Om verwarring te voorkomen, moet je de brief beginnen door de werknemer te feliciteren. Vermeld de volledige naam, nieuwe functietitel en datum waarop de promotie en nieuwe functie van kracht zullen worden. Dit is vooral belangrijk als er veel werknemers met vergelijkbare namen zijn. Bovendien kunnen functietitels ook vergelijkbaar zijn, dus het is handig om de volledige functietitel op te schrijven.

Werknemers willen gewaardeerd en erkend worden voor hun harde werk, vaardigheden en toewijding aan het bedrijf. Voeg specifieke details over de werknemer toe die de promotie ondersteunen.

Voeg specifieke belangrijke details toe, zoals het salaris (en hoe vaak het wordt uitbetaald), wat de afdeling is en wie de leidinggevende is van de werknemer. Vermeld dat deze leidinggevende contact zal opnemen met de werknemer die promotie maakte om eventuele nieuwe verantwoordelijkheden en overgangskwesties te bespreken.

Neem de tijd om de werknemer opnieuw te feliciteren met het behalen van de promotie. Moedig de werknemer aan om vragen te stellen of problemen aan de orde te stellen als dat nodig is. Als je op deze manier eindigt, kan de werknemer zich gewaardeerd voelen.