Atlassian + Rivian
Odkryliśmy, że możemy zaoszczędzić 2,5 miliona USD rocznie na narzędziach, przeprowadzając centralizację w rozwiązaniu Atlassian Cloud i dodając zarządzanie. To roczna oszczędność kosztów w wysokości 36%.
Emily Novak
Menedżerka produktu, Digital Workspace & Solutions
36%
Roczne oszczędności na kosztach narzędzi dzięki centralizacji w narzędziu Atlassian Cloud
Ponad 750
Liczba godzin zaoszczędzonych na osobę rocznie dzięki jednemu rozwiązaniu z zakresu automatyzacji
2200
Liczba wewnętrznych wniosków o zakup w miesiącu obsługiwanych dzięki firmie Atlassian
O firmie Rivian:
Rivian (NASDAQ: RIVN) to amerykański producent z branży motoryzacyjnej, który opracowuje i buduje przełomowe pojazdy elektryczne i akcesoria. Firma tworzy innowacyjne i zaawansowane technologicznie produkty, które mają górować na innymi w zastosowaniach profesjonalnych i prywatnych w celu przyspieszenia globalnego przejścia na transport zeroemisyjny i bezemisyjną energię.
Branża
Motoryzacja
Lokalizacja
Ameryka Płn. i Płd.
Liczba pracowników
Duża firma
Liczba użytkowników
10000
Aplikacje ze sklepu Marketplace
Jak firma Rivian oszczędzała 2,5 miliona USD rocznie, podniosła poziom zadowolenia i przeprowadziła skalowanie dzięki centralizacji w rozwiązaniu Atlassian Cloud
Wyzwanie: gdy firma Rivian przekształciła się z ambitnego start-upu specjalizującego się w pojazdach elektrycznych w firmę notowaną na giełdzie, jej zestaw narzędzi również się rozrósł, co pogorszyło wydajność, efektywność i doświadczenia użytkowników.
Rozwiązanie: firma przeprowadziła centralizację z użyciem narzędzia Atlassian Cloud Enterprise i udoskonaliła swoje metody pracy za pomocą Jira, Jira Service Management i innych zintegrowanych narzędzi.
Wpływ: pionier w dziedzinie pojazdów elektrycznych oszczędza 36% na rocznych kosztach narzędzi, ponad 750 godzin na osobę rocznie dzięki automatyzacji oraz poprawia wrażenia użytkowników, równoważąc autonomię z zarządzaniem.
Redukcja emisji dwutlenku węgla dzięki współpracy
Niektóre SUV-y i ciężarówki jeżdżą po szlakach. Rivian je przeciera. Jako pierwszy producent samochodów, który wprowadził na rynek konsumencki w pełni elektrycznego pikapa, Rivian ma znacznie poważniejszą misję: powstrzymać emisję dwutlenku węgla do atmosfery.
Firma Rivian podpisała zobowiązanie klimatyczne do osiągnięcia zerowej emisji dwutlenku węgla netto do 2040 roku — 10 lat wcześniej niż wymaga tego porozumienie paryskie. Osiągnięcie tego celu i pomoc światu w przejściu na zrównoważoną energię wymaga zjednoczenia ludzi i całych branż w celu ponownego przemyślenia wszystkiego, od konkretnych technologii i procesów po szerszą kulturę i systemy, w których one istnieją.
„Budowanie kultury współpracy ma kluczowe znaczenie dla realizacji naszej misji” — twierdzi Rivian. Zespoły, które stawiają czoło temu ogromnemu wyzwaniu, wspierają swoją pracę dzięki platformie Atlassian Cloud.
Ponieważ firma Rivian szybko rozrosła się z ambitnego start-upu do znanej na świecie spółki giełdowej, jej kolekcja narzędzi również rosła, co pogorszyło wydajność, efektywność i doświadczenia użytkowników. Aby osiągnąć cele, musiano ulepszyć narzędzia i metody pracy.
Dzięki centralizacji w narzędziu Atlassian Cloud Enterprise i udoskonaleniu metod pracy, pionier w dziedzinie pojazdów elektrycznych oszczędza ponad 2,5 miliona USD rocznie, podejmuje bardziej świadome decyzje i poprawia doświadczenia użytkowników przez zrównoważenie autonomii z zarządzaniem.
Dzięki rozwiązaniu Atlassian Automation każdy interesariusz w tym procesie oszczędza do 60 godzin miesięcznie na pracy administracyjnej. Korzystanie z automatyzacji to nie tylko oszczędność czasu — chodzi o wolność. Pozwala ono mądrzej wykorzystywać czas.
