Pre-mortem in de praktijk
Dit softwareontwikkelingsteam organiseert het pre-mortemspel via Zoom, waarbij Trello wordt gebruikt om het gesprek vast te leggen.
Dit team voor verpakte goederen voert in Confluence een pre-mortem uit via Zoom ter voorbereiding van een productlancering
Post-its van een creatief team die tijdens een pre-portemspel op locatie zijn verzameld.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Gebruikershandleidingen (zie sjablonen)
Op locatie
Vergaderruimte
Whiteboard of een groot vel papier
Post-its
Markers
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 5 MIN.
Als team op afstand begin je met het aanmaken van een samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord of Confluence-pagina. Je kunt, als je wilt, de meegeleverde sjablonen gebruiken of je eigen sjablonen aanmaken.
Verzamel voor teams op locatie een whiteboard of een groot vel papier, post-its en stiften en reserveer een vergaderruimte.
Teken op het digitale document, papier of whiteboard kolommen met de volgende koppen:
- Wat zorgt ervoor dat we onze deadline missen?
- Hoe houden we ons project op schema?
- Welke zaken heeft dit project nodig die we niet hebben?
- Welke zaken die het project nodig heeft hebben we al?
- Wat hebben we geleerd van eerdere projecten?
- Waar maak je je zorgen over?
- Waar ben je enthousiast over?
- Nog te bespreken zaken
TIP: OP MAAT
Creatieve vragen leiden tot creatieve antwoorden. Stel bijvoorbeeld de vragen: "Wat houdt [de QA-leidinggevende] 's nachts wakker?” of "Waar wil [de directeur] niets over horen?"
TIP: MEET HET MET CIJFERS
Als je te maken krijgt met kwantitatieve gegevens zoals kosten of tijd, voeg deze dan toe aan de risico's.
2. Bereid de ruimte voor 5 MIN.
Begin de vergadering door de volgende punten voor te leggen aan het team:
- Wat kan er mis gaan met dit project?
- Wat past goed bij dit project?
- Concentreer je tijdens deze vergadering alléén op dit project.
3. Brainstormen 10 MIN.
Laat het team tien minuten in stilte hun antwoorden op het samenwerkingsdocument te schrijven of op post-its die onder elke vraag worden geplakt.
VOORBEELD: ANTWOORDEN
Bekijk hoe een team hun ervaring met eerdere projecten vastlegt.
4. Soortgelijke ideeën bundelen 5 MIN.
Werk met je team samen om ideeën die op elkaar lijken samen te pakken en ze in lijstjes om te zetten.
.jpg?cdnVersion=2484)
VOORBEELD: BUNDELEN
Dit team maakt extra lijstjes aan op hun Trello-bord en groeperen hun antwoorden in categorieën.
5. Bedreigingen 5 MIN.
De deelnemers stemmen vervolgens op de kaartjes of post-its waarop iedereen zijn of haar grootste bedreiging voor het project heeft geschreven.
Elk teamlid mag drie keer stemmen. Ze kunnen deze stemmen gebruiken om drie keer op één kaart te stemmen, of twee keer op één kaart en één keer op een andere, of hun stemmen te verdelen over drie verschillende kaarten.
TIP: STIPPEN ZETTEN
Laat teamleden tijdens een sessie op locatie hun stem uitbrengen door stippen op de post-its te zetten.
6. Successen 5 MIN.
De deelnemers stemmen vervolgens op de kaartjes of post-its waarop de successen staan beschreven, dus zaken die project vooruit helpen.
Elk teamlid mag drie keer stemmen. Ze kunnen deze stemmen gebruiken om drie keer op één kaart te stemmen, of twee keer op één kaart en één keer op een andere, of hun stemmen te verdelen over drie verschillende kaarten.
7. Bespreken 25 MIN.
Verplaats de top drie kaartjes of post-its naar de kolom van nog te bespreken zaken.
Zet een timer op tien minuten en begin bovenaan. Binnen de tijd bespreek je de eerst gekozen bedreiging en bedenk je minstens één actie-item dat het risico kan beperken.
Ga naar het volgende kaartje en herhaal dit totdat alle drie bedreigingen zijn doorgenomen.
TIP: EIGEN HET TOE
Als je een eigenaar en een vervaldatum aan alle actie-item toewijst vergroot je de kans dat ze worden uitgevoerd.
TIP: IN HET BESTE GEVAL
Stel tijdens de bespreking de volgende vraag: "Wat is het tegenovergestelde van dit risico?" Beeld je succes in en gebruik dat als leidraad bij het opstellen van een plan.
8. Actie 5 MIN.
Blik terug op de actie-items van je team. Wijs voor elke actie een eigenaar en deadline toe.
Opvolgen
Opslaan
Bewaar de actie-items en aantekeningen van jullie pre-mortemsessie in jullie Confluence-ruimte of een andere omgeving om bestanden te delen. Zo kunnen je team en belanghebbenden er makkelijk bij.
Actie-items volgen
Voeg, om de voortgang te volgen, de actie-items toe aan je projectbord in bijvoorbeeld Jira.
Terugblikken
Lees je pre-mortemdocument regelmatig terug om er zeker van te zijn dat je je bewust bent van de projectrisico's en dat deze actief aanpakt.
Variaties
Wereldwijde verdeling
Voor teams die in verschillende tijdzones werken verstuur je het samenwerkingsdocument samen met een deadline om de pre-mortem asynchroon af te werken. Het team kan vragen beantwoorden, onderwerpen markeren voor verdere discussie en zich opgeven om bepaalde taken uit te voeren.
Scrumteams
Scrumteams kunnen tijdens hun sprintplanning als ze hun sprintbacklog samenstellen een verkorte versie van dit spel spelen. Zo bespreek je alles wat de sprint zou kunnen belemmeren en worden afspraken gemaakt.
Andere spellen verkennen
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
