In 30 dagen naar meer innovatie en werknemersgeluk: het cloudmigratieverhaal van Lucid

Een 'perfect storm' zorgt voor een snelle overstap naar de cloud

In de loop der tijd werd cloudtechnologie beter en werd het de industriestandaard, terwijl servergebaseerde tools duurder en moeilijker te onderhouden werden. Plug-ins waren ingewikkeld om te beheren, doorlopende updates moesten handmatig worden geïmplementeerd en de capaciteit nam af naarmate Lucid groeide.

In 2019 heeft het bedrijf een upgrade uitgevoerd naar Atlassian Data Center om een deel van de operationele kopzorgen van het onderhoud van tools op locatie weg te nemen en te profiteren van een modernere ervaring. Ze wisten toen al dat migreren naar de cloud hun uiteindelijke doel was, het was gewoon een kwestie van timing.

"We wilden onszelf als leider in de branche positioneren. Je ziet geen leiders in de SaaS-branche die oplossingen op locatie gebruiken", zegt David. "Ons bedrijf biedt waarde door functies te maken, ons product stabieler te maken en te innoveren. Alle tijd die we besteden aan het onderhouden van interne tools is gelegenheidsverlies."

Lucid wilde niet alleen best practices uit de branche volgen en onderhoud ontlasten, maar ook migreren, zodat ze hun eigen cloudgebaseerde producten en hun exclusieve Atlassian Cloud-apps op dezelfde manier konden gebruiken als hun klanten dat doen (een waardevolle stap om empathie en innovatie te stimuleren), terwijl ze tegelijkertijd de beveiliging konden verbeteren en toegang op afstand konden bieden voor werknemers.

Lucid vergeleek elk jaar de kosten en baten van cloudmigratie, en in 2020 werd een transitie opeens voordelig. De beslissing was eenvoudig dankzij alle analyses die ze in de loop der jaren hadden uitgevoerd. David zegt dat het "uiteindelijk een 'perfect storm'” was om de juiste redenen en de juiste mensen te hebben, en ze allemaal op het juiste moment op één lijn te krijgen.

Concentreren, valideren, communiceren: de drie kernwaarden van Lucid om in één maand te migreren

Met een goed gedefinieerde visie om zelf te kunnen doen wat ze anderen adviseren (werken aan de cloud) en een agressieve tijdlijn om dit te bereiken (30 dagen), begonnen Lucid en Oxalis zich voor te bereiden op de migratie door zich te concentreren op het verplaatsen van alleen de meest noodzakelijke en waardevolle activa. "We hebben als bedrijf besloten dat de overstap naar de cloud belangrijker was dan ervoor te zorgen dat we 100% pariteit hadden met wat we op locatie hadden. Dat maakte een groot verschil", herinnert David zich. "Onze interne filosofie is dat als we er geen waarde meer uit halen, we geen middelen blijven investeren en stoppen met onderhoud."

Deze filosofie heeft in de loop der tijd het plug-in-beleid gevormd. Ze hadden al vastgesteld welke plug-ins niet meer intensief werden gebruikt of te moeilijk te verplaatsen zouden zijn. Dit hielp Oxalis en Lucid bij het plannen van de cloudmigratie. In plaats van uitgebreid in kaart te moeten brengen welke oude functionaliteiten naar de nieuwe omgeving moesten, stelde het team vast wat ze wilden en nodig hadden om te verhuizen en stopte vervolgens met de rest van de plug-ins.

De bijgewerkte Jira Cloud Migration Assistant-tool van Atlassian kwam ook goed van pas door gebruikerstoewijzing intuïtiever te maken, geavanceerdere support te bieden voor aangepaste veldtypen en migratie van projectoverschrijdende borden mogelijk te maken. Door tijd te besparen op deze taken kon Lucid zich meer concentreren op testen, wat niet alleen belangrijk was om problemen te voorkomen, maar ook om betrokkenheid te creëren en organisatieveranderingen te beheren. Ze zetten ongeveer 20 testers uit de hele organisatie in, zodat Engineering kon zien hoe de cloudomgeving werkte bij verschillende use-cases.

