IKEA Place: urzeczywistnienie innowacji

Każdy wie, jak to jest, gdy stoi się przed piękną sofą Karlstad lub Ektorp w IKEI i czeka tylko, aby zabrać ją do domu, a następnie spędzić wieczór na oglądaniu Netflixa z kluczem imbusowym w dłoni. Od nowego wygodnego nabytku dzieli nas wtedy tylko jedno pytanie: „czy będzie pasować?”

To właśnie zasadniczy problem, który firma TWNKLS | AR, należąca do przedsiębiorstwa PTC Company (znanego również jako PTC), postanowiła pomóc IKEI rozwiązać. W 2018 roku firma PTC wkroczyła na organizowane przez IKEĘ targi innowacji z inicjatywą transformacji cyfrowej i przedstawiła pomysł na aplikację do wizualizacji 3D o nazwie IKEA Place, która miała wykorzystywać rozszerzoną rzeczywistość i „wirtualnie umieszczać rzeczywiste trójwymiarowe modele w przestrzeni użytkownika”. Kupujący mogli korzystać z niej, aby wirtualnie przetestować meble przed zakupem lub spojrzeć na przestrzeń przez obiektyw swojego urządzenia i przekonać się, jakie produkty mogą do niej pasować.

Kreatywny pomysł firmy PTC był dokładnie tym, czego szukała IKEA i jej klienci. Gigant handlu detalicznego uznał firmę PTC za zwycięzcę targów innowacji i zaczął planować współpracę partnerską, która z aplikacji opartej na rozszerzonej rzeczywistości pozwoliłaby uczynić praktyczną usługę.

Z punktu wyjścia do pierwszej wersji w 9 tygodni

Nie było na to lepszego momentu. Zaledwie 9 tygodni później firma Apple miała wprowadzić na rynek swoją platformę ARKit dla programistów z całego świata. Choć czasu było niewiele, zespół PTC dostrzegł świetną okazję do wydania pierwszej wersji aplikacji Place równolegle z premierą platformy ARKit w nadziei zwrócenia uwagi firmy Apple i osiągnięcia sukcesu na fali rozszerzonej rzeczywistości.

Firma PTC szybko zbudowała zespół i przygotowała plan projektu, chcąc dotrzymać zbliżającego się terminu. Kierownik ds. rozwoju Jefferson Scomacao i kierownik projektu Andy Barker w zawrotnym tempie pomogli pracownikom przygotować koncepcję i przejść do produkcji, wykorzystując oprogramowanie Jira do monitorowania projektów i problemów. Po dwóch miesiącach pracowitych dni i wieczorów zespół wydał pierwszą wersję aplikacji IKEA Place równo z premierą platformy Apple ARKit. W ciągu kilku dni aplikację pobrano setki tysięcy razy. Przyciągnęła też uwagę dyrektora generalnego firmy Apple, Tima Cooka, który zaprezentował ją podczas wydarzenia i nazwał „przyszłością zakupów”.

Patrząc na entuzjastyczne recenzje, firmy PTC i IKEA wiedziały, że udało im się dokonać czegoś ważnego. Głodne kolejnych sukcesów zespoły oddały się świętowaniu, a następnie odetchnęły głęboko i udały się z powrotem do pracowni, aby zacząć doskonalenie aplikacji Place.

Lepsza komunikacja zespołów dzięki rozwiązaniu Trello

Podczas opracowywania planu przyszłego rozwoju produktu firma PTC uświadomiła sobie, że do stworzenia kolejnej wersji będzie potrzebowała wielu własnych zespołów, a także pomocy IKEI i innych partnerów strategicznych. Każdy zespół znajdował się w innej lokalizacji, miał różne poziomy zaawansowania technicznego i korzystał do zarządzania pracą z innego oprogramowania.

Podczas gdy wszyscy nie mogli się doczekać współpracy, nie cieszyła ich perspektywa konfigurowania i uczenia się nowych systemów niezbędnych do realizacji projektu; nikt też nie miał na to czasu. „Przy tak wielu partnerach w obrębie firmy i poza nią ludzie albo nie chcieli, albo nie mogli otworzyć własnego systemu. Musieliśmy tymczasem jak najszybciej zacząć współpracę i ruszyć z projektem” — mówi Andy.

Tablica planu działań zawiera rejestr zadań z przyszłymi planami dotyczącymi aplikacji Place, a ponadto zapewnia wysoki poziom wglądu w trwające i zakończone już prace. Jefferson twierdzi, że korzystanie z narzędzia Trello pozwoliło zwiększyć o 20–40% liczbę elementów planu działania rejestrowanych oraz monitorowanych od stanu „Nowe” do stanu „Ukończone”, a przy tym zachować wysoki poziom skupienia i organizację zespołów w miarę pojawiania się nowych żądań. „Kiedy zespół IKEA pyta nas o nową funkcję, możemy powiedzieć mu, czy znajduje się ona w planie działań i na kiedy jest przewidziana. Chroni nas to przed zboczeniem z właściwego kursu i pomaga zrozumieć priorytety” — mówi.

