Close
Lucid-logo
Lucid Software + Atlassian

"We wilden onszelf als leider in de branche positioneren. Je ziet geen leiders in de SaaS-industrie die oplossingen op locatie gebruiken", zegt David. - David Torgenson, VP van Infrastructuur en IT

25%

25%

tijd aan engineering bespaard door te migreren naar de cloud

In 30 dagen naar meer innovatie en werknemersgeluk: het cloudmigratieverhaal van Lucid

Lucid Software, de toonaangevende leverancier van software voor visuele samenwerking, gelooft dat het geluk van klanten is gebaseerd op het geluk van werknemers, dus investeren ze naast externe ook veel in interne verbeteringen. Hun migratie naar Atlassian Cloud helpt beide doelen te bereiken. In slechts 30 dagen hebben Lucid en Solution-partner Oxalis de implementatie van Atlassian-tools op locatie soepel naar de cloud getransformeerd, waardoor de positie van Lucid als leider op het gebied van SaaS werd verstevigd en tegelijkertijd tijdwinst, innovatie en werknemerstevredenheid werden verhoogd. Lees verder voor meer informatie over hun reis en de belangrijkste lessen die ze hebben geleerd.

Als moderne professionals horen we keer op keer dat de klant koning is en dat de focus van organisaties moet liggen op het verbeteren van hun leven. Hoewel het team achter Lucid Software, de toonaangevende leverancier van visuele samenwerkingssoftware, het van harte eens is met deze mantra, is hun aanpak om dit te bereiken een beetje anders: ze geloven dat het geluk van klanten is gebaseerd op het geluk van werknemers, dus investeren ze naast externe ook veel in interne verbeteringen. Beide fronten profiteerden van de migratie van Lucid naar Atlassian Cloud.

Het team gebruikte al jaren on-premise implementaties van Jira en Confluence in hun dagelijkse werk en beoordeelde regelmatig of en wanneer ze naar de cloud moesten overstappen. In 2021 wees alles erop dat de tijd rijp was. Om zichzelf te versterken als SaaS-leiders, hun product in de cloud te gebruiken (op dezelfde manier als hun klanten dat doen) en de snelle, veilige ervaring te bieden waar medewerkers naar verlangden, schakelde Lucid oplossingspartner Oxalis in om in recordtijd te migreren.

Binnen 30 dagen voltooiden Lucid en Oxalis wat normaal gesproken een migratie van drie tot zes maanden zou zijn. In nauwe samenwerking hebben de partners strategische afwegingen gemaakt om snel te handelen en transformeerden de Atlassian-producten van het bedrijf in een goed presterend, schaalbaar cloudsysteem dat de efficiëntie en effectiviteit van Lucid een boost gaf. Tegenwoordig besparen werknemers tijd en maken ze zich minder zorgen, wat zorgt voor een gelukkiger werkomgeving en, op zijn beurt, gelukkiger klanten.

Onderweg heeft Lucid grote winst behaald en leerden ze belangrijke lessen. Hier lees je hoe ze de transitie naar Atlassian Cloud hebben doorlopen, samen met hun beste tips voor kleine en middelgrote bedrijven die aan hun eigen migratietraject beginnen.

De toekomst visualiseren en bouwen voor hun klanten en bedrijf

De Visual Collaboration Suite van Lucid (waaronder de producten Lucidchart, Lucidspark en Lucidscale) speelt in op moderne manieren van werken en samenwerken. In plaats van te vertrouwen op een eindeloze stroom tekst om een punt over te brengen, kunnen collega's overal ter wereld in een gedeelde canvas werken om zo ongeveer alles te visualiseren. Denk aan leidinggevenden die samenkomen op een virtueel whiteboard om te brainstormen over een nieuw strategisch plan, of een DevOps-team dat samenwerkt aan het visuele ontwerp voor een nieuwe cloudarchitectuur.

