Waarom Clearwater Analytics prioriteit gaf aan een cloudmigratie vanwege efficiëntie, zichtbaarheid en beveiliging

Het team behaalde succes dankzij voorbereiding, opleiding en samenwerking

Toen het migratieproject was goedgekeurd, stak het team van Erica de handen uit de mouwen en begon met de voorbereidingen. Door online materiaal te lezen, lessen van Atlassian University te volgen en naar webinars van partners te kijken, kregen ze inzicht in wat ze konden verwachten.

Tijdens hun onderzoek besefte het team dat ze een Solution Partner nodig hadden om aanvullende expertise te bieden en hen bij het proces te begeleiden. Gary Carlin, lid van het team Atlassian Advisory Services van Clearwater, bood verschillende opties. Platinum Solution Partner HyperVelocity (een Isos-technologiebedrijf) stond bovenaan de lijst. Met het migratierunbook van HyperVelocity en de praktische begeleiding begon Clearwater vooruitgang te boeken.

Hoewel veel van de migratiestappen volgens plan verliepen, kostten verschillende uitdagingen meer tijd in beslag dan verwacht, zoals de integratie van externe partijen met externe en eigen tools. Clearwater schakelde HyperVelocity en gebruikers van verschillende afdelingen in om problemen op te lossen en te testen.

"Een multifunctioneel team [van teamgenoten en testers] was eerlijk gezegd het beste wat we hebben gedaan", zegt Erica. "We hebben nu meer dan 1700 werknemers. Iedereen en elke afdeling doet de dingen een beetje anders, dus we moesten ervoor zorgen dat we zoveel mogelijk aan die use-cases voldeden. Als er iets mis zou gaan, moesten we ervoor zorgen dat we een oplossing zouden vinden, zodat we de release zo goed mogelijk zou verlopen."

Als het je in het begin niet lukt, probeer het dan opnieuw (met nog meer voorbereiding en samenwerking)

Toen het team met de migratie begon en elke stap doorliep, kwamen ze allerlei problemen tegen. "Onze clean-up was helaas niet genoeg. Al onze serviceaccounts, die als bots fungeren om processen te automatiseren, hebben onze limiet voor gebruikerslicenties overschreden. Dat zat ons in de weg tijdens de migratie”, herinnert Erica zich. Nadat ze de volgende dag hadden geprobeerd om te resetten en nog meer problemen ondervonden, besloot het team het te laten rusten en het een andere keer opnieuw te proberen.

Teleurgesteld maar verre van verslagen, deden ze de volgende maand meer clean-uptaken en tests om de problemen op te lossen. Erica zegt dat dit extra werk "heel nuttig" was, waardoor ze met een gerust hart de volgende poging tegemoet gingen. Hun doorzettingsvermogen heeft zijn vruchten afgeworpen, en de tweede migratie was een succes!

Atlassian en HyperVelocity stonden bij elke stap aan de zijde van Clearwater, voor, tijdens en na de migratie. "Atlassian was heel behulpzaam bij het beschikbaar stellen van meerdere bronnen en het beantwoorden van vragen... Wellington [Costa, Software Engineer] bood erg handige technische support. Atlassian heeft ook na de migratie zoveel dingen opgelost, zoals het herstellen van de koppelingen tussen Jira en Confluence", zegt Erica. "En HyperVelocity heeft fantastisch werk geleverd. Ze hebben ervoor gezorgd dat ons team over de hele wereld op hun support kon rekenen. Het is super nuttig om iemand aan je zijde te hebben die het allemaal al eerder heeft meegemaakt en die je kan helpen."

Efficiëntie, zichtbaarheid en beveiliging: de "enorme voordelen" aan het einde van de tunnel

Nu Clearwater volledig is gemigreerd naar de cloudtools van Atlassian (waaronder Jira, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage en Opsgenie), ziet het team de resultaten van zijn harde werk. Dankzij procesverbeteringen aan de beveiliging kunnen IT- en softwareontwikkelaars meer samenwerken, hoeven ze zich minder zorgen te maken en kunnen ze hun tijd zo efficiënt mogelijk gebruiken.

