IKEA Place: Innovatie in de praktijk

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je staat voor een prachtige Karlstad of Ektorp (dit zijn banken, voor IKEA-groentjes) en je bent klaar om er eentje mee naar huis te nemen en de avond door te brengen met Netflix en een inbussleutel. Maar één simpele vraag staat tussen jou en je nieuwe, knusse bank: 'Past hij wel thuis?'

Dat is het belangrijkste probleem dat TWNKLS | AR, een PTC-bedrijf (ook bekend als PTC) voor IKEA wilde helpen oplossen. In 2018 nam PTC met hun bedrijf voor digitale transformatie deel aan een innovatiebeurs van IKEA en pitchte hun idee voor IKEA Place, een 3D-visualisatie-app die Augmented Reality (AR) gebruikt om '3D-modellen op ware grootte virtueel in je eigen ruimte te plaatsen'. Kopers kunnen de app gebruiken om meubels die ze overwegen te kopen virtueel uit te proberen of om hun camera op een ruimte te richten en producten te bekijken die daar goed zouden kunnen passen.

Het briljante idee van PTC was precies wat IKEA en hun klanten zochten. De retailgigant riep PTC tot winnaar van de innovatiebeurs en er werd een samenwerking gepland om de AR-app te realiseren.

Van stap 1 naar versie 1 in negen weken

De timing was perfect: Apple zou slechts negen weken later hun ARKit lanceren aan ontwikkelaars wereldwijd. Hoewel PTC te maken had met krappe deadlines, zag het bedrijf een enorme kans om de eerste versie van de Place-app tegelijk met de eerste ARKit te lanceren, in de hoop de aandacht van Apple te trekken en de AR-golf tot een succes te maken.

PTC stelde snel een team samen en ontwikkelde een projectplan om de snel naderende deadline te halen. Development Manager Jefferson Scomacao en Project Manager Andy Barker leidden het team razendsnel door de ideevorming en productie, waarbij ze Jira gebruikten om het project en bijbehorende problemen te volgen. Na twee maanden, met lange dagen en nachten, bracht het team de eerste versie van IKEA Place tegelijkertijd met de Apple ARKit uit. Binnen enkele dagen was de app honderdduizenden keren gedownload en de app trok zelfs de aandacht van Tim Cook, CEO van Apple. Hij demonstreerde de app tijdens een evenement en beschreef die als 'de toekomst van het winkelen'.

PTC en IKEA wisten, gezien de lovende reacties, dat ze op het goede spoor zaten. Ze snakten naar meer, vierden feest, haalden diep adem en keerden terug naar het lab om de Place-app naar een hoger niveau te tillen.

Bouw bruggen tussen teams met Trello

Toen PTC een roadmap voor de toekomst ontwikkelde, beseften ze dat ze meerdere teams van hun eigen bedrijf, plus IKEA en andere strategische partners, nodig hadden om de volgende versie te bouwen. Elk team zat op een andere locatie, had verschillende niveaus van technische kennis en gebruikte verschillende software voor het beheren van hun werk.

Hoewel ze er allemaal naar uitkeken om samen te werken, verheugden ze zich er niet op om voor dit project nieuwe systemen op te zetten en die te leren kennen. Bovendien had niemand hier tijd voor. Andy vertelt: "Met zoveel interne en externe partners waren de medewerkers niet bereid of in staat om hun eigen systeem te openen. We moesten samenwerken en snel aan de slag gaan."

Het bord Productroadmap bevat een backlog van toekomstplannen voor de Place-app en biedt een uitgebreid overzicht van lopende en voltooide werkzaamheden. Jefferson meldt dat het gebruik van Trello het aantal gedocumenteerde en bijgehouden items op de roadmap van 'nieuw' naar 'voltooid' met 20 tot 40% heeft doen toenemen. Ook bleven teams gefocust en georganiseerd als er nieuwe aanvragen binnenkwamen. "Als IKEA naar een nieuwe functie vraagt, kunnen we ze vertellen of die op de roadmap staat en wanneer die gepland is", vertelt hij. "Dit helpt ons om ervoor te zorgen dat we op het goede spoor blijven en om te begrijpen waar we ons op richten."

