Ginkgo Bioworks + Atlassian
Door over te stappen naar de cloud en samen te komen rondom Atlassian-producten voor servicemanagement, kunnen we niet-lineair schalen, beschikken we over de statistieken om de investeringen te ondersteunen die we nodig hebben en de winstgevendheid verhogen.
Sector
Gezondheidszorg en life sciences
Locatie
Hoofdkantoor in Boston, MA
Aantal gebruikers
1200
Atlassian-producten
Gebruikte apps
Solution-partner
Ginkgo Bioworks verdrievoudigt elk jaar zijn productie en halveert de kosten voor slimmere beslissingen door over te stappen op Atlassian Cloud Premium
Nadat Ginkgo Bioworks jarenlang de implementaties van Atlassian-producten op locatie heeft gebruikt, wilde het bedrijf meer opslag, snelheid en schaalbaarheid om hun agressieve bedrijfsdoelstellingen en ambitieuze missie te kunnen realiseren. Door te migreren naar Atlassian Cloud Premium met ondersteuning van Solution Partner Praecipio Consulting, heeft Ginkgo Bioworks het onderhoud uitbesteed, de nauwkeurigheid en zichtbaarheid van gegevens verbeterd voor betere besluitvorming, en nieuwe functies ontdekt die het bedrijf helpen de output te verdrievoudigen en de kosten per jaar te halveren.
DNA-programmering. Slijmzwammen. Biosynthetische genclusters. Dit soort termen zul je niet snel tegenkomen in een Jira- of Confluence-installatie. Maar het team van Ginkgo Bioworks bespreekt dit soort complexe biotechnologische onderwerpen tijdens hun koffiepauze.
Ginkgo is opgericht in 2008 met een simpele vraag in gedachten: "Wat als we alles kunnen laten groeien?" Hun werk in synthetische biologie draait om het ontwikkelen en programmeren van DNA om alternatieven te creëren voor chemicaliën en organismen waar veel vraag naar is of weinig van aanbod is, van het ondersteunen van Moderna bij het creëren van de grondstoffen voor hun COVID-19-vaccin tot het ontwikkelen van vervangende hulpbronnen die bedreigde diersoorten en planten kunnen redden. "Ik vertel mensen dat ik voor het coolste bedrijf ter wereld werk", zegt Dave Treff, Head of Digital Operations. "Ginkgo Bioworks is een missiegericht bedrijf. We bestaan omdat we de wereld willen redden van klimaatverandering. Daarom werken mensen hier graag."
Het ontwikkelen van nieuwe organismen om dergelijke hoge doelstellingen te bereiken, vereist de nieuwste en beste technologie in elk aspect van hun bedrijf. Ginkgo Bioworks maakte al jaren gebruik van on-premise implementaties van Atlassian-producten om hun werk mogelijk te maken voordat de versnelde groei de behoefte aan meer opslag, snelheid en schaalbaarheid veroorzaakte. Als vooruitstrevend, lean opererend bedrijf dat prioriteit geeft aan cloudoplossingen, was een migratie naar Atlassian Cloud Premium een duidelijke keuze.
Door over te stappen naar de cloud met support van Atlassian en Solution Partner Praecipio Consulting, heeft Ginkgo Bioworks het onderhoud ontlast, de nauwkeurigheid en zichtbaarheid van gegevens aanzienlijk verbeterd voor betere besluitvorming, en nieuwe functies ontgrendeld die hun exponentiële groei helpen stimuleren. Met meer tijd, energie en budget om aan hun kernactiviteiten te besteden, ligt het team op schema om de output die ze vandaag hebben te verdrievoudigen, de kosten met meer dan 50% te verlagen en misschien zelfs slijmzwammen populair te maken.
Vanuit het perspectief van een gebruiker verliep de migratie naadloos en zonder problemen. Ze hebben zich aangemeld en alles was hetzelfde, maar beter.”
Dave Treff
Head of Digital Operations
Op een missie om te migreren voor opslag, snelheid en service
In de loop der jaren is Atlassian een onmisbaar onderdeel geworden van het dagelijkse leven van de medewerkers bij Ginkgo Bioworks. Confluence fungeerde als de bedrijfsbrede kennisdatabase voor basisinstructies en beleid, wetenschappelijke laboratoriumnotities en documentatie en financiële administratie, die geïntegreerd is met de Comala Document Management-plug-in voor naleving). Ook softwareontwikkelaars en synthetische biologen gebruikten Jira om hun werk te beheren en bij te houden. Toen het team zich realiseerde dat ontwikkelings- en operationele groepen twee verschillende tools gebruikten voor servicemanagement, wilden ze zich consolideren rond één enkele oplossing door hun bestaande ticketsysteem en rommelige spreadsheets te vervangen door Jira Service Management. Momenteel wordt het product in het hele bedrijf opgeschaald als de belangrijkste methode om hulp van andere teams in te roepen.