Toen Lucid in 2010 werd opgericht, stond cloudtechnologie nog in de kinderschoenen. De VP van Infrastructuur en IT, David Torgerson, vertelt dat hun kleine team vertrouwde op Google Docs voor het delen van kennis en Mantis voor tickets indienen, maar naarmate het bedrijf groeide, bleken die tools al snel niet meer voldoende. "Het was onmogelijk om iets te vinden", zegt hij terwijl hij terugdenkt. "Toen we eenmaal meer dan een handvol mensen in dienst hadden, moest er een consistentere manier komen om informatie op te slaan. Dat is waar Jira en Confluence om de hoek kwamen kijken."

Het team van David implementeerde on-premise instanties van Jira en Confluence, toentertijd de populairste implementatiemethode van Atlassian, die al snel door het hele bedrijf werden geaccepteerd. Jira werd hun favoriete tool voor het prioriteren en voltooien van epics, story's en ontwikkelingstaken. Ze wendden zich tot Confluence voor documentatie en roadmaps, draaiboeken, oproeplogboeken, rapportage en meer.

Hoewel veel bedrijven 'het instellen en vergeten' wanneer ze nieuwe technologische oplossingen toevoegen, is het de missie van Lucid om hun klanten te helpen de toekomst te visualiseren en te bouwen en ze volgen dezelfde aanpak binnen het eigen bedrijf. Het gebruik van Atlassian op locatie voldeed op dat moment aan hun behoeften, maar ze keken altijd vooruit en verkenden manieren om hun omgeving te optimaliseren.

"Ons bedrijf biedt waarde door functies te maken, ons product stabieler te maken en te innoveren. Alle tijd die we besteden aan het onderhouden van interne tools is gelegenheidsverlies."

David Torgerson
VP van Infrastructuur en IT

Een 'perfect storm' zorgt voor een snelle overstap naar de cloud

In de loop der tijd werd cloudtechnologie beter en werd het de industriestandaard, terwijl servergebaseerde tools duurder en moeilijker te onderhouden werden. Plug-ins waren ingewikkeld om te beheren, doorlopende updates moesten handmatig worden geïmplementeerd en de capaciteit nam af naarmate Lucid groeide.

In 2019 heeft het bedrijf een upgrade uitgevoerd naar Atlassian Data Center om een deel van de operationele kopzorgen van het onderhoud van tools op locatie weg te nemen en te profiteren van een modernere ervaring. Ze wisten toen al dat migreren naar de cloud hun uiteindelijke doel was, het was gewoon een kwestie van timing.

"We wilden onszelf als leider in de branche positioneren. Je ziet geen leiders in de SaaS-branche die oplossingen op locatie gebruiken", zegt David. "Ons bedrijf biedt waarde door functies te maken, ons product stabieler te maken en te innoveren. Alle tijd die we besteden aan het onderhouden van interne tools is gelegenheidsverlies."

Lucid wilde niet alleen best practices uit de branche volgen en onderhoud ontlasten, maar ook migreren, zodat ze hun eigen cloudgebaseerde producten en hun exclusieve Atlassian Cloud-apps op dezelfde manier konden gebruiken als hun klanten dat doen (een waardevolle stap om empathie en innovatie te stimuleren), terwijl ze tegelijkertijd de beveiliging konden verbeteren en toegang op afstand konden bieden voor werknemers.

Lucid vergeleek elk jaar de kosten en baten van cloudmigratie, en in 2020 werd een transitie opeens voordelig. De beslissing was eenvoudig dankzij alle analyses die ze in de loop der jaren hadden uitgevoerd. David zegt dat het "uiteindelijk een 'perfect storm'” was om de juiste redenen en de juiste mensen te hebben, en ze allemaal op het juiste moment op één lijn te krijgen.

Pro-tip van Lucid: neem contact op met een partner wanneer je meer support, snelheid en/of expertise nodig hebt.