"Oxalis heeft ontdekt dat regelmatig de migratie proefdraaien in combinatie met het testen van gebruikersacceptatie mensen helpt om zich aan te passen aan de verschillen tussen de implementatie op locatie en de cloudimplementaties van Atlassian", zegt Jake. "We konden de beste bronnen uit de interne documentatie van Atlassian en Lucid gebruiken om van tevoren echt duidelijk te communiceren wat ze konden verwachten, waardoor werknemers er vertrouwen in kregen dat ze een plan hadden om een stabiele ervaring te garanderen."

Deze doelbewuste investeringen in testen en communicatie hebben hun vruchten afgeworpen toen Lucid verschillende testfasen voltooide en slechts een paar weken later de overstap naar de cloud maakte. De migratie werd binnen een weekend voltooid en verliep probleemloos. "Omdat we zoveel testfasen en UAT-tests op meerdere installaties hadden uitgevoerd, was er maar één prolbeem op de dag van migratie. En dat konden we meteen oplossen," zegt David.

De verandering verliep zo soepel dat werknemers er nauwelijks iets van merkten. "Toen mensen op maandag begonnen met werken, merkten ze eigenlijk niet dat er iets was veranderd. Dat was ook precies wat we wilden. Ze wisten alleen dat ze nu vanaf hun telefoon toegang hadden tot het systeem”, zegt David. Mensen die bang waren voor het verlies van gegevens of onderbrekingen in hun werk waren aangenaam verrast. Uren en weken later was het alsof ze altijd al met Atlassian Cloud hadden gewerkt. "Toen ik voor het eerst hoorde dat we naar Atlassian Cloud zouden overstappen, maakte ik me zorgen hoe dit van invloed zou zijn op mijn bestaande gegevens en workflow. Nu is het net alsof het nooit anders is geweest”, zegt Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.

Medewerkers profiteren ook van de verbeterde ervaring en handige functies van Atlassian Cloud. "De interface van Jira is beter en alles werkt soepeler", legt Productmanager Chance Ramey uit. "Jira Plannen is ook een gamechanger. Wanneer prioriteiten veranderen, kunnen we onze plannen direct bijwerken en weten we gelijk of we klaar zijn voor een release."

Grote tijdwinst, plus onschatbare medewerkerstevredenheid

Slechts 30 dagen nadat Lucid de beslissing had genomen om te migreren, werkte Lucid naadloos met Atlassian Cloud en profiteerden ze van de snelheid, beveiliging en stressvrije ervaring waar ze al jaren van droomden. "We hoeven ons geen zorgen meer te maken over het onderhoud van de database, het onderhoud en de configuratie van servers, het automatiseren van de Data Center-configuratie en verschillen in omgevingen. We weten dat Atlassian kwetsbaarheden oplost die zich voordoen. Er zijn minder dingen waar het SRE-team zich bewust van moet zijn en zich zorgen over hoeft te maken. Ze zijn in staat om onze productieomgeving consistent te beheren, wat stress verlicht, de hoeveelheid testen die ze moeten uitvoeren vermindert en ze op andere vlakken worden ontlast", zegt David.

Zijn team heeft ook veel tijd bespaard op oplossingen, schalen en onderbrekingen, waarvan er velen inspanning vereisten, maar niet veel waarde toevoegden. "SRE's is het team dat het meest heeft geprofiteerd. Ze besparen per week 25% van hun tijd doordat ze nu met Atlassian Cloud werken", zegt hij. "Minstens twee keer per maand moest een van onze tien teamleden stoppen met wat ze aan het doen waren en vijf minuten tot een paar uur besteden aan iets repareren. Vervolgens waren er de updates en herzieningen. Aan schalen was ook moeilijk aan te passen. Al deze taken namen apart van elkaar maar een paar minuten in beslag, maar het stapelde zich op, creëerde niet veel waarde en onderbrak ons vaak tijdens vergaderingen en in het weekend. Nu hoeven we al deze activiteiten niet meer uit te voeren", legt David uit.

Met minder onderbrekingen en vervelende taken, samen met eenvoudigere manieren van werken en samenwerken, kunnen de werknemers van Lucid eindelijk van dezelfde pluspunten profiteren als hun klanten. Terwijl ze vooruit blijven stevenen, kijkt het team ernaar uit om Atlassian Cloud binnen handbereik en Oxalis aan hun zijde te hebben om het geluk van medewerkers te ondersteunen, hun productiviteit te verhogen en klanten te helpen aan hun toekomst te bouwen.