Rozproszeni, ale w ciągłym kontakcie

Szacowana wartość — niemal 2 miliardy USD. Ponad 5 milionów użytkowników. Niemal 800 pracowników. Zero biur.

::skreczowanie płytą:: Dokładnie. Bez siedziby głównej, bez pomieszczeń biurowych — w żadnym miejscu.

Jak w ciągu zaledwie kilku lat startup tworzący oprogramowanie w dynamicznie rozwijającej się branży może stać się liderem rynku o wartości kilku miliardów dolarów — i to z zespołem pracującym całkowicie zdalnie, rozsianym po 40 stanach i 20 krajach na świecie? InVision pokazuje nam sposób na osiągnięcie tego celu.

Założyciel i dyrektor naczelny Clark Valberg uważa, że ekran stał się najważniejszym miejscem na świecie. W związku z tym jego firma nie tylko opracowała platformę narzędzi do wspólnego projektowania i prototypowania, która pozwala na tworzenie ekranów i interfejsów cyfrowych, ale także postawiła na działanie wyłącznie za pośrednictwem ekranu.

Zadania wymykały się spod kontroli. Pracownicy tracili czas przełączając się między narzędziami i trudno było zespołom przekazywać sobie nawzajem pracę, ponieważ każdy zespół używał innej platformy. Liderzy nie byli praktycznie w stanie tworzyć przejrzystych raportów czy uzyskać kompletnego obrazu ludzi i projektów, którymi zarządzali. Aby kontynuować szybki rozwój firmy, konieczne było natychmiastowe uproszczenie pracy.

Firma InVision potrzebowała jednej platformy opartej na chmurze, która sprostałaby jej różnorodnym wymaganiom i można by ją było łatwo zintegrować z narzędziami typowymi dla poszczególnych działów, na przykład z systemem zarządzania zasobami działu HR. Wendy znała już firmę Atlassian i gdy zaczęła sprawdzać, jak łatwo narzędzia Atlassian, takie jak Jira, Confluence i Trello można zintegrować z innymi używanymi na co dzień narzędziami, szybko stały się one jej pierwszym wyborem. Wendy wspomina: „Z rozwiązaniami Atlassian łatwo jest zacząć i stopniowo je rozwijać. Spodobała mi się również możliwość korzystania z samoobsługowego sklepu z aplikacjami”.

Produkty chmurowe Atlassian okazały się idealnym rozwiązaniem, które nie wymusza na pracownikach zmiany przepływu pracy. Ponieważ platforma Slack jest idealnie zintegrowana z produktami Atlassian, pracownicy mogą wciąż publikować wiadomości na platformie Slack lub przesyłać wnioski bezpośrednio w Jira Service Management. W każdym przypadku zgłoszenie jest tworzone automatycznie w Jira dzięki integracji Jira for Slack, a zespół IT może przypisać wniosek, pracować nad nim, omówić problem z innymi członkami zespołu za pomocą komentarzy, śledzić zadanie do jego zakończenia i raportować wyniki przełożonym. Pracownicy mogą obserwować za pośrednictwem platformy Slack zmianę statusu, osoby przypisanej, priorytetu i innych szczegółów zgłoszenia. Dzięki temu dział IT oszczędza czas, gdyż nie musi odpowiadać na pytania o status zgłoszenia, a pracownicy mogą skupić się na swoich zadaniach, nie martwiąc się, że ich wnioski IT zostaną zapomniane.

People Team również uprościł swoją pracę dzięki Atlassian i usprawnił komunikację z pracownikami. Dział korzysta z Trello do zarządzania wdrażaniem nowo zatrudnionych osób, a w Confluence dokumentuje i udostępnia informacje pracownikom. Oba rozwiązania pomagają w tworzeniu pozytywnych doświadczeń u nowych pracowników — co jest szczególnie ważne, biorąc pod uwagę zdalny system pracy firmy InVision — i zapewnianiu bieżącego dostępu do najnowszych informacji i polityk.

Pracowników InVision zachęca się także do korzystania z produktów Atlassian i integrowania ich w kreatywny sposób. Marie Kretlow i Dennis Field z People Team zintegrowali InVision z platformą Slack i Confluence, aby wizualizować swoją pracę i być na bieżąco z aktualnościami. „Jednym z projektów, nad którym razem z Marie pracowaliśmy był podręcznik pracownika” wyjaśnia Dennis. „Często używamy funkcji InVision o nazwie Freehand, aby tworzyć mapę pomysłów, a nasz prototyp podręcznika jest osadzony na stronie Confluence. Każda zmiana jest automatycznie przesyłana do Confluence, gdzie wszyscy mogą ją zobaczyć. Następnie każdy komentarz zamieszczony na stronie Confluence lub w InVision jest przesyłany na platformę Slack, więc otrzymujemy informacje na bieżąco”. Członkowie zespołu mogą również polubić stronę Confluence i odpowiadać na komentarze bezpośrednio z kanału Slack, na którym zostały udostępnione.

Marie i Dennis zauważyli na własnym przykładzie, że im bardziej pracownicy InVision integrują produkty Atlassian i platformę Slack w swojej codziennej pracy i z innymi używanymi narzędziami (łącznie z ich własnym produktem), tym większy jest wzrost ich efektywności.

Marie dodaje, że produkty Atlassian ułatwiają pracownikom InVision nie tylko wykonywać swoją pracę, ale też realizować szerszą misję pomagania firmom na całym świecie we wprowadzaniu innowacji dzięki cyfrowemu projektowaniu. „Ostatecznie nasze partnerstwo z Atlassian pozytywnie wpływa na klientów InVision”, mówi Marie. „Im bardziej jesteśmy zintegrowani jako zespół, tym skuteczniej możemy służyć naszym klientom, którzy dzięki temu tworzą lepsze cyfrowe produkty i interfejsy”.