Nextiva przeprowadza centralizację dzięki rozwiązaniu Atlassian Cloud, aby zwiększyć efektywność i wydajność, oszczędzając rocznie 100 godzin i ponad 50 000 USD na kosztach oprogramowania

Kompleksowe rozwiązanie DevOps i ITSM

Przez następne cztery miesiące Josh i jego zespół pracowali nad skonfigurowaniem i wdrożeniem platformy Atlassian w całej organizacji. Zaczęli od skonsolidowania dokumentacji i narzędzi do udostępniania informacji w Confluence oraz pomogli działowi IT przejść z Rally na Jira w zakresie zarządzania projektami i śledzenia zgłoszeń.

„Największy problem z Rally polegał na tym, że nie mieliśmy administratora, a rozwiązanie nie było zorganizowane w sposób przemyślany. Potrzebowaliśmy lepszej platformy do rozdziału zadań, raportowania, śledzenia zespołów i postępu prac”, wyjaśnia Josh. W celu rozwiązania tych problemów jego dział rozpoczął współpracę z Atlassian w zakresie integracji systemów działów programowania i eksploatacji IT.

Wprowadzenie procedur i narzędzi DevOps często zapewnia lepszą współpracę, szybkość działania, oszczędności, stabilność i inne istotne korzyści. Może także być źródłem dodatkowych problemów, takich jak większa liczba spotkań, ręczne aktualizacje i przełączanie kontekstu. Aby zmaksymalizować korzyści i ograniczyć problemy do minimum, Nextiva zintegrowała Bitbucket z Jira. Dzięki temu programiści nie tylko mogą przechowywać i wdrażać kod, ale także przypisywać zgłoszenia innym osobom i przeglądać komentarze bez opuszczania Bitbucket. Jak mówi starszy inżynier DevOps, Kyle Gengler: „Możliwość tworzenia przepływów pracy w rozwiązaniu Jira, a następnie połączenia ich z działaniami w Bitbucket, to świetna sprawa. Moim zdaniem jedną z największych zalet jest dostęp do rzeczywistych commitów ze zgłoszeniem Jira w komunikacie dotyczącym commita”.

Widząc korzyści, jakie platforma Atlassian może zapewnić innym zespołom, Josh rozpoczął współpracę ze specjalistką ds. rozwiązań Atlassian, Catherine White, i starszą menedżer projektów, Jen Lang, aby połączyć Jira z Jira Service Management, uzyskując lepiej uporządkowane oraz zoptymalizowane procesy zarządzania incydentami i zmianami. Obecnie, gdy pracownik przesyła informacje o incydencie do działu wsparcia, musi określić jego istotność i komponenty, których dotyczy. Na podstawie tych informacji Opsgenie automatycznie powiadamia odpowiednich pracowników działu operacyjnego IT, uwzględniając harmonogram zespołu, w tym pracowników pełniących dyżur domowy. Jeżeli wymagana jest szybsza reakcja, członkowie zespołu mogą także eskalować zgłoszenia do kierownictwa, aby spełniać wymagania umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług.

Poza usprawnieniem zarządzania incydentami Jen i Catherine wykorzystały Jira Service Management z dodatkiem Automation (obecnie jest to funkcja wbudowana) w celu poprawy wydajności procesu zarządzania zmianami w firmie Nextiva. W ramach jednego przepływu pracy pracownicy mogą wybrać typ zgłoszenia oraz jeden z czterech typów zmian. Następnie zgłoszenie zmiany automatycznie przechodzi przez różne części przepływu pracy w oparciu o określone wymagania, mechanizmy kontroli i warunki. Jeżeli zgłoszenie przekracza maksymalny czas zmiany, odpowiednie osoby otrzymują także wiadomości na platformie Slack, dzięki czemu członek zespołu może szybko podjąć działania. Josh nazywa rozwiązanie Jen i Catherine „jednym z najbardziej eleganckich przepływów pracy, jaki miał okazję zobaczyć”.

Bezproblemowa migracja do chmury zwiększa bezpieczeństwo i zapewnia oszczędności

Wraz z upowszechnianiem się platformy Atlassian w firmie Nextiva zespół Josha rozpoczął dalsze planowanie, uwzględniając obecny i przyszły rozwój. Jak mówi: „Wiedzieliśmy, że dwukrotne zwiększenie infrastruktury i wydajności będzie wiązało się z podwojeniem kosztów i nakładu pracy”. „Mieliśmy do wyboru: przeprowadzać skalowanie samodzielnie dzięki przejściu na wersję Data Center, co zwiększyłoby koszty i nakład pracy, lub powierzyć firmie Atlassian wszystkie nasze obowiązki w zakresie hostingu i spokojnie rozwijać się dalej. Wybraliśmy tę drugą opcję”.

Przez kilka kolejnych miesięcy Josh i Catherine przygotowywali razem z zespołami migrację, porządkując przestrzenie robocze i wtyczki, od nowa pisząc skrypty i wdrażając nowe procesy, aby zapewnić prawidłowe działanie rozwiązań po migracji. Zmiana była też doskonałą okazją do wdrożenia narzędzi Atlassian Guard i Okta, co umożliwiło wprowadzenie funkcji logowania jednokrotnego, ułatwiło aprowizację użytkowników i zwiększyło bezpieczeństwo.

