Jak Inchcape wykorzystuje Atlassian Cloud, aby zyskać faktyczny wgląd w realizowane inicjatywy i wspierać rozwijającą się coraz prężniej działalność globalną.

Wykorzystanie możliwości systemu Jira do wyeliminowania izolacji

Zanim Paul Leon przystąpił do urzeczywistniania wizji scentralizowanej platformy dla wszystkich inicjatyw, niektóre zespoły korzystały już z rozwiązań Jira i Confluence w charakterze narzędzi do realizacji projektów Agile.

Paul zdawał sobie sprawę, że te rozwiązania były cennym elementem pojedynczych projektów lokalnych, jednak wiedział też, że potencjał Atlassian Cloud był znacznie większy, i uważał, że wdrożenie tych samych narzędzi na skalę całego przedsiębiorstwa i znormalizowanie ogólnej koncepcji może całkowicie zmienić zasady gry.

„Naszym celem było posiadanie nowoczesnego, jednolitego rozwiązania chmurowego klasy korporacyjnej, które obsługiwałoby wszystkie technologie cyfrowe i analizę danych. Platforma Atlassian Cloud zapewniła nam to wszystko” — wspomina Paul Leon.

Zdecydował się wykorzystać te indywidualne doświadczenia, aby przekształcić Jira i Confluence w standardową platformę IT dla wszystkich zespołów. W tym celu nawiązał współpracę partnerską z firmą bit2bit Americas, partnerem Atlassian Platinum ds. rozwiązań Enterprise.

Zaprojektowała ona wysokiej klasy rozwiązanie, które wykorzystuje Jira Cloud jako centralną platformę do obsługi wszystkich projektów, zapewnia integrację z Confluence w celu budowania solidnej bazy wiedzy obejmującej wiele regionów oraz umożliwia bezproblemowe dołączanie doskonałych aplikacji ze sklepu Marketplace.

W celu zapewnienia maksymalnej widoczności dzięki uzyskaniu scentralizowanego widoku portfolio w Jira wykorzystano aplikację Structure. Aplikacja Tempo pozwoliła rozszerzyć możliwości planowania i monitorowania zasobów, a aplikacje eazyBi i Custom Charts nadały zupełnie nowy wymiar raportom wykonawczym i operacyjnym.

Dzięki uproszczonej implementacji platformy Atlassian Cloud zespół zdołał wdrożyć wizję, bezpiecznie wprowadzić wszystkie projekty do systemu Jira i przeprowadzić uruchomienie w niespełna osiem tygodni, pracując przy tym w 100% zdalnie.

Paul wyjaśnia, że od początku zamierzeniem było dostosowanie dostarczania każdego projektu do struktury odpowiedzialności w firmie i nakładających się regionów oraz platform technologicznych w celu uzyskania widoczności we wszystkich wymiarach.

Według niego natychmiastowym pozytywnym skutkiem zmiany okazała się faktycznie zintegrowana wizja, która pozwoliła zaoszczędzić czas i wyeliminować dublujące się działania dzięki możliwości szybkiej identyfikacji synergii i potencjalnych problemów w różnych regionach i na różnych platformach technologicznych.

„Teraz widzimy wszystkie projekty w Jira, analizujemy postępy, przygotowujemy platformy i przystępujemy do tworzenia planów, które są ze sobą w pełni komplementarne”.

Scentralizowana platforma Atlassian umożliwiająca zmianę organizacyjną

Paul dodaje, że co prawda optymalizacja zasobów, oszczędność czasu i lepsze planowanie potencjału wykonawczego są ogromnymi zaletami scentralizowanej wizji, ale nie stanowią najważniejszego jej aspektu.

Najważniejsza korzyść tkwi w możliwości korzystania z właściwych narzędzi, które same w sobie sprzyjają zmianie nastawienia.

Według niego przyjęty model może ułatwić przeprowadzenie dogłębnej zmiany kulturowej, umożliwiając podejście do transformacji cyfrowej w duchu współpracy.

„Platforma Atlassian działa w samym sercu naszej transformacji, zapewniając obsługę wniosków i zapotrzebowania, a także cyklu życia dostarczania”.

