Nextiva centraliseert met Atlassian Cloud om de efficiëntie en prestaties te verbeteren, waardoor 100 uur en meer dan $ 50.000 aan softwarekosten per jaar worden bespaard

Een wall-to-wall DevOps- en ITSM-oplossing

De vier volgende maanden werkten Josh en zijn team hard om de volledige organisatie voor te bereiden en in te werken op Atlassian. Ze begonnen met gedeelde documentatie en kennis op Confluence te verzamelen en hielpen IT over te stappen van Rally naar Jira voor projectbeheer en issuetracking.

“De grootste uitdagingen met Rally waren dat we geen beheerder hadden en er niet echt een idee zat achter hoe het was georganiseerd. We hadden een betere structuur nodig om het werk te verdelen, om te rapporteren en teams en voortgang te volgen,” legt Josh uit. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, werkte hij met zijn afdeling en Atlassian om de systemen van Development en IT Operations samen te brengen.

Het invoeren van DevOps-procedures en tools leidt vaak tot een betere samenwerking, snelheid, besparingen, stabiliteit en overige significante voordelen. Het kan ook voor nieuwe problemen zorgen, zoals meer meetings, handmatige updates en schakelen tussen context. Om de voordelen te maximaliseren en de nadelen te minimaliseren, heeft Nextiva Bitbucket geïntegreerd met Jira, zodat ontwikkelaars niet alleen code kunnen opslaan en implementeren, maar ook tickets toe kunnen wijzen aan anderen en opmerkingen kunnen bekijken zonder Bitbucket te verlaten. Senior DevOps Engineer Kyle Gengler zegt, “Het is geweldig om workflows in Jira op te bouwen en vervolgens te zien hoe deze issues aansluiten op wat er in Bitbucket gebeurt. Een van de grootste voordelen voor mij is dat ik echte commits heb met de Jira-issue in het commitbericht.”

Josh zag in dat Atlassian voor andere teams ook voordelen kon opleveren en werkte samen met Atlassian Solutions Specialist Catherine White en Senior Project Manager Jen Lang om Jira te combineren met Jira Service Management voor meer gestructureerde, gestroomlijnde processen voor incident- en verandermanagement. Als een medewerker nu een incident indient bij support, moet de aanvrager de ernst van het incident en de betreffende componenten benoemen. Op basis van deze informatie waarschuwt Opsgenie automatisch de juiste medewerkers bij IT Operations, door het schema van het team te controleren en op-afroepmedewerkers in te lichten. Teamleden kunnen ook tickets escaleren naar het management als er snelle reactie vereist is om ervoor te zorgen dat er aan SLA's wordt voldaan.

Naast het verbeteren van incidentmanagement gebruikten Jen en Catherine Jira Service Management met de Automation plug-in (nu een ingebouwde functie) om het proces voor verandermanagement van Nextiva efficiënter te maken. Binnen één workflow kunnen medewerkers een issuetype en een van de vier verandertypes selecteren. Het veranderticket wordt vervolgens door verschillende delen van de workflow gestuurd op basis van specifieke vereisten, validators en omstandigheden. Er worden ook Slack-berichten getriggerd voor de juiste partijen als een ticket de maximale verandertijd overschrijdt, zodat een teamlid het snel kan aanpakken. Josh noemt de oplossing van Jen en Catherine “één van de meest elegante workflows die ik ooit heb gezien.”

Een soepele cloudmigratie zorgt voor beveiliging en besparingen

Toen Atlassian steeds meer binnen Nextiva werd gebruikt, begon het team van Josh vooruit te plannen om de huidige groei en toekomstige opschaling te ondersteunen. “We wisten dat als we onze infrastructuur en prestatiebehoeften wilden verdubbelen, we tevens de kosten en moeite verdubbelden,” herinnert hij zich. “We moesten een keuze maken: Opschalen door de overstap te maken naar Data Center, met hogere kosten en meer moeite tot gevolg, of vertrouwen op Atlassian voor al onze hostingbehoeften, en met een gerust gevoel doorgroeien. Wij hebben voor het laatste gekozen.”

In de daarop volgende maanden bereidden Josh, Catherine en hun teams zich voor op de cloudmigratie door hun werkomgevingen en plug-ins op te schonen, scripts te herschrijven en nieuwe processen in te voeren om zich voor te bereiden op een succesvolle overgang na de lancering. De transitie was tevens het perfecte moment om Atlassian Guard en Okta te implementeren voor eenmalige aanmelding, eenvoudigere gebruikerstoewijzing en verbeterde beveiliging.

