Sprout Social levert een wervingservaring van wereldklasse met Atlassian

"Hoe houden we het allemaal gaande?”

Het management van Sprout heeft in de loop der jaren steeds ambitieuzere doelen gesteld. Daardoor moest het personeelsbestand snel opschalen om die doelstellingen te bereiken. Hoewel Recruitment zich hard inzette om aan het snel groeiende team en bedrijf tegemoet te komen, stuitte het team op verschillende veelvoorkomende uitdagingen waar veel snelgroeiende, verspreide teams mee te maken hebben.

Vanuit logistiek oogpunt werd het steeds moeilijker om alles georganiseerd en actueel te houden. Elke recruitment-medewerker gebruikte zijn eigen systeem en basishulpmiddelen, zoals Google Spreadsheets, om wervings- en onboardingstaken bij te houden. Er was geen inzicht in de status of voortgang op teamniveau, en het was gemakkelijk om taken over het hoofd te zien. Bovendien hadden werknemers zonder sjablonen of een centrale kennisdatabase geen vaste manier om informatie te documenteren, artefacten (zoals trainingsmateriaal) actueel te houden of belangrijke informatie te delen (zoals HR-beleid of instructies voor sollicitatiegesprekken voor wervingsmanagers).

Recruitment had ook een bredere visie om een meer inclusieve, empathische en consistente wervings- en onboardingservaring te vormen voor alle werknemers, ongeacht hun achtergronden en locaties. Die ervaring konden hun oude tools en processen simpelweg niet ondersteunen. "We waren aan het schalen in termen van omvang en behoeften, en dachten: "Hoe houden we dat allemaal gaande?”, herinnert wervingsspecialist Tommy Bullington zich. Confluence en Trello presenteerden een krachtige oplossing.

Confluence vormt samen met Trello een intuïtief, schaalbaar systeem

Om silo's te overbruggen, de efficiëntie en effectiviteit te verhogen en alle belanghebbenden de best mogelijke ervaring te bieden, begon Recruitment onderzoek naar mogelijke softwareoplossingen. Confluence werd al in de hele organisatie gebruikt als een centraal kenniscentrum, maar het team had ook software nodig voor projectplanning. Toen Tommy deze gedachten kort nadat hij bij Sprout in dienst was getreden met een collega deelde, raadde deze Trello aan voor een eenvoudige, visuele manier om samen te werken en de dagelijkse werkzaamheden bij te houden.

De combinatie van Trello en Confluence bood een intuïtieve oplossing. "We zijn een wervingsteam. Niet iedereen is van nature een projectmanager”, zegt Haley Ennes, Senior Program Manager Recruitment Enablement. "Tools zoals Trello en Confluence nemen veel druk weg en doordat ze geen uitdaging vormen is samenwerken aantrekkelijker... Hierdoor voelen ze zich meer op hun gemak en dat maakt ze enthousiaster. En wij kunnen er sneller door werken." Tommy voegt eraan toe: "Trello biedt je dezelfde mogelijkheden [als technisch hulpmiddel zoals Jira], maar dan met een eenvoudigere interface en ervaring. Het is de toegangspoort tot Jira, maar minder intimiderend."

Iedereen kon eenvoudig Trello-borden opzetten. En door ze op taakstatus (achterstand, nog te doen, gepland, in behandeling, wacht en klaar) te ordenen, verliep het beheren van tientallen projecten en mensen moeiteloos.

"Onze specialisten en coördinatoren verwerken dagelijks zoveel plannings- en onboardingstaken. Ze hebben veel ballen hoog te houden. Met Trello en andere tools van Atlassian is het veel makkelijker om een idee te krijgen van waar je je bevindt in de tijdlijn van je project, wat je moet doen en wanneer, en om contact op te nemen als je meer tijd nodig hebt”, legt Tommy uit. Hij vertelt dat het team ook dol is op het „gevoel van voldoening” dat het invullen van checklisten oplevert. "Niets geeft me meer plezier dan iets af te kunnen vinken. Het is zo eenvoudig!”

Uitbreiden en integreren voor samenwerking en verbinding

Na verloop van tijd heeft Recruitment zijn processen en het Trello-platform nog verder verfijnd met nieuwe functies en rituelen. Het team komt nu twee keer per jaar op een andere locatie bijeen om terug te blikken en de werkzaamheden voor de komende maanden te plannen. Nieuwe projecten en doelen worden vervolgens in Trello gezet, dat dient als belangrijkste systeem voor projectmanagement en brainstorming en als hulpmiddel bij de tweewekelijkse standups (die dankzij een betere afstemming van het team met Trello zijn gereduceerd ten opzichte van een wekelijkse cadans).

Wanneer borden en kaarten veranderen, krijgen teamleden meldingen via Slack zodat ze op de hoogte blijven van de laatste updates. Het team bespaart nog meer tijd met Power-Up-regels, automatiseringen en integraties, zoals het markeren van een kaart als 'Voltooid' wanneer deze naar de lijst 'Gereed' wordt verplaatst en het gebruik van Butler (de ingebouwde automatiseringsfunctie van Trello) om automatisch deadlines van twee weken in te plannen voor nieuw aangemaakte kaarten.

