Canva + Atlassian
Naprawdę doceniamy możliwość przekazywania wniosków do centralnej lokalizacji, ponieważ nie tylko możemy je rejestrować, śledząc trendy, ale także usprawnić dzięki temu przepływ pracy. To bardzo korzystna zmiana w kulturze firmy.
Jeff Lai
Dział Infrastruktury Wewnętrznej
TBD
zgłoszeń przetwarzanych rocznie za pomocą Jira Service Management
Branża
Technologia
Lokalizacja
Na całym świecie
Liczba użytkowników
Ponad 1000
Liczba użytkowników końcowych
Ponad 40 mln
Canva oszczędza ponad 150 godzin miesięcznie i współpracuje przy obsłudze ponad 42 mln klientów dzięki narzędziom i automatyzacji Atlassian Cloud Enterprise
W miarę jak firma Canva rozrastała się od jednego do ponad 1000 pracowników i 40 milionów użytkowników, zespół odpowiedzialny za tę szybko rozwijającą się platformę projektową doświadczał trudności z zapewnieniem widoczności na poziomie różnych przepływów pracy i nadążeniem za popytem. Dzięki centralizacji na jednej platformie Atlassian Cloud, Canva dysponuje teraz solidnym, bezpiecznym rozwiązaniem do prac programistycznych i ITSM, które ułatwiło firmie zwiększenie stopnia współpracy oraz przejrzystości, pozwoliło z łatwością przetwarzać 5000 zgłoszeń rocznie i umożliwiać ludziom na całym świecie realizację własnych projektów.
Canva to najszybciej rozwijająca się platforma projektowa na świecie, której misją jest stwarzania światu możliwości projektowania. Od momentu założenia w 2013 roku firma rozrosła się do ponad 1000 pracowników w 2020 roku, zyskując ponad 40 milionów użytkowników na całym świecie.
Taki wzrost wykładniczy oznaczał dla Canva konieczność szybkiego skalowania procesów i procedur wewnętrznych, aby nadążyć za popytem. Produkty Atlassian Cloud, a w szczególności Jira i Jira Service Management, ułatwiają firmie sprostanie temu ogromnemu wyzwaniu. Aplikacja ze sklepu Atlassian Marketplace JXL for Jira usprawnia sposób zarządzania pracą przez zespoły.
Już na bardzo wczesnym etapie firma Canva wdrożyła rozwiązania chmurowe, aby móc monitorować zadania i przepływy pracy w zespołach inżynierskich. W miarę rozwoju działalności zwiększyła się również potrzeba zapewnienia widoczności na poziomie wielu przepływów pracy. Dzięki otwartej i opartej na współpracy koncepcji systemu Jira całą pracę Canvy udało się przenieść na jedną platformę, aby umożliwić wgląd każdemu. Architektura produktów Atlassian umożliwiła różnym zespołom działającym w firmie dostosowanie procesów do swoich potrzeb. Jak ujął to prawdziwy guru w sprawach infrastruktury wewnętrznej, Jeff Lai, „Jira jest dla nas jak szwajcarski scyzoryk”. Canva wykorzystuje ten system do obsługi wewnętrznego przepływu pracy związanego z procesem rekrutacji, do zarządzania zasobami, a także do obsługi wewnętrznych wniosków o usługi.
„Praca staje się dużo bardziej przejrzysta, gdy wszystko jest w jednym miejscu. To znacznie ułatwia współpracę i zapewnienie przejrzystości” — twierdzi Jeff, który rozkręcił wewnętrzny dział obsługi, widząc, jak jego kolega jest bezustannie bombardowany wiadomościami w Slack. „Teraz, rok później, zbliżamy się do obsługi zgłoszenia numer 5000. Wyobrażacie sobie, jak by to wyglądało, gdyby każde z nich było pojedynczą wiadomością Slack lub e-mailem? Naprawdę jestem dumny z tego, jak duża otwartość na zmiany cechuje naszą firmę, i jak się rozwijamy”.
Jira jest dla nas jak szwajcarski scyzoryk”.