Dankzij het voorafgaand opschonen en testen werd de migratie binnen 24 uur voltooid. Josh zegt, “Onze CTO, Phil Steitz, zegt dat van de vier cloudmigraties die hij heeft meegemaakt, deze het soepelst verliep.”

Nextiva was blij verrast door de verbeterde systeemprestaties sinds de implementatie van andere technologie en de overstap naar de cloud. “Er is duidelijk meer gemoedsrust rond de stabiliteit en prestaties van al onze tools,” zegt Catherine. “We hebben bijvoorbeeld een aantal redelijk complexe EazyBI-rapporten met significante resource-intensieve berekeningen die tot time-outs hebben geleid. Sinds de migratie hebben we geen time-outs meer gehad.”

Zoals ze hadden gehoopt, heeft de overstap naar Atlassian Cloud ervoor gezorgd dat Nextiva kon groeien en tegelijk tijd en geld kon besparen. DevOps Manager Chris Haley zegt,“Eén van de grootste voordelen voor ons team is dat, door over te stappen op Atlassian cloud, we onze eigen servers niet meer hoeven te onderhouden. Op deze manier is er meer tijd vrijgekomen om te focussen op het verbeteren van onze eigen software, in plaats van onze eigen infrastructuur te moeten onderhouden.” Josh voegt toe dat ook de softwarekosten enorm zijn gedaald, omdat ze alleen betalen voor wat ze nodig hebben. “We besparen ten minste $50.000 tot 100.000 per jaar door onze overstap naar Atlassian Cloud.”

Eén platform, geen frictie

Nu Nextiva overgestapt is van uiteenlopende tools op verschillende implementaties naar een end-to-end Atlassian Cloud-platform, heeft het bedrijf hetzelfde voordeel als haar klanten: één platform, geen frictie.

Hun gezamenlijke, stabiele ecosysteem van Atlassian-oplossingen biedt nieuwe mogelijkheden om hun werk en voortgang te volgen, kennis te delen en samen te werken met teams en afdelingen. En met zo veel flexibiliteit om de oplossingen aan te passen aan hun exacte behoeften, heeft Nextiva niet alleen teamwork, transparantie, beveiliging en prestaties op dit moment verbeterd, maar ook de basis gelegd om in de toekomst eenvoudig op te kunnen schalen.

Sterker nog, Nextiva heeft zijn infrastructuur verdubbeld, deze verbeteringen doorgevoerd en tegelijk tijd, budget en denkvermogen vrijgemaakt om te focussen op hun missie: de allerbeste communicatie-oplossingen en een geweldige klantenservice leveren. “Eén van de kernwaarden van Nextiva is ‘Eenvoud.’ De Atlassian-producten en hun krachtige integratie helpen ons deze waarde altijd na te streven,” zegt Josh. “Bij Nextiva hebben we geen tekort aan processen en procedures en met deze tools kunnen we de eenvoud waarborgen, zodat het bedrijf zich kan richten op het leveren van waarde voor klanten, in plaats van processen te beheren.”

Diverse teams ontdekken nieuwe efficiëntieverbeteringen

Toen ze de verbeteringen bij Development en IT zagen, begonnen verschillende afdelingen binnen Nextiva Atlassian te gebruiken om nieuwe efficiëntieverbeteringen door te voeren. En zo nog betere services te leveren binnen hun eigen teams.

Confluence was één van de eerste oplossingen die binnen de organisatie werd uitgerold. “Confluence was eerst een tool die alleen gebruikt werd door de Technology-organisatie en inmiddels een enterprise-tool die door het hele bedrijf wordt gebruikt. Het heeft ons een centrale plek geboden waar alle teams en afdelingen kunnen documenteren, volgen en samenwerken binnen en buiten Nextiva,” zegt Catherine.

Jira is de gemene deler die voor volledig overzicht zorgt. Teams gebruiken het voor van alles, van het beheer van interne support en events tot reizen van medewerkers, tot onderwijs en trainingsaanvragen. Iedereen van Support (binnen en buiten Technology), Operations, HR, Customer Solutions Engineering, Design en Administration gebruikt Jira Service Management en bijbehorende integraties met andere Atlassian-tools om serviceaanvragen snel in te dienen, te volgen en op te lossen.

“Met de integratie en automatisering van Atlassian hoeft ons team minder vaak tussen applicaties te schakelen,” zegt Information Technology Infrastructure Manager Max Hurst. “Verder is het handig dat we hetzelfde platform gebruiken als de rest van de organisatie, zodat we efficiënter kunnen werken.” Catherine voegt toe, “Het was erg handig om alle integraties te hebben en dat alles goed en tamelijk naadloos samenwerkte. Dit maakt het leven van iedereen gemakkelijker.”