Lucid vroeg Solution-partner Oxalis om hulp omdat ze de nuances van de cloud beter wilden begrijpen en een ervaren team wilden hebben dat hen snel kon begeleiden bij het ordenen van gegevens, structureren van beveiligingsmachtigingen en oplossen van complexe problemen.

Davids team waardeerde het dat Oxalis zeer deskundig was op het gebied van Atlassian Cloud-migraties, maar ook bereid was toe te geven wanneer ze meer onderzoek moesten doen of nog verder na moesten denken. "We wisten dat er een hiaat was. Toen we dit proces alleen begonnen, was het niet duidelijk of uitdagingen waarmee we werden geconfronteerd bekende problemen, verwachte veranderingen of hiaten waren in ons eigen begrip. Het Oxalis-team belde snel wanneer problemen vaak voorkwamen of helemaal nieuw waren", vertelt David. "We vertrouwden op hen als experts, dus we konden samenkomen, het geluid eruit filteren en samenwerken aan het oplossen van de echt moeilijke problemen.”

Het managementteam van Lucid was volledig betrokken bij de migratie en trouw aan hun innovatieve geest daagden ze Engineering uit om zichzelf nog verder te pushen. "Onze CEO heeft altijd al voor een gevoel van urgentie gezorgd, niet vanuit een onrealistisch standpunt, maar gewoon om ervoor te zorgen dat mensen altijd ambitieus zijn en strijden om aan de top te blijven. Dus zei hij: 'Wat zou er nodig zijn om deze migratie over twee weken af te ronden?'”

Oxalis was klaar voor een uitdaging, maar vertelde het team dat een migratie als deze normaal gesproken ongeveer zes maanden zou duren. Na het bespreken van afwegingen kwamen ze overeen over een agressieve maar uitvoerbare tijdlijn: 30 dagen. Het zou moeilijk zijn, maar met nauwe samenwerking en strategische compromissen hadden beide teams er vertrouwen in dat ze het doel konden bereiken.

Pro-tip van Lucid: zorg voor een kristalheldere visie.

Jake Sullivan, management consultant bij Oxalis, vertelt dat een van de 'superkrachten' van Lucid was om volledig afgestemd een gedeelde visie te hebben en vertrouwen op te bouwen om consensus te bereiken en het proces te versnellen. David voegt eraan toe: "Door onze visie intern uit te spreken, werd intern enthousiasme opgebouwd. We wilden aan de eindmedewerker duidelijk maken wat de migratie inhield en niet alleen maar zeggen: 'Nu gebruik je de cloud'."

Ons doel was om het leven van werknemers zo gemakkelijk mogelijk te maken en ze de dingen te bieden die ze het meest waardevol zouden vinden - dingen waar ze naar uit konden kijken. Door dat concreet te maken voor elke werknemer en de waarde te laten zien die ze eruit zouden halen, was de overstap eenvoudiger en raakten mensen geïnteresseerd in plaats van gefrustreerd."

David Torgerson
VP van Infrastructuur en IT

Concentreren, valideren, communiceren: de drie kernwaarden van Lucid om in één maand te migreren

Met een goed gedefinieerde visie om zelf te kunnen doen wat ze anderen adviseren (werken aan de cloud) en een agressieve tijdlijn om dit te bereiken (30 dagen), begonnen Lucid en Oxalis zich voor te bereiden op de migratie door zich te concentreren op het verplaatsen van alleen de meest noodzakelijke en waardevolle activa. "We hebben als bedrijf besloten dat de overstap naar de cloud belangrijker was dan ervoor te zorgen dat we 100% pariteit hadden met wat we op locatie hadden. Dat maakte een groot verschil", herinnert David zich. "Onze interne filosofie is dat als we er geen waarde meer uit halen, we geen middelen blijven investeren en stoppen met onderhoud."

