Voordat je met het wervingsproces kunt beginnen, moet je eerst overeenkomen waarnaar je op zoek bent en wie er betrokken is bij het zoeken naar kandidaten met die kwalificaties. Je gebruikt deze eerste tabel om de functie, functieniveau, link naar de functiebeschrijving, locatie van werkplek en de einddatum voor het werven van sollicitanten vast te leggen. Je moet ook de teamleden benoemen die zijn betrokken in het wervingsproces voor deze functie. Dat omvat de vacaturehouder, de wervingsmanagers en alle medewerkers die de sollicitant ondervragen. Gebruik @vermeldingen, zodat ze hun bijdrage niet vergeten. 

Gebruik het kopje Functieoverzicht in de sjabloon om een korte beschrijving te geven van de functie die je wilt vervullen. Gebruik daarna de tabel met functieprofielen om een samenvatting te maken van de belangrijkste vaardigheden waar je naar op zoek bent. Je verdeelt deze onder in eisen en pre's. In de laatste rij van de tabel kun je verkooppunten voor de functie opschrijven, zodat je deze bij de hand hebt als je een gesprek voert met potentiële werknemers. Zo blijft het wervingsteam rekening houden met de verwachtingen die de wervingsmanager communiceert.

Er gebeurt een heleboel tussen een eerste blik op het telefoonscherm en een ondertekende aanbiedingsbrief. De tabel Beoordelingsproces in de sjabloon wordt gebruikt om de verschillende sollicitatiefases van deze functie uiteen te zetten. Je kunt het hele proces in kaart brengen, van de telefonische activiteiten van recruiters tot persoonlijke sollicitaties en achtergrond- en referentiecontroles. Vermeld @teamleden die bij elke fase moeten worden betrokken en formuleer zelfs voorgestelde screeningsvragen die je wilt stellen.

Bovenaan de tabel voor het volgen van kandidaten kun je je verwachte tijdlijn voor het vervullen van deze vacature bijhouden. Noteer datums voor het einde van het wervingsproces, de eerste sollicitatierondes, enz. Als je verwachtingen hebt gesteld voor wanneer kandidaten van je zouden moeten horen, benoem je deze in de rij communicatieplan. Koppel ten slotte het Indeed-dashboard of het volgsysteem van je kandidaten voor deze functie, zodat je de status van de geplaatste vacature kunt bijhouden en vanaf daar kandidaten kunt beheren.

Heb je een rapport dat nuttig zou kunnen zijn voor de wervingsmanager of het team dat sollicitatiegesprekken afneemt? Of marktgegevens die je graag bij de hand wilt houden? Gebruik het onderste gedeelte van dit sjabloon om ze direct te koppelen aan handige hulpmiddelen. Zo heeft iedereen snelle toegang tot de informatie die ze nodig hebben, zonder een berg e-mails of mappen door te moeten zoeken.