팀 채팅에 대한 현실:
직장 내 커뮤니케이션의 현재 상태를 자세히 들여다보기
팀 채팅에 대한 필요성이 늘어나고 있지만 예상치 못한 과제가 몇 가지 있습니다. 이 팀 채팅 가이드를 통해 어떤 부분을 주의해야 하는지 알아보세요.
'그룹 채팅'이라는 명칭을 들어 보셨을 것입니다. 메시지 기반 플랫폼, 팀 커뮤니케이션 도구, 협업 워크스페이스, 팀 협업 기술 등 어떤 이름으로 그룹 채팅을 부르더라도 그 목표는 같습니다. 바로 실시간으로 팀이 협업할 수 있도록 하는 것이죠.
어떤 팀에서는 팀 채팅이 없어서는 안 될 요소가 되었고, 어떤 팀에서는 그 효과에 대해 의문을 갖고 있습니다. 팀 채팅은 더 많은 일을 완수하는 데 도움을 주나요? 아니면 생산성에 악영향을 미치고 있나요?
자세히 알아보기 위해 약 1,300명의 팀 채팅 도구 사용자를 대상으로 팀 채팅이 직장 내 생산성에 미치는 실제 영향을 파악하는 설문조사를 진행했습니다.
설문조사를 통해 몇 가지 깨달은 바도 있었고 긍정적인 답변도 얻었습니다.
설문조사 외에도 다양한 직무, 회사 및 직급의 근로자들을 대상으로 비공식 인터뷰를 진행했습니다.
우리의 업무 방식을 점차 변화시키고 있는 팀 채팅의 중요성
최근의 노동력은 그 어느 때보다도 다양하고 디지털화되고 있으며, 9시에 출근하여 6시에 퇴근하는 예전 근무 형태에 의존하는 경향이 점차 줄어들고 있습니다. 오늘날에는 생산성, 지식 공유 및 합의 형성을 위해 유동적인 커뮤니케이션이 필수입니다. 팀 채팅 도구는 이러한 실시간 커뮤니케이션을 가능하게 만들어 줍니다.
회사에서
협업 도구를 사용
향후 더 많은 조직에서 사용 예정입니다.1
더 많은 협업이 필요한 업무 환경의 변화
폐쇄형 시스템
팩스, 전화와 같은 이전 커뮤니케이션 도구는 물론이며 이메일조차도 한계가 있습니다. 이러한 도구는 개인 생산성을 위해서는 좋지만 업무 상황 공유에 대해서는 부족합니다.
개방형 커뮤니케이션 플랫폼
오늘날 커뮤니케이션의 형태는 많이 달라졌습니다. 여러 지역에 걸쳐 있는 팀에서 실시간 커뮤니케이션과 협업을 통해 수많은 업무 상황을 공유합니다.
더 이상 예전의
출퇴근 시간이 업무가 아닙니다.
오늘날의 팀이 업무를 진행하는 방식입니다
팀 채팅 도구를 사용하는 근로자들은 업무를 진행하고, 정보를 공유하고, 팀원들과의 연결성을 높이는 데 팀 채팅 도구가 필수적이라는 것을 느낍니다.
채팅의 효과
팀 채팅을 사용하는 직원들이 느끼는 바는 다음과 같습니다.
연결성 향상
효율성 증대
생산성 증가
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팀 채팅 도구 사용 근로자:
업무를 진행하고, 정보를 공유하고, 팀원들과 유대감을 형성하는 데 팀 채팅 도구가 매우 중요하다는 것을 알게 되었습니다.
팀 채팅에도 생각하지 못한 해결해야 할 과제가 있습니다
많은 조직에서 업무용 커뮤니케이션 도구가 업무 외 목적으로 사용되어 생산성을 떨어뜨리는 요인이 될 수 있다고 걱정합니다. 도리어 이러한 채팅 도구는 초과 근무를 유발하는 것으로 밝혀졌습니다.
항상 대화 가능한 상태
40%의 사용자는 회사에서 채팅을 사용하게 되면서 사용자가 언제든지 채팅할 수 있는 상태일 것이라고 기대하는 정도가 대폭 증가했다고 말했습니다.
신속성에 대한 기대
42%의 사용자는 '수시로' 채팅 도구를 확인하고 있으며, 78%는 언제든지 채팅 가능한 상태로 있어야 한다는 압박감을 느낀다고 말했습니다.
항시 대기
근무 시간 이후 메시지를 받아도 채팅 사용자 10명 중 6명(60%)은 채팅에 답할 것이라고 말했습니다.
과도한 양의 메시지
77%의 사용자는 1시간 만에도 여러 번 메시지를 받는다고 말했습니다.
너무 많은 도구
근로자들은 동료와 커뮤니케이션하는 데 평균 4.5개의 디지털 도구를 사용한다고 합니다. 그리고 각기 다른 상황에서 어떤 도구를 사용해야 하는지에 대한 지침이 거의 없다고 밝혔습니다.
