Jak przeprowadzić migrację, zachowując wydajność i widoczność na wszystkich poziomach

Kiedy potrzebne są informacje o historii pojazdu, konsumenci na całym świecie, od Missouri po Monachium, mówią: „Pokaż mi CARFAX!”. W końcu CARFAX to największa tego typu baza danych na świecie. Jednak wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że firma rozszerzyła zakres działalności i oferuje dodatkowe produkty oraz usługi w ramach realizacji szerzej zakrojonej misji. Polega ona na dostarczaniu zaufanych informacji, dzięki którym miliony ludzi będą mogły bez większych obaw kupować, użytkować i sprzedawać używane samochody.

Aby w ogóle umożliwić taki rozwój, w ciągu minionych czterech lat firma CARFAX powiększyła swój zespół odpowiedzialny za dostarczanie oprogramowania o ponad 100 nowych pracowników, co oznaczało wzrost o blisko 50%. W miarę jak zespół się rozrastał, rosło również zapotrzebowanie na bardziej niezawodny, zintegrowany system zarządzania produktami oraz pracownikami. Firma korzystała z 3–6 różnych narzędzi, które nie były ze sobą połączone ani dostosowane do procesów firmy CARFAX.

W trakcie gromadzenia sugestii dotyczących platformy dla swojego zespołu oraz analizowania różnych opcji na targach Aaron zauważył, że oferta Atlassian się wyróżniała. „Byli wyraźnym innowatorem” — wyjaśnia. „Nie skupiali się na stworzeniu jednego produktu, a następnie dołączaniu do niego innych rozwiązań. Przyglądali się całościowo kulturze, spójności oraz sposobowi, w jaki ludzie pracują”.

Choć wielu członków zespołu CARFAX opowiadało się za rozwiązaniem Atlassian, Aaron chciał mieć pewność, że jest to dla nich właściwe rozwiązanie, a co ważniejsze, chciał skorzystać z praktycznego wsparcia w zakresie opracowania strategii i wdrożenia. Zaczął od przeanalizowania oferty partnerów ds. rozwiązań, a po zapoznaniu się z propozycjami kilku firm w końcu zdecydował się skorzystać z usług firmy Cprime. „Dysponowali wiedzą potrzebną do przeprowadzenia nas przez cały proces, a także kulturą, ofertą usług oraz podejściem, dzięki którym mogliśmy osiągnąć sukces. Ponadto na czas całego wdrożenia wyznaczali specjalnego konsultanta pracującego na miejscu, więc nie bylibyśmy pozostawieni sami sobie” — wspomina.

Wiceprezes ds. usług profesjonalnych firmy Cprime, Swati Jain, potwierdza, że współpraca partnerska przyszła im naturalnie, ponieważ firma CARFAX poszukiwała rozwiązania, a nie tylko narzędzia. „A my dostarczamy właśnie rozwiązań” — mówi Jain. „Chcieliśmy w pełni zrozumieć potrzeby CARFAX, aby móc zaprojektować i wdrożyć rozwiązanie, które będzie się sprawdzać nie tylko w tej chwili, ale także da możliwość skalowania w miarę przyszłego rozwoju firmy”.

W kolejnych miesiącach po przejściu na rozwiązanie Atlassian firmie CARFAX udało się osiągnąć wszystkie wyniki, na które liczyli, a nawet więcej. Od usprawnień taktycznych z dnia na dzień (takich jak zwiększenie wydajności i lepsze zarządzanie backlogami) po strategiczny rozwój organizacji (na przykład stwarzanie atmosfery przejrzystości i widoczności w całym przedsiębiorstwie). Aaron nazywa tę zmianę „wstrząsem sejsmicznym”.

Alison zgadza się z kolegą, dodając, że ich zespół funkcjonuje teraz na co dzień w Jirze. „Jira stanowi rdzeń wszystkich naszych działań, określa nasz sposób pracy” — wyjaśnia. „Co ciekawsze, programiści nie wiedzą nawet, że uczestniczą w kluczowych decyzjach podejmowanych przez kierownictwo. System Jira zapewnia dostęp do bezpośrednich analiz, które dostarczają informacji taktycznych wszystkim, od programistów po kierownictwo, ułatwiając podejmowanie decyzji dotyczących przydziału czasu oraz zasobów”.

Aaron dodaje, że kierownictwo wyższego szczebla w CARFAX nie tylko wykorzystuje dane z systemu Atlassian do analizy strategicznej produktywności zespołu, ale także korzysta z możliwości monitorowania danych w czasie rzeczywistym. „Kierownictwo wyższego szczebla nigdy nie zaglądało do naszego starego systemu. Teraz siadają ze mną i przeglądają Jirę, aby sprawdzić w czasie rzeczywistym, co się dzieje, i wychwycić konkretne problemy, które wcześniej pozostałyby niezauważone”.

Przy nieocenionym wsparciu ze strony Cprime firma CARFAX pomyślnie przeprowadziła migrację na platformę Atlassian, a całe przedsiębiorstwo odczuło poprawę. W dziale technicznym zwiększyła się wydajność tworzenia oprogramowania, dział IT mógł zacząć korzystać z regularnych aktualizacji i możliwości skalowania bez zakłóceń pracy, a kierownictwo wyższego szczebla zyskało dostęp do spójnych, udostępnianych w czasie rzeczywistym danych analitycznych — personel całej organizacji może pracować szybciej i w sposób bardziej przemyślany niż dotąd.

Te ulepszenia przełożyły się nie tylko na różnicę w codziennej pracy pracowników, ale także pomogły wzmocnić pozycję biura zarządzania projektami jako element szerszego obrazu kompetencji i możliwości zespołu. „W naszych zespołach technologicznych i produktowych przechodzimy na model bardziej przypominający koło ze szprychami odchodzącymi od centralnej piasty, w którym zespoły te są osadzone w kontekście biznesowym” — opisuje Aaron. „Kierownicy jednostek biznesowych w CARFAX szukają w naszym zespole ludzi, którzy będą w stanie wypełnić lukę między sektorem technologicznym i kierowniczym. Pomagają nam w tym rozwiązania Atlassian”. Praca zespołu zaowocowała nawet nominacją w plebiscycie na biuro zarządzania projektami roku prowadzonym przez PMNetwork.

Według Aarona i Alison to właśnie w tym obszarze rozwiązania Atlassian wywarły największy wpływ: eliminując bariery między zespołami i zapewniając w czasie rzeczywistym dostęp do danych na poziomie całego portfolio, a tym samym umożliwiając podejmowanie lepiej przemyślanych decyzji. „Głębia funkcjonalności Atlassian i zakres funkcji biznesowych nie mają sobie równych” — twierdzi Aaron. „Jednak dla mnie najbardziej istotne okazało się zyskanie przejrzystości i widoczności”.