Jeff Lai
Dział Infrastruktury Wewnętrznej
Kompleksowe rozwiązanie ITSM
Zespół Jeffa wykorzystuje Jira i Confluence w połączeniu z Jira Service Management jako własne rozwiązanie ITSM. Confluence pozwala dokumentować zasady i przeprowadzać onboarding nowych pracowników, a Jira służy do wewnętrznego wyznaczania celów. Używamy Jira Service Management do samodzielnego zgłaszania incydentów, a dział HR stosuje to narzędzie do śledzenia dyskusji i aktualności dotyczących wynagrodzeń. „Dostęp do informacji HR jest ściśle kontrolowany i stosowane są zabezpieczenia na wysokim poziomie” — mówi Jeff. „Tylko dzięki funkcjom umożliwiającym tak rygorystyczne podejście mogliśmy bez obaw umieścić tego rodzaju informacje w Jira Service Management”.
Atlassian Guard daje nowym pracownikom uprawnienia do wglądu w ograniczony zbiór systemów i dokumentów na kilka dni przed rozpoczęciem pracy, a dzięki funkcjom jednokrotnego logowania (SSO) i wymuszonego uwierzytelniania SAML usługi Guard podwykonawcy mogą korzystać z zewnętrznego dostępu do systemu bez obaw o naruszenie zabezpieczeń Canva. Firma korzysta z usług zewnętrznego dostawcy tożsamości Okta, który odpowiada za przeniesienie wszystkich danych dotyczących użytkowników i grup do usługi Guard. Jak wyjaśnia Jeff: „Nie mogą przeglądać niczego, oprócz dokumentów, które im wysyłamy, ponieważ dostęp jest ograniczony dzięki usłudze mapowania dostępu grup użytkowników. Każdy członek organizacji ma również dostęp do historii zmian, co stanowi kolejną warstwę zabezpieczeń, dzięki której zyskujemy pewność, że nikt nie wprowadza żadnych podejrzanych zmian w dokumentach”.
Możliwość korzystania z rozwiązań Jira i Jira Service Management daje mi pewność, że mogę przekazać do kogoś zapytanie, a ono zostanie odebrane i obsłużone”.
Andrew Toolan
inżynier oprogramowania
Inżynier oprogramowania, Andrew Toolan, oraz jego zespół wykorzystują dwutygodniowe sprinty w Jira do zarządzania swoim backlogiem. „Możliwość korzystania z funkcji tablicy sprintów do monitorowania zarówno pojedynczych osób, jak i całości pracy zespołu na poziomie ogólnym, jest nieoceniona” — mówi. Ostatnie wydarzenia na świecie związane z pandemią COVID-19 podkreśliły efektywność produktów Atlassian Cloud jako w pełni dopracowanego rozwiązania ITSM. Jira zwiększa widoczność przepływów pracy w organizacji, dzięki czemu wzrasta produktywność zespołu pracującego zdalnie, gdy każdego miesiąca dołączają do niego kolejni pracownicy z różnych lokalizacji. „Jira pozwala zespołom w firmie Canva pracować zwinniej — zwłaszcza w miarę skalowania działalności” — wyjaśnia Jeff. Andrew dodaje: „Możliwość korzystania z rozwiązań Jira i Jira Service Management daje mi pewność, że mogę przekazać do kogoś zapytanie, a ono zostanie odebrane i obsłużone. Przy zwiększaniu skali działania ważna jest możliwość ułatwienia tych procesów, zwłaszcza gdy nawiązanie osobistej relacji z każdą osobą jest właściwie niemożliwe”.
„Naprawdę doceniamy możliwość przekazywania wniosków do centralnej lokalizacji, ponieważ nie tylko możemy je rejestrować, śledząc trendy, ale także usprawnić dzięki temu przepływ pracy. To bardzo korzystna zmiana w kulturze firmy” — twierdzi Jeff. Andrew dodaje: „Weźmy pod uwagę nawet sam system Jira. Widziałem, jak ludzie używają go do przekazywania zgłoszeń. To fantastyczne, jeśli możesz przerzucić zgłoszenie dotyczące incydentu z jednego zespołu do drugiego”.