Deze filosofie heeft in de loop der tijd het plug-in-beleid gevormd. Ze hadden al vastgesteld welke plug-ins niet meer intensief werden gebruikt of te moeilijk te verplaatsen zouden zijn. Dit hielp Oxalis en Lucid bij het plannen van de cloudmigratie. In plaats van uitgebreid in kaart te moeten brengen welke oude functionaliteiten naar de nieuwe omgeving moesten, stelde het team vast wat ze wilden en nodig hadden om te verhuizen en stopte vervolgens met de rest van de plug-ins.

De bijgewerkte Jira Cloud Migration Assistant-tool van Atlassian kwam ook goed van pas door gebruikerstoewijzing intuïtiever te maken, geavanceerdere support te bieden voor aangepaste veldtypen en migratie van projectoverschrijdende borden mogelijk te maken. Door tijd te besparen op deze taken kon Lucid zich meer concentreren op testen, wat niet alleen belangrijk was om problemen te voorkomen, maar ook om betrokkenheid te creëren en organisatieveranderingen te beheren. Ze zetten ongeveer 20 testers uit de hele organisatie in, zodat Engineering kon zien hoe de cloudomgeving werkte bij verschillende use-cases.

"Oxalis heeft ontdekt dat regelmatig de migratie proefdraaien in combinatie met het testen van gebruikersacceptatie mensen helpt om zich aan te passen aan de verschillen tussen de implementatie op locatie en de cloudimplementaties van Atlassian", zegt Jake. "We konden de beste bronnen uit de interne documentatie van Atlassian en Lucid gebruiken om van tevoren echt duidelijk te communiceren wat ze konden verwachten, waardoor werknemers er vertrouwen in kregen dat ze een plan hadden om een stabiele ervaring te garanderen."

Pro-tip van Lucid: betrek een breed scala aan gebruikers, waaronder kampioenen en sceptici, bij het plannen en testen van de migratie.

Door testers te werven uit de hele organisatie en zowel cloudsupporters als -sceptici te betrekken bij het proces hielp Lucid meer hiaten in de tools te identificeren, ze te dichten en kampioenen en liaisons voor hun afdelingen te ontwikkelen. David zegt: "Het was erg belangrijk dat we alle soorten gebruikers bij onze testen betrokken. We hebben bijvoorbeeld onze dagelijkse gebruikers ingeschakeld, die de experts zijn, evenals het SRE-team die het wat minder gebruikt en er niet zo vertrouwd mee is. Een breed scala aan testers inzetten hielp bij het uitdragen van enthousiasme en de minder frequente gebruikers en sceptici wezen ons uitstekend op technische tekortkomingen."

Deze doelbewuste investeringen in testen en communicatie hebben hun vruchten afgeworpen toen Lucid verschillende testfasen voltooide en slechts een paar weken later de overstap naar de cloud maakte. De migratie werd binnen een weekend voltooid en verliep probleemloos. "Omdat we zoveel testfasen en UAT-tests op meerdere installaties hadden uitgevoerd, was er maar één prolbeem op de dag van migratie. En dat konden we meteen oplossen," zegt David.

De verandering verliep zo soepel dat werknemers er nauwelijks iets van merkten. "Toen mensen op maandag begonnen met werken, merkten ze eigenlijk niet dat er iets was veranderd. Dat was ook precies wat we wilden. Ze wisten alleen dat ze nu vanaf hun telefoon toegang hadden tot het systeem”, zegt David. Mensen die bang waren voor het verlies van gegevens of onderbrekingen in hun werk waren aangenaam verrast. Uren en weken later was het alsof ze altijd al met Atlassian Cloud hadden gewerkt. "Toen ik voor het eerst hoorde dat we naar Atlassian Cloud zouden overstappen, maakte ik me zorgen hoe dit van invloed zou zijn op mijn bestaande gegevens en workflow. Nu is het net alsof het nooit anders is geweest”, zegt Emma Reece, Senior Quality Assurance Specialist.

Medewerkers profiteren ook van de verbeterde ervaring en handige functies van Atlassian Cloud. "De interface van Jira is beter en alles werkt soepeler", legt Productmanager Chance Ramey uit. "Jira Plannen is ook een gamechanger. Wanneer prioriteiten veranderen, kunnen we onze plannen direct bijwerken en weten we gelijk of we klaar zijn voor een release."