Wanneer functies en bugs van de backlog in een sprint worden opgenomen, houdt het IKEA-projectteam van PTC bij aan welke taken in het bord Huidige Opdrachten ze werken. Bij het beheren van deze taken zijn verschillende teams betrokken, dus elk team heeft een eigen takenlijst. Op die manier kan iedereen zich op zijn eigen taken concentreren, terwijl ze ook kunnen zien hoe hun werk overlapt met dat van anderen. Ook projectmanagers en -leiders vinden dit bord onmisbaar voor het bijhouden en rapporteren van de voortgang.

Jefferson zegt dat het beheren van de kwaliteitsborging in Trello "ons heeft gered". Tijdens de ontwikkeling van de eerste versie van IKEA Place, zorgde de kwaliteitsborging voor veel stress. Dat kwam doordat de dertig QA-partners hun werk bijhielden in spreadsheet en Word-documenten. Dit maakte het voor ontwikkelaars moeilijk om bugs op te sporen en te integreren met Jira-issues. Voor leidinggevenden was het zelfs bijna onmogelijk om inzicht te krijgen in de problemen, oplossingen en regressies.

Het gebruik van Trello om de kwaliteitsborging te beheren, loste al deze uitdagingen en meer op. Nu is het voor QA-specialisten gemakkelijker om nieuwe sessies aan te maken en te begrijpen waar de leidinggevenden naar op zoek zijn. Managers kunnen ook QA-gegevens bijhouden, beter onderbouwde beslissingen nemen en indien nodig informatie naar andere systemen verzenden. Als gevolg daarvan daalde het totale aantal problemen met 85% en stegen de prestaties (gemeten naar het percentage opgeloste problemen) met meer dan 125%.

Het IKEA-projectteam van PTC gebruikte ook Power-Ups om Trello aan te passen aan hun workflow en om de tool te integreren met andere essentiële systemen voor samenwerking en ontwikkeling. Het team heeft bijvoorbeeld aangepaste velden toegevoegd om versies, bugtypen en toegewezen personen te volgen. De integraties van Power-Up versturen ook informatie tussen Trello en Google Drive, Slack, Giphy, Blue Jeans en OneDrive.

Dit krachtige, geïntegreerde systeem is een doorbraak geweest voor het IKEA-projectteam van PTC. Het hele ontwikkelingsteam werkt veel sneller en gemakkelijker samen dan voorheen, terwijl elke medewerker zicht heeft op belangrijke informatie om terugkerende incidenten te voorkomen, slimme beslissingen te nemen en kennis te delen.

Een nieuwe manier om teams wereldwijd beter te laten samenwerken

Naarmate het IKEA Place-project nieuwe partners aantrok en tijdens de ontwikkeling van de tweede versie breder werd verspreid, ontstond een nieuwe uitdaging: samenwerken op afstand. Door de verschillen in tijd, taal en cultuur vonden Jefferson en Andy het moeilijk om op één lijn te blijven en kwaliteit te leveren.

Sinds de eerste release is IKEA Place meer dan vier miljoen keer gedownload en heeft de app meer dan 100.000 recensies ontvangen, met een gemiddelde beoordeling van bijna vijf sterren in de App Store. De app heeft tot op heden ook al 18 prijzen gewonnen, waaronder de Auggie Award in 2018 (Augmented Reality World Expo) voor de beste consumentenapp, de Creative Circle Award voor het beste gebruik van technologie. Daarnaast behaalde de app de eerste plaats in niet-gaming AR-apps op iOS wereldwijd (de app staat nog altijd op de eerste plaats.

Met Trello als belangrijk onderdeel van hun Atlassian-ecosysteem, is er geen twijfel over mogelijk dat het IKEA-projectteam van PTC de manier waarop hun team en leidinggevenden tegenwoordig werken, heeft veranderd, terwijl de klanten van IKEA en retailcollega's de winkelervaring van de toekomst ontdekken.