"Binnen enkele dagen na de implementatie van Jira Service Management kwamen andere teams naar ons toe en zeiden: 'Hé, ik moet aanvragen op dezelfde manier beheren als jij'", vertelt Bruce Kozuma, Senior Group Product Manager. "We hebben het gebouwd, en ze waren er meteen. Teams van milieu, gezondheid en veiligheid (EHS), laboratoriumactiviteiten, automatiseringsteams en zelfs bedrijfsontwikkeling, die allemaal Jira Service Management willen gebruiken."
Naarmate meer en meer afdelingen Atlassian-tools gingen gebruiken, begon Ginkgo Bioworks verschillende veelvoorkomende uitdagingen van on-premise implementaties tegen te komen: opslaglimieten, onderhoudsverplichtingen en operationele problemen. "Toen Atlassian besloot dat ze zich op de cloud zouden concentreren en de opslaglimiet per account wegnam, zei ik: 'Haal ons nu van servers af! Zo kunnen we niet schalen,'" herinnert Dave zich. "Iedereen was het erover eens dat we naar de cloud moesten gaan. We draaien erg lean en elke andere tool die we gebruiken is cloudgebaseerd. Het was een vanzelfsprekende beslissing."
Naast het bereiken van snelle consensus over migratie, was het team ook afgestemd op hun behoefte aan een Solution-partner. "We wisten dat we een echt goede, betrouwbare partner nodig hadden die alles weet en ons kon helpen bij de overstap naar de cloud. We kozen voor Praecipio Consulting omdat ze een Solution-partner van het hoogste niveau waren", zegt Dave.
Samen begonnen Praecipio Consulting en Ginkgo Bioworks aan een drie maanden durend migratieproces dat hun onmiddellijke uitdagingen zou verlichten en zou leiden tot duurzame verbeteringen om hun service aan elkaar en aan de wereld te veranderen.
We hebben geen problemen meer als 'Ik kan die ticket niet zien omdat deze zich in een heel ander systeem bevindt'.”
Bruce Kozuma
Senior Group Product Manager
Opschoning en samenwerking zorgen voor een soepele transitie
De eerste opdracht van Praecipio Consulting was om voor elke stap een duidelijk plan op te stellen, van voorbereiding tot migratie en ondersteuning na de productie. Opruimen was hun eerste grote prioriteit. Dave zegt: "Onze Jira en Confluence waren rommelig omdat niemand ze beheerde. We konden niets vinden, er zaten hiaten in de gegevens en informatie was ook verspreid over Google Docs. We hebben Praecipio Consulting gevraagd om te helpen alles te ordenen." Praecipio Consulting Partner Christopher Pepe verwachtte dat Ginkgo Bioworks al hun gegevens naar de cloud zou willen overbrengen, dus hij was aangenaam verrast dat ze zo open stonden om eerst op te ruimen. "Er is een trend om sneller naar de cloud te gaan, in plaats van gegevens in dezelfde resolutie te moeten bewaren als op locatie", zegt hij.
Praecipio Consulting begon met het evalueren van de on-premise installaties van Ginkgo Bioworks en het geven van suggesties voor herstructurering, zodat gebruikers na de migratie sneller en gemakkelijker informatie konden vinden. Vervolgens hebben ze Jira en Confluence geüpgraded, geëvalueerd welke apps naar de cloud kunnen en moeten worden overgedragen en hebben ze links bijgewerkt om fouten te voorkomen. Onderweg werkte iedereen samen om eventuele problemen op te lossen. "We hebben met Atlassian samengewerkt om een deel van de backend-overgang af te handelen. Ze leverden echt geweldige service, zoals het controleren van de database, dus er waren geen rare technische problemen", zegt Bruce. Hij denkt ook dat Praecipio Consulting cruciaal was voor hun migratiesucces. "De algehele migratie-ervaring verliep zo soepel mogelijk dankzij de inspanningen van Praecipio Consulting", legt hij uit. "Ze leveren consequent wat we willen, kijken hoe het met ons gaat en geven ons toegang tot hun beste team. Ik kan iedereen naar ze toesturen en ik weet dat ze professioneel, grondig en deskundig zullen zijn, dat ze een zeer intelligent proces zullen volgen en dat we erop kunnen vertrouwen dat ze ons de beste informatie geven."
Met vertrouwde partners en een strategische aanpak was Ginkgo Bioworks ervan overtuigd dat ze alle ingrediënten hadden die ze nodig hadden voor een eenvoudige migratie.
"Toen Atlassian besloot dat ze zich op de cloud zouden concentreren, zei ik: 'Haal ons nu van servers af! Zo kunnen we niet schalen.' Iedereen was het erover eens dat we naar de cloud moesten gaan."
Dave Treff
Head of Digital Operations
Het gebruik 'explodeerde' naarmate werknemers nieuwe functies, integraties en automatiseringen ontdekken
De teams van Dave en Bruce haalden opgelucht adem toen ze een paar maanden later officieel overstapten naar Atlassian Cloud. "Vanuit het perspectief van een gebruiker verliep alles naadloos en zonder problemen. Ze hebben zich aangemeld en alles was hetzelfde, maar beter", vertelt Dave.