Pro-tip van Lucid: communiceer over wat de cloud voor je bedrijf kan betekenen, niet alleen over de veranderingen.

Mensen zijn gewoontedieren, dus veranderingen, hoe groot of klein ze ook zijn, stuiten vaak op weerstand. Om te zorgen voor meer betrokkenheid, bezwaren te overwinnen en opwinding te genereren, was Lucid eerlijk over de veranderingen die werknemers na de migratie konden verwachten en communiceerden ze de voordelen van de transitie vaak. "We moesten een aantal uitdagende berichten overbrengen. Ons doel was om het leven van werknemers zo eenvoudig mogelijk te maken en ze de dingen te bieden die ze het meest waardevol vinden, dingen waar ze naar uit konden kijken. Door dat concreet te maken voor elke werknemer en de waarde te laten zien die ze eruit zouden kunnen halen, was de overstap eenvoudiger en raakten mensen geïnteresseerd in plaats van gefrustreerd."

SRE's is het team dat het meest heeft geprofiteerd. Ze besparen per week 25% van hun tijd doordat ze nu met Atlassian Cloud werken."

David Torgerson
VP van Infrastructuur en IT

Grote tijdwinst, plus onschatbare medewerkerstevredenheid

Slechts 30 dagen nadat Lucid de beslissing had genomen om te migreren, werkte Lucid naadloos met Atlassian Cloud en profiteerden ze van de snelheid, beveiliging en stressvrije ervaring waar ze al jaren van droomden. "We hoeven ons geen zorgen meer te maken over het onderhoud van de database, het onderhoud en de configuratie van servers, het automatiseren van de Data Center-configuratie en verschillen in omgevingen. We weten dat Atlassian kwetsbaarheden oplost die zich voordoen. Er zijn minder dingen waar het SRE-team zich bewust van moet zijn en zich zorgen over hoeft te maken. Ze zijn in staat om onze productieomgeving consistent te beheren, wat stress verlicht, de hoeveelheid testen die ze moeten uitvoeren vermindert en ze op andere vlakken worden ontlast", zegt David.

Zijn team heeft ook veel tijd bespaard op oplossingen, schalen en onderbrekingen, waarvan er velen inspanning vereisten, maar niet veel waarde toevoegden. "SRE's is het team dat het meest heeft geprofiteerd. Ze besparen per week 25% van hun tijd doordat ze nu met Atlassian Cloud werken", zegt hij. "Minstens twee keer per maand moest een van onze tien teamleden stoppen met wat ze aan het doen waren en vijf minuten tot een paar uur besteden aan iets repareren. Vervolgens waren er de updates en herzieningen. Aan schalen was ook moeilijk aan te passen. Al deze taken namen apart van elkaar maar een paar minuten in beslag, maar het stapelde zich op, creëerde niet veel waarde en onderbrak ons vaak tijdens vergaderingen en in het weekend. Nu hoeven we al deze activiteiten niet meer uit te voeren", legt David uit.

Met minder onderbrekingen en vervelende taken, samen met eenvoudigere manieren van werken en samenwerken, kunnen de werknemers van Lucid eindelijk van dezelfde pluspunten profiteren als hun klanten. Terwijl ze vooruit blijven stevenen, kijkt het team ernaar uit om Atlassian Cloud binnen handbereik en Oxalis aan hun zijde te hebben om het geluk van medewerkers te ondersteunen, hun productiviteit te verhogen en klanten te helpen aan hun toekomst te bouwen.

De volgende stap zetten

Heb je een overstap naar de cloud overwogen?

Meer informatie

Demo cloudmigraties

Vragen over wat er nodig is om naar Atlassian Cloud te migreren?

De volgende stap zetten

We staan voor je klaar

Neem contact op met een medewerker van Atlassian voor meer informatie.