Na een brainstorm of de ontwikkeling van een nieuw project in Trello documenteert Recruitment het werk in Confluence. Ook deelt het team de resultaten met de rest van de organisatie. Het team ontwikkelde bijvoorbeeld een gids voor nieuwe medewerkers met informatie over de cultuur van Sprout, belangrijke beleidsregels en procedures, communicatieverwachtingen en meer. Ook werd een proefprogramma gelanceerd waarbij kandidaten een informeel gesprek of een 'koffiegesprek' kunnen voeren met werknemers zogenaamde 'community resource groups' (CRG's) rondom identiteit of interesses, zoals telewerkers of leden van de LGBTQIA+-gemeenschap. CRG-leden vinden in Confluence een informatiegids met een lijst van vragen die ze aan kandidaten kunnen stellen tijdens deze gesprekken, wat wel en niet mag, en andere nuttige tips. Bovendien houdt elke CRG een Confluence-pagina bij met informatie over wie erbij betrokken is en waaraan wordt gewerkt, zodat alle groepen van elkaar kunnen leren en op de hoogte blijven van de nieuwste initiatieven van de groep.

Die centrale plek om informatie op te slaan is ook van onschatbare waarde geweest om werknemers verantwoordelijk en verbonden te houden – een uitdaging op zich voor een bedrijf met werknemers in alle windstreken. "Confluence is onze enige bron van waarheid. Het systeem houdt mensen verantwoordelijk. Als er processen of richtlijnen zijn, zijn die te vinden op de wiki. Daardoor zijn ze voor iedereen zichtbaar en begrijpelijk”, vertelt Haley. Tommy vult aan: "Het helpt ook bij gedistribueerd werken en werken op afstand. We elimineren veel vragen en antwoorden omdat we iemand een link naar een Confluence-pagina kunnen sturen.”

Individuele teamleden experimenteren met unieke manieren om de tools van Atlassian ook te gebruiken voor samenwerking tussen teams. Tommy heeft bijvoorbeeld de handen ineengeslagen met de Manager of People of Operations bij Sprout om een Trello-bord op te zetten voor het coördineren van nieuwe medewerkers. Wanneer een kandidaat officieel wordt aangenomen, voegt de manager Tommy toe aan een Trello-kaart met een checklist met onboardingstaken die Tommy moet uitvoeren. Als het team ondersteuning nodig heeft van IT, laat het dit weten via Jira. Door deze werkwijze blijven alle teamleden georganiseerd, op elkaar afgestemd en op de hoogte wanneer het werk klaar is. "Trello-borden maken samenwerking mogelijk. Elke kaart vertelt zijn eigen verhaal. Je kunt elkaar vragen stellen, links plaatsen en over afhankelijkheden praten", zegt Haley. Tommy vervolgt: "Door mensen te taggen en het werk zichtbaarder te maken met de activiteitsfeed, blijven mensen op de hoogte van het proces en kunnen ze gemakkelijk anderen erin meenemen."

Dit is een van de vele manieren waarop Atlassian Sprout heeft geholpen om meer samen te werken en ervoor te zorgen dat teamleden zich meer betrokken voelen. "Een van de beste dingen aan Sprout is dat je het gevoel hebt dat je inspraak hebt, ongeacht waar je in het team zit. Je wordt aangemoedigd om samen te werken en gelijkwaardig te aan met andere teamleden”, zegt Tommy. "Als je je foto op dezelfde kaart of taak ziet staan als iemand zoals een Senior Recruitment Partner, krijg je het gevoel dat we als een team samenwerken om iets te bereiken waar jij, je team en iedereen bij Sprout Social van profiteren.”

Vanaf het eerste moment een wervingservaring van wereldklasse

Van brainstormen tot het implementeren en volgen van elk detail tot het delen van de resultaten met de hele organisatie: Recruitment gebruikte de HR-tools van Atlassian om de ervaringen van kandidaten en nieuwe medewerkers net zo memorabel te maken als de klantervaring. Met Trello als enige bron van waarheid voor projectmanagement voor hun team, Confluence als het officiële record van het hele bedrijf voor alle belangrijke informatie en Jira als 'verbinding' voor samenwerking met technische teams, krijgt Recruitment niet alleen meer werk gedaan, maar doet de afdeling meer van het juiste werk samen. "Deze tools helpen ons om samen te komen en samen te werken op een manier die we kunnen visualiseren en delen met andere teamleden. Ze hielpen ons om te brainstormen en buiten de gebaande paden te denken, spannende ideeën te bedenken en er vervolgens processen van te maken”, zegt Haley.

Met Atlassian bespaart Recruitment tijd en worden de zichtbaarheid en samenwerking verbetert. Vooral zetten de tools de toon van de Sprout-cultuur op elk moment tijdens het traject. "We willen ervoor zorgen dat we onze kandidaten vanaf het eerste moment een ervaring van wereldklasse bieden”, vertelt Tommy. "Dat houdt ook in dat ze begrijpen dat ze gezien, gehoord en erkend worden, ongeacht wie ze zijn en waar ze vandaan komen.” Het is deze intermenselijke cultuur die Sprout zal blijven helpen om uit te groeien tot een geliefd merk voor klanten en werknemers over de hele wereld.