Gdy funkcje i błędy trafiają z rejestru zadań do sprintu, zespół projektowy IKEA firmy PTC monitoruje realizowane przez siebie zadania za pomocą tablicy „Aktualne przydziały”. Jako iż w zarządzanie tymi zadaniami zaangażowanych jest kilka grup, każdy zespół ma własną listę zadań. Dzięki temu poszczególni pracownicy mogą się skupić na własnych zadaniach, a jednocześnie obserwować, jak ich praca pokrywa się z działaniami innych osób. Tablica ta stanowi również nieocenione narzędzie ułatwiające monitorowanie postępów i raportowanie z perspektywy kierowników projektów i liderów.

Według Jeffersona zarządzanie QA w narzędziu Trello pomogło „uratować sytuację”. Kontrole jakości były ogromnym źródłem stresu podczas opracowywania pierwszej wersji aplikacji Ikea Place, ponieważ 30 partnerów odpowiedzialnych za QA rejestrowało problemy przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów Word. Utrudniało to programistom monitorowanie błędów i ich integrację ze zgłoszeniami w systemie Jira Software, a kierownicy ledwie byli w stanie identyfikować problemy, rozwiązania i obszary regresji.

Korzystanie z narzędzia Trello do zarządzania QA pozwoliło uporać się z tymi wyzwaniami — i nie tylko. Teraz specjalistom ds. QA łatwiej jest tworzyć nowe sesje i zrozumieć, jakich informacji potrzebują liderzy. Menedżerowie mogą też śledzić dane z QA, podejmować bardziej świadome decyzje i w razie potrzeby przesyłać informacje do innych systemów. W rezultacie łączna liczba zgłoszeń spadła o 85%, a wydajność (mierzona odsetkiem rozwiązanych problemów) wzrosła o ponad 125%.

Zespół projektowy IKEA firmy PTC skorzystał też z dodatków Power-Up w celu dostosowania narzędzia Trello do własnych przepływów pracy i jego integracji z innymi systemami niezbędnymi do współpracy i opracowywania aplikacji. Dodano na przykład pola niestandardowe umożliwiające monitorowanie wersji, typów błędów i przypisanych pracowników. Integracje Power-Up pozwalają też na udostępnianie danych między narzędziem Trello a takimi platformami jak Google Drive, Slack, Giphy, BlueJeans Meetings czy OneDrive.

Ten solidny, zintegrowany system zrewolucjonizował pracę zespołu projektowego IKEA firmy PTC, umożliwiając programistom znacznie szybszą i łatwiejszą niż wcześniej współpracę oraz zapewniając wszystkim współpracownikom wgląd w istotne informacje, dzięki którym możliwe jest zapobieganie powtarzającym się incydentom, podejmowanie inteligentnych decyzji i dzielenie się wiedzą.

Nowy sposób na bardziej wydajną współpracę zespołów z całego świata

W miarę jak do projektu IKEA Place dołączali kolejni partnerzy, a prace nad wersją drugą zaczynały wymagać bardziej rozproszonych działań, pojawiło się nowe wyzwanie: współpraca zdalna. Ze względu na różnice wynikające ze stref czasowych, języka i kultur Jefferson i Andy mieli problem z zachowaniem spójności i wysokiej jakości rezultatów.

Od czasu pierwszego wydania aplikacja IKEA Place została pobrana ponad cztery miliony razy i otrzymała ponad 100 000 recenzji oraz średnią ocenę prawie pięciu gwiazdek w sklepie App Store. Aplikacji przyznano również 18 nagród, przy czym lista ta wciąż się wydłuża i na dzień dzisiejszy obejmuje m.in. nagrodę Auggie Award dla najlepszej aplikacji konsumenckiej (Augmented Reality World Expo, rok 2018), nagrodę Creative Circle za najlepsze wykorzystanie technologii oraz pierwsze miejsce wśród niezwiązanych z grami ogólnoświatowych aplikacji AR na iOS (które IKEA Place wciąż utrzymuje).

Wykorzystując Trello jako kluczowy element ekosystemu Atlassian, zespół projektowy IKEA firmy PTC bez wątpienia zmienił sposób, w jaki pracują dziś jego członkowie i liderzy. Z kolei dzięki temu klienci IKEI i jej konkurenci z branży handlu detalicznego mogli przekonać się, jak wyglądają zakupy przyszłości.