Migreren naar de cloud: de Atlassian-oplossingen van Fath worden verplaatst

Systeemuitval is een probleem voor elk bedrijf. Producten kunnen niet worden geproduceerd en services kunnen niet worden geleverd, wat leidt tot een verlies van inkomsten en geïrriteerde klanten. Om nog maar te zwijgen over de kosten die gemoeid zijn met het oplossen van problemen, postmortemanalyses en systeemherstel. FATH is een leverancier van producten en oplossingen, automatisering en digitalisering voor de industriële werkplaats. Hun Atlassian-applicaties, die worden gehost in een datacenter dat door FATH zelf wordt beheerd, kregen regelmatig te maken met downtime. Maar er is nu hulp beschikbaar, met een migratie naar de Atlassian Cloud.

Het hoofdkantoor van de FATH GROUP bevindt zich in Spalt, in de regio Midden-Franken in Beieren. FATH GROUP is een typisch Duitse middelgrote onderneming die haar steentje bijdraagt om de lokale economie draaiende te houden. Ze produceren al meer dan 30 jaar machineonderdelen en fittingen, en leveren nu ook holistische oplossingen voor lean productie om de productiviteit te verhogen. Ze hebben wereldwijd meer dan 400 mensen in dienst, waarvan 240 in Duitsland.

De Atlassian-oplossingen Jira, Confluence en Bitbucket spelen een cruciale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering als onderdeel van het centrale Business Intelligence System van het bedrijf. Confluence wordt met name veel gebruikt voor het beheer van productontwikkelingsprocessen door voor elke ontwikkeling pagina's aan te maken met taken, mijlpalen en productie-informatie. Het wordt ook gebruikt voor de samenwerking met andere bedrijven om vereisten en taken te documenteren of om productinformatie te delen met externe gebruikers. Medewerkers van FATH gebruiken ook Atlassian-oplossingen om kennis te delen binnen het team en voor softwareontwikkeling. Daarom zijn deze drie toepassingen essentieel voor elke samenwerking, ook voor samenwerking tussen productie-, logistiek- en verkooplocaties, en zijn ze enorm belangrijk voor de productontwikkeling en uiteindelijk voor het succes van het bedrijf. Stabiliteit, minimale downtime en constante beschikbaarheid van applicaties zijn daarom essentieel.

Hoge downtime en kosten maken veranderingen noodzakelijk

De realiteit was echter dat FATH regelmatig werd geconfronteerd met systeemstoringen in hun in Azure gehoste oplossingen, met een aantal verschillende hoofdoorzaken. De interactie tussen plug-ins en Atlassian-updates was bijvoorbeeld instabiel, wat leidde tot problemen bij het opstarten na updates. Dit leidde tot downtime, maar ook tot meer kosten om onderliggende fouten te identificeren en op te lossen en de systemen te herstellen. Tegelijkertijd moesten werknemers de systemen vaak midden in de nacht opnieuw opstarten om ervoor te zorgen dat Productie toegang had tot Confluence tijdens de vroege dienst. Bovendien vergde het beheer van de applicaties in het datacenter elke dag een aanzienlijke hoeveelheid inspanningen, waardoor interne middelen werden opgehouden. Voor Eckhard Nees, de Director of Digitalization van de FATH Group, en zijn team was het zover: het was tijd om hun applicaties over te zetten naar de Atlassian Cloud: "We waren en blijven ongelooflijk tevreden met de Atlassian-applicaties. Maar we moesten er ook voor zorgen dat onze medewerkers er continu en te allen tijde toegang tot hadden. De migratie naar de cloud was voor ons daarom de volgende logische stap om downtimes en dus de kosten aanzienlijk te verminderen."

