Doelen, signalen en maatstaven
Het is belangrijk om als team doelen, signalen en maatstaven te definiëren, zodat iedereen weet hoe een geslaagd project eruitziet.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
- Bepaal doelen, signalen en maatstaven voordat een project begint, zodat elk teamlid op één lijn zit met het resultaat.
- Hulp bij waarden en statistieken of gedeelde inzichten in je gezondheidsmonitor.
Mensen
6 - 8
Voorbereidingstijd
15 min.
Tijd
90 min.
Moeilijkheidsgraad
Moeilijk
Het spel spelen
Het beste is om dit spelletje te spelen voordat je project begint. Maar je kunt het nog steeds spelen als je project al loopt om te checken of het team de goede kant op gaat.
Voorbereiding
Bepaal je doel
Voordat je dit spel speelt, moet je team weten en begrijpen wat het doel van het project is. Willen jullie meer klantenbehoud? Willen jullie uitbreiden naar een nieuwe markt? Of websiteverkeer krijgen via zoekopdrachten? Dit spelletje heeft alleen zin wanneer jullie weten waar jullie naartoe werken.
Maak een tijdlijn
Elk project heeft een tijdlijn nodig die een eenvoudig overzicht van begin tot eind geeft. Daarmee kan je team de voortgang van een project bijhouden en organiseren wat er moet gebeuren voordat je naar de volgende stap gaat. Wanneer je een tijdlijn maakt, moet je rekening houden met variabelen zoals de grootte van je team, projectafhankelijkheden, beschikbare resources, beperkte resources enz. Op basis van je variabelen kun je het juiste tijdsbestek kiezen.
Stap 1
Schets de situatie (10 min.)
Fulltime projecteigenaren, het podium is van jullie. Verduidelijk het verband tussen het project waaraan je begint en de hoofdmissie van je team of afdeling. Geef de groep de tijd om hierover te praten of vragen te stellen. Je kunt rustig aan doen. Het is belangrijk dat het hele team op dezelfde golflengte begint.
Stap 2
Brainstormen over doelen (15 min.)
Nu iedereen helemaal voor het hoofddoel van het team gaat, is het tijd voor wat mentale inspanning.
Neem een paar minuten de tijd om individueel te brainstormen over mogelijke doelen en schrijf elk idee op een plakbriefje. Plak dan alle briefjes op een plek waar iedereen ze kan zien. Onthoud dat elke doelstelling betrekking moet hebben op de uitkomst (de volledige puzzel), niet op de output (een stukje van de puzzel). Zeg dit gerust nog eens tegen je team! Stel dat je team de beste app in de branche wil maken.
Voorbeeld van een output (een stukje van de puzzel): een leuk pictogram maken voor een mobiele app
Voorbeeld van een uitkomst (de volledige puzzel): onze mobiele app wordt vaker gedownload
Nog iets dat duidelijk moet zijn voor je team, is de scope van elk doel. Doelen mogen niet zo gedetailleerd zijn, dat je ze kunt bijhouden met één Jira-issue. Maar je moet ook niet van plan zijn om voor wereldvrede te gaan zorgen (maar hé, proberen kan misschien altijd).
Ga naar SMART-doelen voor meer tips over het stellen van doelen.
Tip:
Denk terug aan alle lessen die je bij vorige projecten hebt opgedaan (de kleine en grote fouten). Pak de notities van vorige retrospectives of gezondheidsmonitorsessies erbij tijdens het brainstormen.
Stap 3
Prioriteiten stellen (10 min.)
Je hebt waarschijnlijk over tientallen goede doelstellingen gebrainstormd. De volgende stap is om al die doelen terug te brengen tot alleen de top drie.
Maak op je digitale whiteboard of op een groot vel papier een eenvoudige tabel met drie kolommen en geef elke kolom respectievelijk de kop 'Nee', 'Misschien' en 'Ja'.Bekijk elke plakbriefje kort met je team en plak deze onder de kolom 'Nee' of 'Misschien'. Wacht nog even met de kolom 'Ja'. Kijk vervolgens nog eens naar de kolom 'Misschien' en kies je drie belangrijkste doelen om onder 'Ja' te plaatsen.
Neem een stapje terug en denk na over de drie doelen die je hebt gekozen. Passen ze allemaal bij het doel van je team? Zo ja, dan kun je verder. Zo niet, bekijk de doelen dan nog eens.
Als je eenmaal je drie doelen hebt gevonden, wijs dan voor elk doel een eigenaar toe die in staat is om de leiding te nemen.
