단순히 정기적으로 모이기 위해 회의를 열지는 않을 것입니다. 반복적인 회의에 사람들의 참여도를 높이는 한 가지 방법은 목적을 분명하게 제시하는 것입니다. 이렇게 하면 사람들이 회의가 그저 시간을 소모하는 것이 아니라 분명한 목표가 있다는 점을 알게 됩니다. 회의를 시작할 때마다(이전에 진행한 횟수와 상관없이) 간략한 개요를 제공하고 회의의 목표, 주요 참석자 및 프로세스를 설명할 시간을 가지세요. 이전 회의록을 검토할 때 모두가 맥락을 이해하도록 이러한 세부 정보를 템플릿의 회의 개요 섹션에 작성하세요.

회의마다 아주 긴 할 일 목록을 가지고 나가게 되는 것 같나요? 그렇다면 정상입니다. 실제로 회의를 통해 진전되는 바가 있다는 뜻이므로 긍정적인 신호이죠. 이 템플릿의 미결 작업 항목 섹션에서는 매크로를 사용하여 모든 회의의 모든 미결 작업 항목을 표시할 수 있습니다. "/작업 보고서"를 입력하기만 하면 어제의 회의에서 나온 내용이든 두 달 전의 회의에서 나온 내용이든 상관없이 체크되지 않은 모든 해야 할 일이 나타납니다. 모두가 아직 해야 할 일이 무엇인지 알도록 작업 항목을 수시로 체크 표시하세요.

생산적인 회의의 비법을 알고 싶으신가요? 그것은 바로 안건입니다. 모든 사람을 불러 모으기 전에 어떤 점을 논의하고 결정해야 하는지에 대해 명확하게 알고 있어야 합니다. 또한 참석자에게 다루고 싶은 항목이 있는지 미리 물어봐야 합니다. 템플릿의 회의록 섹션을 사용하여 회의 날짜를 기록하고 참석자를 태그한 후 안건 항목을 나열하세요. 이렇게 하면 대화 주제의 우선 순위를 정하고 회의를 계획대로 진행하는 데 도움이 됩니다.

누구나 스스로가 매우 영리하다고 생각하고 싶어 하지만, 반복되는 각 회의에서 일어나는 일은 잊기 쉽습니다. 무엇을 결정했나요? 어떤 작업을 식별했나요? 회의록 섹션의 마지막 열에는 회의 중에 일어난 일을 자세히 기록할 수 있는 공간이 있습니다. "/작업 항목"을 입력하여 작업을 추가 및 할당하고, "/결정"을 입력하여 회의에서 결정한 사안을 기록할 수 있습니다. 언제 무엇이 일어났는지에 대해 더 이상 머리를 쥐어짤 필요가 없습니다.