Clearwater bespaart niet alleen $ 75.000 per jaar op de hostingkosten van AWS, maar verlaagt ook andere kosten door tools te elimineren die niet langer nodig zijn en de kostbare tijd van werknemers verstandig te gebruiken. "Een van de grootste voordelen die we hebben gezien met Atlassian Cloud, is dat we nu aan de juiste dingen werken en dat we overal de juiste hoeveelheid energie in steken", merkt Erica op. Clearwater heeft bijvoorbeeld veel van hun handmatige, moeizame technische en ITSM-processen geautomatiseerd, zodat teamleden tijd kunnen besteden aan strategischer werk en nog betere service kunnen bieden. De automatiseringsfunctie binnen Atlassian Cloud was veel beter dan de Data Center-ervaring. Er zijn zoveel meer trigger- en actie-opties beschikbaar. De overstap naar de Jira Service Management Cloud, de doorvoering van automatisering om tickets aan te maken of zelfs te elimineren, en het gebruik van voorwaardelijke workflows en velden voor formulieren heeft geleid tot enorme tijdbesparingen", zegt Erica.

Door de migratie naar de cloud is er ook één enkele bron van waarheid ontstaan, die het R & D-team van Clearwater (meestal bekend als Software Engineering) helpt sneller te werken en hun doelen en voortgang beter bij te houden in elke fase van de ontwikkelingscyclus. "De verbondenheid tussen alle tools is een groot voordeel geweest", zegt Erica. "Door de manier waarop Confluence en Jira aan elkaar gekoppeld zijn, kan ik nu een heel scrumbord op een Confluence-pagina plaatsen, en dat blijft up-to-date. En er zijn Jira-gegevens in Bitbucket na onze recente Bitbucket Cloud-migratie. Ik hoef niet naar verschillende plekken te gaan om die informatie te zien. Dat is veel efficiënter in de cloud, en mijn teamleden hoeven niet in vijf minuten gebruik te maken van vijf verschillende tools om te zien wat er aan de hand is."

Engineers kunnen niet alleen efficiënter werken, maar ook effectiever werken met ingebouwde cloudfuncties en -tools, waaronder plannen en geavanceerde rapportages. Ze zijn begonnen met het maken van kwartaalplanning met plannen om doelen, doelstellingen en belangrijke resultaten vast te stellen en bij te houden, die ze vastleggen in Confluence Cloud.

"Tijdens het planningsproces weet onze R&D-afdeling van meer dan 500 medewerkers waar iedereen aan werkt en wat ze nodig hebben om functies daadwerkelijk uit te bouwen. Doordat die zichtbaarheid zich op één plek begeeft, kunnen we proberen om afhankelijkheden en blockers sneller te verwijderen," zegt Erica. "De Atlassian Cloud heeft ons ook geholpen met betere statistieken en rapporten over de gegevenspunten van sprints. We gebruiken plannen in Jira om de teamcapaciteit te berekenen en de inspanning in te schatten zodat we kunnen vaststellen of we te veel of te weinig werk inplannen voor onze teams; Inzichten gebruiken we om items in de actieve sprint en backlog te bekijken; en Sprintrapporten gebruiken we tijdens onze sprintreviews, retro's en het oplossen van Opsgenie-incidenten voor meer context. Het is erg nuttig om die statistieken binnen handbereik te hebben."

Voor veel teamleden hebben de Atlassian Cloud-tools hun manier van werken verbeterd. Voor anderen was het uitblijven van grote veranderingen net zo bevredigend. "Sommige teamleden hebben gezegd dat ze simpelweg blij zijn dat hun belangrijkste processen niet aanzienlijk zijn beïnvloed door de migratie. Het was makkelijk voor hen om aan de slag te gaan in de cloud met minimale wijzigingen in hun workflows," legt Erica uit.

Rustig vaarwater in het verschiet

Na alle positieve feedback op de migratie is het team van Erica nu aan het onderzoeken hoe ze het meeste uit hun investering in de Atlassian Cloud kunnen halen, zoals het uitbreiden van de automatisering en het gebruik van de ingebouwde Assets-tool om beveiligings- en nalevingsprocessen te beheren. "Het komt erop neer dat we de tijd van onze teamleden verstandig moeten gebruiken ... Het is leuk om te kunnen zeggen: 'Hé, we hebben deze tools en functiesets al.' Het bespaart enorme veel tijd en kosten, omdat we geen apart tools hoeven te gebruiken," zegt Erica. "De functiesets en de support die Atlassian ons tijdens de migratie heeft geboden, hoe we daarmee tijd hebben vrijgemaakt voor onze teamleden en de mogelijkheid kregen om ons te focussen op onze tools, vonden we echt geweldig!”

Een deel van de missie van Clearwater is om 'het meest vertrouwde en uitgebreide technologieplatform ter wereld te zijn dat de volledige levenscyclus van investeringen vereenvoudigt'. Met geduld, partnerschap en doorzettingsvermogen tijdens moeilijke momenten heeft hun team eindelijk hetzelfde krachtige platform voor hun eigen team.