Jak dzięki optymalizacji i przejściu na Atlassian Data Center firma IAG stała się silniejszym i bardziej odpornym miejscem pracy

Gdy zespół uzgodnił już plan, pierwszym krokiem było posprzątanie instancji Server, aby móc wykazać przed kierownictwem szybkie korzyści — zwłaszcza te związane z poprawą wydajności i zwiększeniem oszczędności — a jednocześnie zadbać o to, aby przeniesione zostały wyłącznie niezbędne dane, strony, przestrzenie i konfiguracje.

„Podeszliśmy do tego w sposób inteligentny, wykorzystując analizę danych w celu sprawdzenia, z czego ludzie korzystali, a z czego nie” — wskazuje Sharon. „Ograniczyliśmy liczbę pól Jira o 56%, aby opracować naszą konfigurację standardową. Zmniejszyliśmy również liczbę typów zgłoszeń o 75% oraz liczbę przepływów pracy o 80%. To ciężka praca, a do tego musieliśmy podejść do niej ostrożnie”.

W trakcie wspomnianego procesu czyszczenia firma IAG zarchiwizowała lub usunęła 47% projektów w systemie Jira Software i 66% przestrzeni Confluence, co nie tylko usprawniło procedurę uaktualniania, ale także pozwoliło uzyskać większą spójność i dokładność raportowanych danych.

W drugiej połowie 2020 roku inżynierowie byli gotowi do wdrożenia swojego pierwszego węzła Data Center. Gdy proces uaktualniania rozwiązania Confluence dobiegał końca, szybko przeniesiono do Data Center także system Jira Software. W ciągu miesiąca obydwa rozwiązania zostały w pełni uaktualnione i były gotowe do wdrożenia w środowisku produkcyjnym.

W trakcie całego procesu uaktualniania firma IAG korzystała z pomocy menedżera technicznego ds. klientów Atlassian, Jareda Wintera, który udzielał wsparcia i wskazówek na poziomie przedsiębiorstwa. „Jared od razu idealnie wpasował się w nasz zespół i naszą kulturę. Ludzie z miejsca uszanowali jego wiedzę i dotychczasowe doświadczenie z AWS” — wskazuje Sharon. „Po prostu fantastycznie zorganizował współpracę Atlassian i IAG, aby to uaktualnienie mogło dojść do skutku. Bez niego nie bylibyśmy w stanie tego zrobić”.

Poprawa już dziś, ale z myślą o jutrze

Teraz, gdy firma IAG korzysta już aktywnie z planu Atlassian Data Center, zespoły w organizacji mogą działać szybciej i bezpieczniej oraz łatwiej współpracować.

Ponad 5000 użytkowników Confluence w firmie (ich liczba wzrosła o 30% w ciągu dwóch lat) wykorzystuje to rozwiązanie do zarządzania wiedzą i udostępniania wiedzy, przeprowadzania burz mózgów, zarządzania listami kontrolnymi wydań, przeprowadzania analiz post-mortem i komunikacji z pracownikami z różnych miejsc i stref czasowych. Około 4000 użytkowników (ich liczba wzrosła o 45% w ciągu dwóch lat) wykorzystuje również projekty Jira Software, Bitbucket i Bamboo do obsługi poszczególnych etapów cyklu tworzenia produktów: od opracowania harmonogramu i zaplanowania sprintów, po testowanie, wdrażanie, utrzymanie oraz zarządzanie portfolio.

Zautomatyzowanie procesu tworzenia nowych przestrzeni i projektów przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby konfiguracji ułatwiło działanie pracownikom oraz firmie. „Wcześniej ludzie musieli czekać od dwóch do trzech dni na utworzenie projektu. Teraz odbywa się to natychmiastowo, a ponad 80% projektów w systemie Jira jest zgodnych z ujednoliconą i zalecaną konfiguracją” — wyjaśnia Sharon. „To pozwala oszczędzić naszym zespołom 15 minut powtarzalnych czynności związanych z tworzeniem poszczególnych konfiguracji, dzięki czemu możemy ograniczyć zamieszanie i lepiej przygotować narzędzia na przeniesienie [do chmury]”. W perspektywie długoterminowej te 15 minut urasta do ponad 100 godzin w ciągu niespełna roku.

