Even serieus over teamchat:
Een kijkje in de huidige stand van zaken qua communicatie op het werk
De behoefte aan teamchat groeit, maar brengt onverwachte uitdagingen met zich mee. Deze teamchatgids laat je zien waar je op moet letten.
Je kent de termen: groepschat. Berichtenplatform. Teamcommunicatietool. Collaboratieve workspace. Samenwerkingstechnologie voor teams. Welke naam je het ook geeft, het doel is hetzelfde: teams in realtime samenbrengen.
Maar waar teamchats, zoals wij het noemen, voor sommige mensen onmisbaar worden, trekken andere de effectiviteit ervan in twijfel. Helpt het ons meer werk te verzetten, of gaat onze productiviteit er juist door omlaag?
Om dit uit te zoeken hebben we een enquête gehouden onder bijna 1.300 mensen die een teamchat-tool gebruiken, om zo impact die een chat heeft op de productiviteit in de werkomgeving te begrijpen.
Hierop kregen we een groot aantal verhelderende en zelfs positieve antwoorden.
Naast onze enquête hebben we een aantal informele interviews gehouden met verschillende soorten werknemers van alle standen: verschillende rollen, bedrijven, en verschillende rangen.
Negeer teamchat niet: het verandert ongemerkt de manier waarop we werken
Moderne werknemers zijn diverser en digitaler dan ooit en zijn steeds minder afhankelijk van de ouderwetse wereld van 9 tot 5, inklokken en uitklokken. Vandaag de dag is vloeiende communicatie cruciaal voor productiviteit, het delen van kennis en het bereiken van overeenstemming. Teamchattools maken dat soort realtime communicatie mogelijk.
van alle bedrijven
maakt gebruik van samenwerkingstools
En meer die ze in de toekomst willen toepassen. 1
De werkomgeving verandert - we doen méér. Samen.
Gesloten systemen
Oude communicatietools zoals fax, telefoon en zelfs e-mail hebben hun beperkingen. Ze zijn goed voor de individuele productiviteit, maar werken niet om een gedeelde context te realiseren.
Open communicatieplatformen
De communicatie van vandaag is heel anders. Realtime communicatie en samenwerken biedt voldoende gedeelde context binnen lokale en verspreide teams.
Werk is niet langer
de ouderwetse wereld van in- en uitklokken.
Het is dé manier waarop teams vandaag de dag samen werk verzetten
Werknemers die een teamchattool gebruiken, vinden deze essentieel voor het verzetten van werk, het delen van informatie en de verbinding met teamgenoten.
De effecten van teamchat
Dankzij het gebruik van teamchat, voelen werknemers zich:
meer verbonden
efficiënter
productiever
Tweet dit
Werkers die een teamchattool gebruiken:
Het is cruciaal voor productiviteit, het delen van informatie en de verbinding met teamgenoten.
Teamchat brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee (en niet die je zou verwachten!)
Veel organisaties vragen zich af of een communicatietool op de werkvloer niet gebruikt wordt voor dingen die niet met het werk te maken hebben, waardoor de productiviteit omlaag gaat. Wij hebben gezien dat deze tools juist vaker tot overwerk kunnen leiden:
Altijd beschikbaar
40% van de ondervraagden zegt dat door hun gebruik van chat op het werk de verwachting van collega's dat ze dan ook altijd beschikbaar zijn is toegenomen
Verwachtingen van urgentie
42% van de ondervraagden checkt “constant“ hun chattool en 78% ervaart druk om altijd beschikbaar te zijn in de chat
Altijd aanwezig
Wanneer het gaat om berichten die na werktijd worden verstuurd, geven 6 van de 10 ondervraagden (60%) aan dat zij hierop zullen reageren
Overweldigd
77% van de ondervraagden ontvangt meerdere keren per uur een bericht via chat
Teveel tools
Werknemers gebruiken gemiddeld 4,5 digitale tools om te communiceren met collega's. Zij gaven aan weinig richtlijnen te ontvangen over welke tools voor welke situatie worden gebruikt.
Piepjes, geluidjes, vibraties, banners, badges, knipperende lichten.