알림음, 차임벨, 진동, 배너, 배지, 깜빡이는 라이트
사람들은 항상 채팅에 답해야 하고, 대기해야 하며, 채팅 가능한 상태여야 한다는 압박감을 느낍니다. 그러면서 다른 사람도 그렇게 하기를 기대합니다.
항시 대기해야 하는 업무 환경에서 한 걸음 더 나아가기: 신호 전달 및 범위 설정
어떤 사람에게는 소음이기만 한 것이 다른 사람에게는 중요한 커뮤니케이션 도구가 되기도 합니다. 원격 근로자들은 직접 출근해서 일하는 직장의 북적이는 분위기를 알림음이 대신해 준다고 말합니다.
깨달음의 순간 :
설문조사에 따르면 동료들이 업무 선호 방식을 파악하고 있는 근로자인 경우 연결되어 있다는 느낌을 더 많이 받으며, 생산성과 참여도 또한 높다는 것을 알게 되었습니다. 39%의 근로자는 자신의 업무 스타일을 다른 사람들에게 알려주었을 때 일반적으로 하루에 더 많은 일을 할 수 있었다고 말했으며, 20%는 메시지를 놓치는 것에 대한 스트레스나 긴장감을 덜 느낀다고 밝혔습니다.
이를 통해 우리는 이 모든 커뮤니케이션 문제를 해결하는 것이 우리가 평소 이야기했던 것보다 더 어려운 일이라는 것을 알게 되었습니다.
사람들은 서로 어떻게 교류해야 하는지 자유롭게 이야기를 나누고 싶어 하며, 명확한 신호를 보내고 범위를 설정할 수 있는 도구를 필요로 합니다.
설문조사 결과
동료가 채팅 스타일을 알고 있는 사용자는
동료와 더 연결되어 있다고 느낌
생산성이 향상되었다고 느낌
참여도가 높다고 느낌
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더욱 행복하고 배려 깊은 업무 환경을 위한 가이드
이러한 통찰력은 도구 못지않게 실제적인 활용과 관련된 것이지만 가장 중요한 것은 바로 더 나은 방식의 구현을 뒷받침하는 도구입니다. 우리는 사용자가 서로의 업무 스타일을 알게 되었을 때 더 편하고 연결된 느낌을 받으며, 구체적인 가이드라인이 다른 불확실성을 제거해 줄 수 있다는 것을 알게 되었습니다.
팀의 플레이북에서 바로 확인할 수 있는 5가지 가이드라인
범위를 관리하고 소통하는 것은 개인의 책임입니다.
여러분의 동료는 여러분에게 부담 없이 메시지를 보낼 수 있어야 합니다. 채팅을 할 수 없거나 자리를 비운다는 사실을 전달하려면 필요한 단계를 따르시기 바랍니다.
업무 이외의 대화를 통해 더 강력하고 효율적인 팀을 만들 수 있습니다.
같이 일하는 사람들에 대해 잘 알고 있을 때 더 나은 협업이 가능합니다.
모호한 부분 없이 솔직하게 말합니다.
여러분이 어떤 일을 하고 있는지 더 자세히 말해 준다면 동료들이 더 편하게 생각할 수 있습니다. 집에서 일하고 있는지, 사무실 밖에서 일하고 있는지, 업무에 열중하고 있는지 팀원들에게 알려주세요.
커뮤니케이션 스타일의 다양성을 인정하고 존중합니다
서로의 업무 스타일과 채팅 선호 방식을 잘 알고 있으면 모든 팀원들에게 도움이 됩니다. 이를 통해 서로에 대한 기대치와 업무 진행 가능 여부를 명확히 할 수 있습니다.
사용하는 커뮤니케이션 도구의 정해진 목적을 명확히 파악합니다
여러분은 동료와 커뮤니케이션하기 위해 4-5개의 도구를 사용하고 있을 것입니다. 특정 상황에서 어떤 플랫폼을 사용할 것인지 명확히 알고 있어야 합니다. 그렇게 해야 좀 더 계획과 주제에 맞는 논의를 진행할 수 있습니다.
...또는 연결된 커뮤니케이션 플랫폼을 선택합니다.
팀 생산성에 뚜렷한 변화를 가져오려면 매일 사용하는 모든 도구가 통합된 플랫폼을 고려해 보세요. 여기에는 메시지 외에도 기본 제공 기능이 포함되어 있어 팀으로서 더 많은 작업을 함께 할 수 있습니다.
새로운 방식을 구현하기 위해서는 연습이 필요합니다. 성공 마인드와 경험을 토대로 새로운 것을 시도해 보세요. 팀원들의 업무 및 커뮤니케이션 스타일에 대해 열린 대화를 나누어 보세요. 올바른 도구를 선택하여 지속적으로 신뢰할 만한 방식으로 사용한다면 같은 곳에서 일하는 팀과 분산된 팀 모두 오늘날의 직장 내 커뮤니케이션을 경험할 수 있을 것입니다.
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올바른 도구를 선택하여 지속적으로 신뢰할 만한 방식으로 활용한다면
같은 곳에서 일하는 팀과 분산된 팀 모두 오늘날의 직장 내 커뮤니케이션을 경험할 수 있을 것입니다.
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