안전하고 액세스 가능한 위치에 보관하세요. 팀의 홈페이지 또는 기타 내부 팀 페이지에서 사용 설명서로 연결되는 링크를 만들 수도 있습니다. 설명서는 팀이 더 효과적으로 공동 작업하는 데 도움이 되는 가치 있는 정보를 많이 포함하므로 필요할 때 정보를 쉽게 얻을 수 있도록 하세요.

팀이 계속해서 발전하듯이 팀의 선호 사항도 바뀝니다. 팀원이 2~3년 전에 작성한 정보에 고정된 느낌을 받아서는 안 됩니다.

새로운 팀원이 올 때마다 이 템플릿을 제공하고 자신에 관한 세부 정보를 팀과 공유하도록 안내하세요. 동시에 기존 팀원에게는 자신의 사용 설명서에 변경 사항이 있으면 논의할 기회를 주어 모두가 소통하고 공동 작업하는 방법에 관한 최신 정보를 얻도록 할 수 있습니다.