Posługując się przykładem, przed wkroczeniem na tę ścieżkę nabycie firmy na określonym rynku i konieczność przeprowadzenia aktualizacji platformy technologicznej oznaczała poświęcenie mnóstwa czasu i wysiłku potrzebnych na określenie najlepszej kolejności wdrażania, umiejscowienie poszczególnych rozwiązań, a w końcu także zagwarantowanie płynnego przebiegu procesu, zwłaszcza w obliczu konfliktów między lokalnymi i globalnymi pakietami produktów.

Dzięki elastyczności przepływów pracy w Jira i szczegółowości schematów uprawnień w tym systemie Inchcape zdołało skonfigurować platformę umożliwiającą standaryzację wszystkich projektów z zastosowaniem właściwego dla Inchcape modelu dostarczania, wspólnych szablonów i stale aktualizowanej, opartej na współpracy bazy wiedzy w Confluence.

W systemie Jira mogą śledzić prowadzone inicjatywy nie tylko z podziałem na konkretne regiony, ale także równolegle prowadzone platformy technologiczne, takie jak Chmura i Bezpieczeństwo. Dzięki temu mogą współpracować z właścicielami platform nad przygotowaniem rynków i rozwiązań, przewidywaniem potencjalnych konfliktów i zapewnieniem, aby każdy zespół na świecie korzystał z tych samych platform.

„Pełna widoczność na poziomie całej organizacji, jaką zapewnia Jira, umożliwia podejmowanie lepszych decyzji w zakresie zarządzania, ponieważ łatwiej jest dostrzec wszystkie zmieniające się elementy” — wskazuje Paul.

Dysponując wszystkimi elementami układanki, zespoły mogą również wspólnie wypracowywać sposoby projektowania i dostarczania wyników końcowych, nadając priorytet programom ukierunkowanym na klientów, marki partnerskie i cele strategiczne.

Wszystkie składniki łączą się ze sobą, dlatego zyskują oni pełną widoczność, od globalnej platformy technologicznej, aż po realizację działań w ramach poszczególnych projektów. Dodatkowo mają możliwość instrumentalizacji zmian w zespołach lokalnych wyznaczających drogę do sposobów dostarczania w większym stopniu opartych na metodyce Agile.

„Wprowadzając rozwiązania Jira i Confluence jako standard, zdołaliśmy przyspieszyć wiele czynności i znacznie skrócić średni czas wdrażania inicjatyw — od aktualizacji platformy po całkiem nowe aplikacje”. — stwierdza Paul.

Koncentracja na dostarczaniu korzyści w celu poprawy jakości obsługi

Przygotowanie gruntu pod opartą na zwinności kulturę korporacyjną jest jedną z ważnych zalet nowego sposobu pracy, jaką Inchcape rozwija w każdym regionie, jednak nie jest to podstawowy cel firmy. Paul podkreśla, że chodzi przede wszystkim o dostarczanie korzyści: dostarczanie właściwych inicjatyw w odpowiednim czasie.

Teraz każdy może spojrzeć na wszystko ze strategicznego punktu widzenia. Pracownicy mogą w czasie rzeczywistym monitorować zgodność postępów z planem realizacji i inicjatywą strategiczną, biorąc pod uwagę sytuację na całym świecie. To skuteczny sposób zarządzania oczekiwaniami i kontrolowania popytu, zawsze w odniesieniu do dostarczanej korzyści.

„To ogromna zmiana. Platformy ani regiony już nie powodują naszej izolacji, a każdy aspekt monitorujemy w Jira, przezwyciężając wyzwania jako jedna globalna firma”. Paul Leon, dyrektor ds. portfolio produktów cyfrowych

Paul dodaje, że Atlassian płynnie wpisuje się w kulturę oraz przyszłość, jaką Inchcape stara się tworzyć, gdzie każdy będzie dążył do realizacji tych samych celów. „Obecnie zmierzamy w kierunku otwartej społeczności globalnej skoncentrowanej na dostarczaniu korzyści dla naszych klientów i doskonaleniu ich obsługi każdego dnia”.