Dzięki wdrożeniu Data Center firma IAG zdołała również poprawić jakość raportów podsumowujących, co pozwala lepiej zrozumieć, z jakich narzędzi korzystają ludzie i w jaki sposób je wykorzystują. „Raportowanie okazało się nieocenione, ponieważ pozwoliło nam właściwie dobrać poziom licencji i wycofać multum narzędzi, które się powielały lub wcale nie były używane” — zauważa Sharon. „Teraz przyjmujemy bardziej proaktywną, a nie stale reaktywną postawę, a ludzie chcą korzystać z narzędzi, ponieważ są bardziej stabilne”.

Z pakietem rozwiązań Data Center dostępnym na wyciągnięcie ręki pracownicy pracują szybciej i dostarczają większą wartość, zwłaszcza w miarę rozrostu firmy i dodawania kolejnych lokalizacji. Spoglądając w przyszłość, zespół bardziej niż kiedykolwiek wcześniej jest przekonany o swojej zdolności do nadążania za tempem zmian w miarę transformacji samej firmy i całej branży.

„To po prostu działa”: droga naprzód z prostym, znormalizowanym, skalowalnym systemem

Gdy zespół inżynierów wraca myślami do poczynionych postępów, ich zdaniem nie ma wątpliwości, że uaktualnienie do Atlassian Data Center pomogło poczynić istotny krok w kierunku transformacji cyfrowej i wzmocnić firmę IAG oraz zwiększyć jej odporność.

Oprócz zrealizowania celów wewnętrznych związanych ze zwiększeniem wydajności, normalizacją i skalowalnością przy jednoczesnym zachowaniu kontroli, Sharon i Michael doceniają również spokój i możliwość dostarczania przez zespół dodatkowej wartości, jakie przyniosła ze sobą migracja do Data Center. „Dzięki Data Center możemy przeprowadzać aktualizacje bez przestojów, w sposób automatyczny. Takie operacje, jak ponowne indeksowanie trwały blisko 12 godzin i trzeba je było przeprowadzać w godzinach pracy” — wspomina Sharon. „To po prostu działa. Nie muszę nawet nadzorować, jak ludzie wprowadzają zmiany!” — dodaje Michael.

Oszczędność czasu i zwiększone zaufanie użytkowników wpłynęły również na zmianę relacji między zespołami inżynieryjnymi i biznesowymi. „Największa zmiana to to, że nie musimy już przepraszać za kiepską wydajność i dostępność, lecz mamy czas na dostarczanie naszym użytkownikom wartości dodanej i skoncentrowanie się na przyszłej drodze ku Atlassian Cloud” — zaznacza Sharon. „Zamiast tkwić w gąszczu rutynowych zadań, pomagamy udzielić odpowiedzi na pytania użytkowników. Nie pytamy już: czy możesz coś dla mnie zrobić. Teraz pytamy: jak mogę to zrobić” — uzupełnia Michael.

Takie usprawnienie w zakresie wydajności i relacji stanowi solidną podstawę do podejmowania kolejnych kroków na cyfrowej drodze firmy IAG. W ramach przygotowania do migracji swoich produktów do środowiska Atlassian Cloud zespół zarchiwizował kolejne 27% projektów w Jira Software i jeszcze 6% przestrzeni Confluence. Czas i zasoby uwolnione dzięki wdrożeniu Data Center pozwoliły również zespołowi bez obaw skoncentrować się na optymalizacji dotychczasowych narzędzi (takich jak Bitbucket i Bamboo) oraz wdrażaniu nowych narzędzi (takich jak ProForma).

Sharon podkreśla kluczową rolę kultury firmy IAG i współpracy z firmą Atlassian w osiąganiu postępów na każdym etapie transformacji. „Współpracujemy ściśle jako zespół (razem z Atlassian), wspieramy się nawzajem i obdarzamy zaufaniem, mamy w sobie odwagę, aby zgłaszać problemy na wczesnym etapie, a przy tym doskonale się bawimy! Do sukcesu przeniesienia do Data Center przeprowadzonego przez nasz zespół w dużym stopniu przyczyniło się zastosowanie metodyk Agile i wspólne ustalenie priorytetów realizowanych prac, dzięki czemu każdy rozumiał proces”.