Met de vele uitdagingen die tijdens de migratie zouden moeten worden overwonnen in gedachten, schakelde het team het adviesbureau XALT uit München in, een ervaren Atlassian Gold Solution Partner, om te helpen bij het proces. Zoals Eckhard Nees uitlegt: "Jira, Confluence en Bitbucket behoren tot de belangrijkste tools die we elke dag gebruiken. We moesten ze allemaal in één keer migreren om ervoor te zorgen dat onze teams geen rekening hoefden te houden met downtimes." Bovendien moest het team ervoor zorgen dat de impact op de standaard werkprocessen van hun collega's minimaal was. Dat betekende dat de cloud moest worden verbonden met het systeem voor eenmalige aanmelding van FATH om te voorkomen dat werknemers herhaaldelijk moesten schakelen tussen het datacentersysteem en het nieuwe cloudsysteem.

Kleine stappen naar succes

Om de transitie soepel en probleemloos te laten verlopen, begon het team van XALT met het opstellen van een migratieplan waarin elke afzonderlijke stap werd beschreven. FATH en XALT hebben gedurende het hele proces ook dagelijks bijgepraat, naast wekelijkse managementvergaderingen om de voortgang van het project te bespreken. De teams die verantwoordelijk waren voor de migratie, maakten gebruik van een aanpak waarbij de applicaties stukje bij beetje naar een sandbox-instance werden gemigreerd, de huidige status van elke applicatie werd geanalyseerd en continue foutenanalyses werden uitgevoerd. Deze bevindingen werden vervolgens gebruikt om eventuele fouten op te lossen die werden ontdekt in de bronomgeving, het datacenter. Dit werd gevolgd door een re-integratie in de sandbox om de wijzigingen te evalueren en eventuele nieuwe fouten te identificeren.

Dit proces werd voortgezet totdat alle fouten waren geïdentificeerd en opgelost, of tot ze met de relevante belanghebbenden waren besproken. De teams van de FATH Group en XALT konden er daarom voor zorgen dat de uiteindelijke migratie van applicaties, inclusief alle data, workflows en marketplace-apps, naar de Atlassian Cloud vlekkeloos en zonder onverwachte problemen verliep. Ten slotte ging het nieuwe systeem live voor FATH-collega's.

Getallen spreken dezelfde taal

Al met al duurde het hele migratieproces ongeveer zes maanden, van medio 2021 tot het einde van het jaar. Eckhard Nees van FATH vertelt trots: "XALT heeft met grote toewijding gewerkt om de migratie te bevorderen. Alle noodzakelijke wijzigingen in Atlassian werden ook snel doorgevoerd. Het was een geslaagd project!"

Tijdens de omschakeling zijn enkele functies verloren gegaan, maar deze zijn sindsdien elders gecompenseerd. En als het gaat om het succes van de migratie, spreken de cijfers voor zich: FATH slaagde erin de beschikbaarheid van het systeem te verhogen tot 99,9% en het aantal uren downtime per jaar terug te brengen tot bijna nul. Het verschil zit hem in de voordelen die SaaS biedt: de automatische systeemupdates die Atlassian regelmatig uitbrengt voor zijn oplossingen. De bedrijfskosten voor onder andere personeel, onderhoud en downtime werden ook met ongeveer 20% verlaagd. Dat zijn besparingen die nu elders goed kunnen worden gebruikt.

Maar de voordelen van de cloud gaan verder dan ruwe cijfers en omvatten ingebouwde beveiligings- en gegevensbeschermingsopties, die kunnen helpen om naleving van de AVG te waarborgen, of het centrale systeemdashboard. Dit betekent dat nu alle Atlassian-applicaties tegelijkertijd kunnen worden beheerd, iets waar FATH gebruik van maakt bij het identiteits- en toegangsbeheer. Daarnaast stelt een sandbox-omgeving het bedrijf in staat om nieuwe configuraties en toepassingen te testen voordat ze worden geïmplementeerd. Zo kunnen mogelijke fouten worden voorkomen. Deze leverancier van machineonderdelen en innovatieve productieoplossingen bespaart nu kosten, voorkomt frustratie bij klanten en stelt zijn werknemers in staat veiliger en efficiënter te werken.