Tip:
Weet je niet wat de meeste waarde opleveren? Speel dan het spelletje Compromissen verschuiven.
Stap 4
Signalen (15 min.)
Neem vervolgens je drie doelen en bedenk welke signalen je kunnen vertellen dat je op de goede weg bent. In dit geval zijn de signalen vergelijkbaar met de kritieke prestatie-indicatoren (KPI's). Denk per doel vijf minuten goed na over welke signalen daadwerkelijk iets toevoegen.
Laten we opnieuw kijken naar ons doel om het aantal downloads van onze mobiele app te verhogen. Onthoud dat 'een leuk pictogram voor de mobiele app maken' een slechte manier is om over het doel zelf na te denken, omdat het meer over de output gaat dan over het resultaat. Signalen bepalen juist de uitkomst, omdat ze de algemene prestaties van je project bijhouden.
Doelstelling
- De beste app in de branche maken
Signalen
- Meer mensen zoeken naar onze mobiele app in de appstores
- Het aantal downloads per dag is stabiel of neemt toe
- Het aantal sterbeoordeling van onze app stijgt
Stap 5
Maatstaven (30 min.)
Kijk met je doelen en signalen in het achterhoofd naar het einde van je planningshorizon. Waarom stop je met dit doel nastreven? Wanneer is het project geslaagd? Denk erom: als je stopt met dit doel na te streven, wil dat nog niet zeggen dat het niet meer belangrijk is of dat je het helemaal laat vallen.
Zoals de term al doet vermoeden, moeten maatstaven meetbaar zijn. En ze moeten specifiek zijn, zodat het makkelijk is om je status te beoordelen. Maar...
Vermijd tweeledige maatstaven die alleen maar een ja of nee als resultaat hebben. Met zulke maatstaven is het vrijwel onmogelijk om buiten je comfortzone te treden. Nu we het daar toch over hebben: je mag jezelf hier best uitdagen. Een maatstaf waar nét niet aan kan worden voldaan is nog altijd beter dan een doorsnee maatstaf die te soepel is.
Aan de hand van het voorbeeld van onze mobiele app kunnen we een aantal maatstaven laten zien.
Doelstelling
- De beste app in de branche maken
Signalen
- Meer mensen zoeken naar onze mobiele app in de appstores
- Het aantal downloads per dag is stabiel of neemt toe
- Het aantal sterbeoordeling van onze app stijgt
Maatstaven
In het eerste kwartaal…
- wordt er in vergelijking met het voorgaande kwartaal 20% vaker naar onze app gezocht in de appstores;
- is het aantal downloads met 15% per dag gestegen;
- en heeft onze app een sterbeoordeling van minstens 3,5.
Tip:
Als het lastig is om met een volledig team te discussiëren, maak dan kleine groepen en laat de leider van elk doel de discussies leiden. Op deze manier kun je de diepte ingaan.
Stap 6
Afronden (10 min)
Sluit het spel af door een stapje terug te doen en naar het grote geheel te kijken. Bekijk het totale verloop van je project en vraag jezelf en je team af of alles klopt. Hieronder staan enkele vragen die je zou kunnen beantwoorden.
- Heeft elk doel betrekking op het werkelijke resultaat?
- Is elk signaal zinvol en geschikt voor elk doel?
- Zijn de maatstaven echt meetbaar?
- Is de tijdlijn haalbaar?
Stel vervolgens een takenlijst op om middelen te verzamelen en spreek af hoe je je signalen en maatstaven gaat bijhouden en rapporteren. Bevestig dit bij de toegewezen eigenaren die je in stap 3 hebt gekozen en begin aan je project.
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
Variaties
STEMMEN MET STIPPEN
Is je lijst met mogelijke doelen erg lang of hebben je teamleden enorm uiteenlopende meningen over wat het belangrijkste is? Gebruik dan stemmen met stippen om alles een beetje in te perken. Iedereen zet een stip op drie plakbriefjes. Plaats dan de plakbriefjes met geen of weinig stemmen in het gedeelte 'Niet doen' en richt je op de plakbriefjes die de meeste stemmen hebben gekregen.
En nu…
Zorg ervoor dat je je doelen, signalen en maatregelen communiceert. Voeg ze toe aan de one-pager of projectposter van je team en deel ze met belanghebbenden.
Stel indien mogelijk een wallboard of dashboardrapport (of iets dat hierop lijkt) in waarmee je de voortgang richting je doelen visualiseert.
GERELATEERDE SPELLEN
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.