Nadat Praecipio Consulting en Ginkgo Bioworks bevestigden dat de migratie met succes was voltooid, begonnen ze nieuwe tools, functies en automatiseringen te integreren voor efficiëntie, beveiliging en zichtbaarheid. "Er zijn niet langer problemen van 'Ik kan die ticket niet zien omdat deze zich in een heel ander systeem bevindt.' We kregen bijvoorbeeld een melding van enkele ontevreden klanten in één systeem. We konden het onderzoek uitvoeren en van het ene ticket naar het andere ticket en het andere team gaan omdat ze in hetzelfde systeem waren gekoppeld", legt Bruce uit.
Dave vertelt dat na de migratie "het gebruik in het hele bedrijf explodeerde", waardoor de behoefte aan verbeterde beveiliging en gestroomlijnd rechtenbeheer werd blootgelegd. Door Atlassian Access en Okta te integreren, heeft Ginkgo Bioworks nu eenmalige aanmelding en op rollen gebaseerd beheer, waardoor de IT-afdeling werknemers snel toegang kan geven tot precies wat ze nodig hebben door ze toe te wijzen aan een groep, in plaats van persoon voor persoon of tool voor tool toegang te verlenen. "Mensen willen onmiddellijk toegang en het is superbelangrijk om ze snel aan de slag te krijgen", zegt Dave. "We wijzigen regelmatig rollen van mensen en teams, dus we moeten gegevens gescheiden maar toch beschikbaar houden. Op rollen gebaseerde rechten via één centrale locatie maken dit eenvoudig."
Gemak en snelheid zijn veelvoorkomende thema's voor Ginkgo Bioworks, dus ze gingen ook samen met Praecipio Consulting aan de slag om meer gebruik te maken van de tools en functies binnen Jira Service Management. "Met Jira Service Management Premium gebruiken we Insight voor assetbeheer en kunnen we Opsgenie [voor het beheer van grote incidenten] beter integreren, zodat we de roosters en diensten van iedereen in beeld hebben. Dat was geweldig", zegt Bruce. Hij en Dave wijzen op de uitgebreide inventaris van laboratoriumapparatuur van Ginkgo Bioworks als een gebied waar Jira Service Management een enorme impact zal hebben. Dankzij de mogelijkheden voor assetbeheer, kan de IT-afdeling meer dan 700 apparaten in de gaten houden, die vaak van het ene naar het andere lab worden verplaatst. Als er een defect is, dan waarschuwen de functies voor respons bij grote incidenten de oproepbare medewerker voor onderhoud. Dit versnelt niet alleen afhandeling, maar het zorgt er ook voor dat je minder personeel nodig hebt. Bruce vertelt: "Insight wordt de spil van onze strategie voor IT-assetbeheer en verandermanagement."
Driemaal de output, de helft van de kosten, exponentiële mogelijkheden
De toegang tot de nieuwste en beste cloudfuncties stimuleert de groei en innovatie van Ginkgo Bioworks. Het eerste jaar na de migratie stond alles in het teken van de basismogelijkheden. Het tweede jaar zal gericht zijn op op gegevens gebaseerde besluitvorming en naleving. Het team heeft een lang verlanglijstje van optimalisaties in het verschiet, waaronder het uitbreiden van Jira Service Management in het hele bedrijf, het gemakkelijker maken om gegevens in Slack op te zoeken, het analyseren van ticketgegevens om opleidingsbehoeften en winstgevendheidtrends vast te stellen, en het verbeteren van de zoekfunctie in Confluence. En dat alles heeft gevolgen voor de hele organisatie. "Dit gaat veel verder dan alleen het afhandelen van ticket. We werken samen met Praecipio Consulting om projecten op te zetten die het bedrijf echt zullen veranderen", zegt Bruce.
Deze impact wordt mogelijk gemaakt door de samenwerking van Ginkgo Bioworks met Praecipio Consulting en Atlassian. "Omdat we ons geen zorgen hoeven te maken over hardware of besturingssystemen, kunnen we ons concentreren op beleid en procedures, Sarbanes-Oxley [financiële administratie en rapportage], quality assurance, controleerbaarheid, naleving en andere aanbevelingen, zodat Ginkgo Bioworks voorop kan blijven lopen", zegt Bruce.
Verder gaan dan hun eerdere prestaties en de concurrentie voorblijven is precies wat Ginkgo Bioworks van plan is. Ze hebben grote dromen, en met een solide cloudplatform en -partner is het team goed op weg om ze waar te maken. "We hebben onze productie verdrievoudigd en geprobeerd de kosten per soort te halveren," legt Dave uit. "Dat betekent dat we over drie jaar theoretisch een netwerk en opslag nodig die 27 keer zo groot zijn als die we nu hebben. Maar door over te stappen op de cloud en samen te komen rondom Atlassian-producten voor servicemanagement, kunnen we niet-lineair schalen, beschikken we over de statistieken om de investeringen te ondersteunen die we nodig hebben en kunnen we de winstgevendheid verhogen."
Cloud-gereedheidstest
Overweeg jij ook een cloudmigratie?
De volgende stap zetten
Demo cloudmigraties
Vragen over wat er nodig is om naar Atlassian Cloud te migreren?
Meer informatie
We staan voor je klaar
Neem contact op met een medewerker van Atlassian voor meer informatie.