Oszczędność dzięki automatyzacji
Jeff szacuje, że dzięki Jira Automation tylko jego zespół oszczędza ponad 150 godzin każdego miesiąca. Zajmujący się monitorowaniem zespół Andrew wykorzystuje również funkcje automatyzacji dostępne w oprogramowaniu Jira Service Management Premium do uproszczenia procesów zarządzania incydentami i zmianami. „Dzięki temu oszczędzamy sporo czasu” — mówi. „Po zamknięciu zgłoszenia dotyczącego incydentu system uruchamia raport dotyczący incydentu i tworzy działania, które są następnie monitorowane. Gdy takie zgłoszenie zostaje utworzone, system ustawia pozwolenie i powiadamia ludzi o konieczności wykonania zadań. Gdyby nie skonfigurowane reguły automatyzacji, musielibyśmy robić to wszystko ręcznie”.
Taki poziom automatyzacji i przetwarzania wspomaga firmę Canva w dalszym rozwoju. „Uporządkowanie podejścia do naszych przepływów pracy dzięki takim produktom jak Jira naprawdę pomogło nam usprawnić pracę” — dodaje Andrew.
System Jira Service Management pozwolił nam zebrać nasze informacje w jednym miejscu, ułatwiając tworzenie zapytań i wyszukiwanie, a nawet proste generowanie raportów”.
Andrew Toolan
inżynier oprogramowania
Pojedyncze źródło rzetelnych informacji
W Canva przyjmuje się nowoczesne podejście do DevOps: programiści firmy gromadzą opinie bezpośrednio od klientów za pośrednictwem oprogramowania Jira Service Management, które zostało zaprojektowane z myślą o optymalizacji przepływów pracy związanych z zarządzaniem incydentami i zmianami, aby zwiększyć efektywność współpracy działów Dev i Ops. Programiści są właścicielami tworzonego kodu, od przygotowania go do produkcji po utrzymanie i wprowadzanie poprawek błędów w razie potrzeby. „System Jira Service Management pozwolił nam zebrać nasze informacje w jednym miejscu, ułatwiając tworzenie zapytań i wyszukiwanie, a nawet proste generowanie raportów” — twierdzi Andrew.
Z uwagi na fakt, że Jira pełni w Canva funkcję pojedynczego źródła rzetelnych informacji, brak ograniczeń przestrzeni dyskowej w Jira Premium pozwala uniknąć poczucia ciasnoty, jak twierdzi Jeff. „Nie muszę się martwić, że cała moja instancja Jira ulegnie awarii tylko dlatego, że ktoś dołączył plik kopii zapasowej”.
Zespół Andrew obsługuje incydenty produkcyjne przy użyciu oprogramowania Jira Service Management, które za pośrednictwem odrębnej aplikacji jest dodatkowo zintegrowane z narzędziem Slack. Możliwość łączenia wielu systemów i narzędzi komunikacyjnych ma zasadnicze znaczenie dla łączności i odpowiedzialności w zespołach, co pozwala terminowo obsługiwać zgłoszenia.
Pomijając korzyści związane z przepływem pracy i widocznością, jednym z najlepszych posunięć w Canva było wdrożenie Jira przez zespoły nietechniczne w firmie. Narzędzia Atlassian potrafią uprościć złożone zagadnienia dla każdego. Według Jeffa, z uwagi na tak rozbudowane możliwości Jira, wykorzystanie w zespołach pełnego potencjału tego narzędzia może chwilę potrwać, jednak inwestycja jest tego warta. „Mamy szczęście, że w naszych zespołach nietechnicznych znajdują się prawdziwi specjaliści, którzy korzystają z tego rozwiązania i naprawdę je lubią”.
Następna historia
ISS World
ISS World dostarcza niesamowite usługi w odpowiedniej skali dzięki rozwiązaniom Atlassian.
Następna historia
Bank Narodowy Kanady
Narodowy Bank Kanady zmienia sposób pracy i poszerza zakres zastosowania metodyk Agile z Atlassian
Zrób kolejny krok
Skontaktuj się ze specjalistą ds. Enterprise, aby uzyskać więcej informacji.