Een functiebeschrijving is een gedetailleerd document waarin de primaire taken, verantwoordelijkheden en vereisten van een specifieke functie worden beschreven. Deze beschrijving is een cruciaal hulpmiddel voor werving, prestatiebeheer van werknemers en organisatorische ontwikkeling. In een goed opgestelde functiebeschrijving worden het doel, de verantwoordelijkheden en de verwachtingen van de functie duidelijk uitgelegd, zodat werkgevers geschikte kandidaten kunnen aantrekken en werknemers hun functies en verantwoordelijkheden kunnen begrijpen.

Wat is een functiebeschrijvingssjabloon?

Een functiebeschrijvingssjabloon helpt teams om de werving te stroomlijnen door een gestructureerde indeling te bieden voor het definiëren van functies verantwoordelijkheden en verwachtingen. Het gebruik van deze sjabloon helpt bij het opstellen van een effectieve functiebeschrijving die topkandidaten aantrekt. 

Met deze sjabloon kunnen teams de kritieke details van een openstaande functie op elkaar afstemmen, wat zorgt voor consistentie en duidelijkheid voor zowel het wervingsteam als potentiële kandidaten. Door vanaf het begin duidelijke verwachtingen te stellen, vergroot je de kans om het juiste talent te vinden en wordt de werving versneld.

Kritieke elementen van een effectieve functiebeschrijving

Een uitgebreide functiebeschrijving bevat doorgaans de volgende belangrijke elementen:

• Functietitel: een duidelijke en beknopte titel die het doel en de verantwoordelijkheden van de functie nauwkeurig weergeeft.

• Functieoverzicht: een kort overzicht van de belangrijkste doelstellingen, verantwoordelijkheden en vereisten van de functie.

• Functietaken: een gedetailleerde lijst van de belangrijkste verantwoordelijkheden, taken en de te leveren resultaten van de functie

• Functieverantwoordelijkheden: een beschrijving van de belangrijkste verantwoordelijkheden, waaronder beslissingsbevoegdheid, toezichthoudende verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid.

• Vereisten: een lijst van de essentiële kwalificaties, vaardigheden en ervaring die vereist zijn voor de functie.

• Bedrijfscultuur: een beschrijving van de bedrijfscultuur, waarden en werkomgeving om kandidaten te helpen hun ethos te begrijpen.

• Werkprestaties: een beschrijving van hoe de prestaties op het werk worden gemeten, waaronder belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en evaluatiecriteria.

Door deze essentiële elementen op te nemen, geeft een functiebeschrijving een duidelijk en uitgebreid inzicht in de vereisten, verantwoordelijkheden en verwachtingen van de functie, waardoor werkgevers geschikte kandidaten kunnen aantrekken en werknemers hun functies en verantwoordelijkheden kunnen begrijpen.

Hoe bereid je je voor op het schrijven van een functiebeschrijving?

Voordat je je in de functiebeschrijvingssjabloon verdiept, moet je input verzamelen van de belangrijkste belanghebbenden, waaronder de wervingsmanager, afdelingshoofden en recruiters. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten met de behoeften voor de functie en dat alle relevante informatie wordt vastgelegd. Vroegtijdig samenwerken helpt miscommunicatie in de toekomst te voorkomen, waardoor het wervingsproces soepeler verloopt. Een goed gedefinieerde functiebeschrijving zorgt ervoor dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en gemakkelijk te begrijpen is.

Best practices voor het schrijven van functiebeschrijvingen

Een goede functiebeschrijving is meer dan alleen een opsomming van taken. De waarden en cultuur van je bedrijf moeten hierin worden weerspiegeld en tegelijkertijd moet worden benadrukt wat jouw team uniek maakt. Wees duidelijk, beknopt en inclusief: vermijd jargon en houd rekening met de potentiële kandidaat. Benadruk de functieverantwoordelijkheden en groei- en ontwikkelingsmogelijkheden binnen de functie. Overweeg om een paar voorbeeldsjablonen voor functiebeschrijvingen te maken voordat je je gaat verdiepen in de uiteindelijke lay-out.