De marketingteams van Shopware AG optimaliseren de samenwerking met Jira en Confluence Cloud

Een bestaande oplossing biedt nieuwe mogelijkheden voor samenwerking op het gebied van marketing

Toen Shopware onderzoek deed naar mogelijke oplossingen, zocht het naar een product dat teams de mogelijkheid zou bieden om snel aan de slag te gaan en om te itereren naarmate de vereisten veranderden. Ook moest dit product makkelijk zijn te integreren met de andere tools die het bedrijf gebruikte. Marketingmanagers stelden voor om een tool te kiezen die al door de hele organisatie werd gebruikt.

Jira voldeed aan deze eisen. De ontwikkelaars van Shopware gebruikten Jira al sinds 2010, dus veel werknemers, marketingmanagers en IT-beheerders hadden er al ervaring mee. Nu aan de vereisten was voldaan en mensen al ervaring hadden met de tool, bestond er voor Shopware geen reden om alternatieve opties te overwegen.

"We werkten al een tijdje intensief met verschillende Atlassian-oplossingen. Zowel Confluence als Jira worden dagelijks door veel werknemers gebruikt. Het was daarom logisch om Jira ook voor marketing te gebruiken om onze processen te herstructureren," zegt Markus Merkwirth-Thimm, Partner technologisch marketingmanager.

"Met behulp van Jira-tickets kan iedereen het overzicht houden en informatie verzamelen. Dit maakt samenwerking tussen teams mogelijk, zoals het organiseren van subtaken en het toewijzen van subtaken aan andere teams. De functionaliteiten in de tickets, zoals componenten, tags en herinneringen, helpen ook enorm. We kunnen met de tool precies doen wat we willen."

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat Jira op een geslaagde manier kan worden uitgerold

De marketing- en IT-afdelingen begonnen samen te werken op het gebied van voorbereiding en planning in juni 2021. Dit proces duurde ongeveer drie maanden.

Shopware gebruikte Jira in eerste instantie op locatie voor marketingteams. Vervolgens werd Jira overgezet naar de cloud. De IT-afdeling leidde de migratie en configuratie van borden, issuetypen en aangepaste velden. De marketingafdeling heeft in verschillende fasen feedback gegeven. De IT-afdeling heeft deze feedback vervolgens gebruikt bij het iteratief aanpassen van de aangepaste velden.

Als onderdeel van deze uitrol hebben de IT- en marketing-afdelingen samengewerkt om de interne marketingprocessen opnieuw vorm te geven en Jira te installeren om deze te ondersteunen. Dit maakt een optimale taakorganisatie en capaciteitsbenutting mogelijk. Met behulp van een Kanban-aanpak heeft de marketingafdeling Jira zo ingesteld dat het product aansluit bij hun werkfasen:

• Backlog: niet-gesorteerde en niet-geprioriteerde verzameling van aankomende epics, story's en taken
• Initiëren: het vooraf selecteren van toekomstige taken met een voorlopige prioritering. Dit wordt voornamelijk gedaan door de teamleider
• Verduidelijking: het toevoegen van relevante informatie (briefings, ondersteunend materiaal, enz.) aan issuetypen
• Wordt uitgevoerd: taken die momenteel worden uitgevoerd
• Wordt beoordeeld: taken die worden beoordeeld

• Gereed: voltooide taken

Betere transparantie, documentatie en structuur leiden tot een hoge tevredenheid

Medewerkers van Shopware kregen de mogelijkheid om Jira-trainingssessies bij te wonen om de uitrol te ondersteunen en het gebruik ervan aan te moedigen. Ze leerden hierbij de basisprincipes van agile-werkmethoden en kregen tips en trucs voor het dagelijkse gebruik van Jira.

Shopware bood vervolgens normale kantooruren aan, zodat werknemers vragen konden stellen aan de Jira-beheerders van de marketingafdeling. Er is een specifiek Slack-kanaal dat nog steeds wordt gebruikt als plek voor mensen om ad-hocvragen te stellen en beste praktijken uit te wisselen. Voor nieuwe, grotere aanpassingen, zoals het in kaart brengen van de roadmap voor de interne communicatie van het bedrijf, kregen teamleden aanvullende training.

Na verloop van tijd voelden werknemers zich gemachtigd om teamspecifieke en teamoverschrijdende filters en dashboards in te stellen, zodat ze verhalen en taken konden bijhouden. Deze uitgebreide ondersteuning heeft geleid tot grote tevredenheid over Jira. Teamleden hebben ook geleerd dat veelvuldig gebruik van de tool hen helpt om deze het beste te benutten.

Dankzij meer transparantie, uitgebreidere documentatie en een betere structurering van het gezamenlijke werk, werken de marketingteams van Shopware nu efficiënter en effectiever samen. Velen van hen kunnen het zich niet voorstellen hoe het is om zonder Jira te werken.