We voelen ons gedwongen om te reageren, altijd online en beschikbaar te zijn. En we verwachten hetzelfde van anderen.
Een stap in de goede richting in een 'always on'-werkomgeving: signalen sturen en grenzen vaststellen
Het blijkt dat wat de één als ruis ervaart, voor een ander aanvoelt als het perfecte communicatieniveau. Werknemers op afstand zeggen dat pings en geluidjes een aangename vervanging waren voor drukke werkomgevingen.
Dit was een eureka! moment:
Uit onze enquête bleek dat werknemers zichzelf meer verbonden, productiever en zeer betrokken vinden wanneer collega's weten wat hun werkstijl is. Verder zegt 39% dat ze meer werk verzetten op een normale werkdag, omdat anderen hun werkstijl kennen, en 20% voelt minder stress of angst wanneer zij een bericht missen.
Het blijkt dus dat de oplossing van deze communicatieruis dieper zit dan waar normaal over wordt gesproken.
Mensen willen de vrijheid om teamgenoten te vertellen hoe zij met hen kunnen communiceren en ze willen de tools om heldere signalen te sturen en grenzen te stellen.
Uit de enquête blijkt:
Gebruikers met collega's die hun chatstijl kennen:
Voelen zich meer verbonden met hun collega's
Voelen zich productiever
Voelen zich zeer betrokken
Tweet dit
Jouw gids voor een blijere, meer bewuste werkomgeving
Deze inzichten gaan zowel over best practices als tools, maar het allerbeste is een tool die deze best practices ondersteunt. We ontdekten niet alleen dat het leren over individuele werkstijlen ervoor zorgt dat mensen zich meer verbonden en op hun gemak voelen, maar daarnaast dat specifieke richtlijnen andere onzekerheden kunnen wegnemen.
Hier zijn 5 richtlijnen om je op weg te helpen, regelrecht uit het draaiboek van ons team:
Het komt op iedereen zelf aan om zijn of haar eigen grenzen te beheren — en te communiceren
Je collega's moeten je onbezorgd een bericht kunnen sturen. Zorg dat je duidelijk maakt wanneer je afwezig of niet beschikbaar bent.
Interacties over andere dingen dan werk zorgen voor een sterker, efficiënter team
Wanneer mensen hun collega's kennen, werken ze beter samen.
Wees open en geef onduidelijkheid geen kans
Meer informatie over waar je mee bezig bent stelt collega's gerust. Laat teamgenoten weten dat je vanuit huis werkt, niet op kantoor bent of niet gestoord wilt worden vanwege een opdracht.
Erken en omarm diversiteit in communicatiestijlen
Iedereen in het team heeft er baat bij wanneer individuele werkstijlen en chatvoorkeuren bekend zijn. Dit zorgt voor duidelijke verwachtingen en beschikbaarheid.
Wees duidelijk over het doel van elk van je communicatietools
De kans is groot dat je 4 tot 5 tools gebruikt om te communiceren met je collega's. Wees duidelijk over welke platform gebruikt wordt in welke situatie. Hierdoor weet je zeker dat je discussies meer doelbewust en onderwerpgericht zijn.
...of kies voor een verbonden communicatieplatform
Om echt een verschil te maken in teamproductiviteit, kun je een platform gebruiken dat geïntegreerd is met alle dagelijkse tools. Deze hebben naast berichten versturen nog meer ingebouwde functies, zodat je als team meer kunt doen.
Onthoud dat het doorvoeren van een nieuwe werkwijze tijd kost. Stel je in om te groeien, experimenteer en probeer nieuwe dingen. Praat met je collega's over werk- en communicatiestijlen. Met de juiste tool, in combinatie met een consistente en betrouwbare werkwijze, kunnen zowel verspreide als lokale teams de belofte van moderne werkomgevingcommunicatie ervaren.
Deel deze pagina
Met de juiste tool, in combinatie met een consistente en betrouwbare werkwijze,
kunnen zowel verspreide als lokale teams de belofte van moderne werkomgevingcommunicatie ervaren.
Herstructureren en balanceren: hoe één CEO een cultuur van balans realiseerde
4 stoere vrouwen die hielpen de werkomgevingscultuur te ontwikkelen