Dzięki wcześniejszemu porządkowaniu i testowaniu migrację przeprowadzono w niecałe 24 godziny. Jak mówi Josh: „Nasz dyrektor ds. technicznych, Phil Steitz, stwierdził, że spośród czterech migracji do chmury, których był świadkiem, ta przebiegła najsprawniej”.

Po konsolidacji technologii i przejściu do chmury pracownicy Nextiva byli mile zaskoczeni poprawą wydajności systemu. Jak mówi Catherine: „Stabilność i wydajność wszystkich naszych narzędzi zapewnia znacznie większy komfort obsługi”. „Przykładowo, mamy dosyć złożone raporty EazyBI z rozbudowanymi obliczeniami intensywnie wykorzystującymi zasoby, które powodowały przekroczenie limitu czasu. Od momentu przeprowadzenia migracji nie mamy z tym problemu”.

Zgodnie z założeniami, po przejściu na Atlassian Cloud Nextiva może rozwijać się w odpowiedniej skali, oszczędzając czas i środki. Menedżer ds. DevOps, Chris Haley, twierdzi, że „jedną z największych korzyści dla naszego zespołu jest to, że przejście na Atlassian Cloud wyeliminowało konieczność konserwacji własnych serwerów. Zyskaliśmy czas, który możemy wykorzystać na ulepszanie własnego oprogramowania, zamiast na zarządzanie infrastrukturą lokalną”. Josh dodaje, że koszty związane z oprogramowaniem także są znacznie niższe, ponieważ firma płaci tylko za to, czego potrzebuje. „Dzięki przejściu na Atlassian Cloud oszczędzamy rocznie od 50 000 do 100 000 USD”.

Jedna platforma, żadnych problemów

Dzięki temu, że Nextiva skonsolidowała odseparowane narzędzia z różnych wdrożeń w kompleksową platformę Atlassian Cloud, dysponuje tym samym rozwiązaniem, które oferuje klientom: jedną platformą bez żadnych problemów.

Ujednolicony i stabilny ekosystem rozwiązań Atlassian utworzył nowe możliwości śledzenia postępu prac, udostępniania wiedzy i informacji o postępach oraz współpracy zespołów i działów. Dzięki dużej elastyczności dostosowania rozwiązań do określonych potrzeb Nextiva osiągnęła nie tylko lepszą współpracę zespołów, przejrzystość, bezpieczeństwo już dziś, ale także zapewniła sobie możliwość łatwego skalowania w przyszłości.

Najlepsze jest to, że Nextiva dwukrotnie zwiększyła infrastrukturę i wprowadziła ulepszenia, zyskując jednocześnie więcej czasu, środków i potencjału intelektualnego, dzięki którym może realizować swoją misję: oferowanie światowej klasy rozwiązań komunikacyjnych i doskonałej obsługi klientów. „Jedną z podstawowych wartości firmy Nextiva jest Prostota. Pakiet produktów Atlassian i jego zaawansowane integracje pozwalają nam działać zgodnie z nią w każdej sytuacji”, mówi Josh. „W Nextiva mamy wiele procesów i procedur, a dzięki tym narzędziom możemy zachować ich prostotę i skupić się na dostarczaniu korzyści klientom, a nie na zarządzaniu procesami”.

Różnorodne zespoły odkrywają nowe możliwości

Po dostrzeżeniu usprawnień w dziale programowania i IT platformę Atlassian wprowadzono w innych działach Nextiva, co zapewniło nowe możliwości i pozwoliło działać zespołom jeszcze wydajniej.

Confluence to jedno z pierwszych rozwiązań, jakie wdrożyliśmy w całej organizacji. „Zastosowanie Confluence nie było już ograniczone tylko do działu technologicznego: wprowadzono je w całej firmie. Dzięki temu wszystkie zespoły i działy zyskały centralną lokalizację tworzenia dokumentacji, śledzenia prac i współpracy w całej firmie Nextiva”, stwierdziła Catherine.

Jira służy jako ujednolicona platforma zapewniająca kompleksową widoczność procesów. Zespoły używają jej do różnych zadań — od zarządzania wewnętrznym wsparciem i zdarzeniami, przez obsługę podróży służbowych, po realizację wniosków dotyczących edukacji i szkoleń. Ponadto dział wsparcia (w ramach działu technologicznego i poza nim), operacyjny, HR, inżynierii rozwiązań dla klientów, projektowania i administracji korzysta z Jira Service Management oraz integracji z innymi narzędziami Atlassian w celu szybkiego przesyłania, śledzenia i rozwiązywania wniosków o usługi.

„Dzięki funkcjom integracji i automatyzacji platformy Atlassian nasz zespół poświęca mniej czasu na przełączanie się między aplikacjami”, twierdzi Max Hurst, menedżer infrastruktury IT. „Druga zaleta to możliwość korzystania z platformy wspólnej dla całej organizacji, co zwiększa wydajność pracy”. Catherine dodaje: „Pełna integracja i bezproblemowa współpraca wszystkich składników bardzo nam pomogły. Wszystkim ułatwiło to życie”.