Mike Hayes
Starszy architekt, Digital Workspace & Solutions
Tworzenie uzasadnienia biznesowego dla konsolidacji i migracji po intensywnym wzroście
W ciągu czterech lat liczba pracowników firmy Rivian rosła w postępie geometrycznym. Chciano zachować swobodę w zakresie innowacji, której oczekiwało i na której polegało ponad 90 jej zespołów. Ale jak każda szybko rozwijająca się firma z dużymi ambicjami, musiała również ujednolicić metody pracy z myślą o wydajności i oszczędnościach.
Aby poradzić sobie z tymi wyzwaniami, firma Rivian utworzyła komitet mający jasny cel: usprawnić wybór systemów i narzędzi dostępnych dla pracowników, jednocześnie koordynując działania zespołów na platformach potrzebnych do optymalizacji ich pracy.
Firma posiadała wtedy wiele pakietów oprogramowania. Menedżerka produktu Emily Novak i jej zespół Digital Workplace & Solutions przeanalizowali każdy zestaw narzędzi, aby lepiej zrozumieć jego wykorzystanie w różnych działach.
Dzięki swojej analizie zespół zauważył, że Jira nie tylko odnotowuje najwyższe wykorzystanie, ale także zawiera funkcje, które pokrywają się z funkcjami innych narzędzi. „Najbardziej sensowne było skupienie się na rozwiązaniu Atlassian” — uważa Emily. „Narzędzia zaspokajały potrzeby użytkowników, a wiele osób już korzystało z Jira. Musieliśmy tylko przenieść rozmaite potrzeby związane z zarządzaniem projektami na tę platformę”.
Pracownicy nawet nie zdawali sobie sprawy, co ich omija, zanim nie przenieśliśmy ich do Jira, nie połączyliśmy z innymi interesariuszami i nie pokazaliśmy sposobów optymalizacji procesów przeglądu.
Emily Novak
Menedżerka produktu, Digital Workspace & Solutions
Rozwiązanie pozwalające zaoszczędzić miliony i zadowolić użytkowników
Mając na uwadze te dane, zespół Digital Workplace & Solutions stworzył uzasadnienie biznesowe, aby pokazać, w jaki sposób Rivian może skonsolidować narzędzia i pomóc pracownikom usprawnić kontakty, komunikację i współpracę. Nawiązano współpracę z Benem Centerem, kierownikiem zespołu doradztwa biznesowego Atlassian, w celu przygotowania serii prognoz dotyczących oszczędności kosztów.
„Odkryliśmy, że możemy zaoszczędzić 2,5 miliona USD rocznie dzięki centralizacji w rozwiązaniu Atlassian Cloud i dodaniu zarządzania. To roczna oszczędność kosztów w wysokości 36% — twierdzi Emily. „Proces obejmowałby zmniejszenie liczby zduplikowanych stanowisk w różnych narzędziach, zwiększenie kontroli i ograniczenie dodatków do innych aplikacji, które stały się zbędne w aplikacjach ze sklepu Atlassian Marketplace”.
Chociaż potencjalne oszczędności przekonały zespół finansowy Rivian, że najlepszym rozwiązaniem jest Atlassian, niektórzy użytkownicy, którzy polubili inne narzędzia, co zrozumiałe, wahali się. Aby pomóc przezwyciężyć ich obawy i zyskać ich poparcie, zespół Digital Workplace & Solutions zastosował podejście „pokaż, zamiast opowiadać”, przedstawiając interesariuszom, w jaki sposób mogą wykorzystać Jira i Jira Service Management do współpracy między sobą oraz z zewnętrznymi dostawcami bez polegania na poczcie e-mail. „Kiedy pokazaliśmy ludziom, jak działa Jira, wszyscy mówili, że tego chcą” — mówi starszy architekt Mike Hayes.
Emily dodaje: „zapewniliśmy również wszystkich, że będą mogli nadal pracować, jak do tej pory, dopóki nie poczują się pewnie, korzystając z narzędzi Atlassian. Pokazaliśmy im, jak planujemy stopniowo ulepszać i modernizować procesy”. W firmie Rivian miano nadzieję, że umożliwienie zespołom zachowania starszych narzędzi podczas zapoznawania się z nowymi ułatwi proces przejścia.
Dzięki pełnej akceptacji i poparciu większości użytkowników zespół Digital Workplace & Solutions rozpoczął opracowywanie planu migracji i komunikacji zgodnie z metodologią Agile. Korzystając ze wspierających migrację narzędzi Atlassian, firma Rivian przez kolejne osiem miesięcy pomagała około 10 000 użytkowników przenieść większość pracy do Atlassian Cloud Enterprise.
Gustavo Moura, menedżer ds. inżynierii rozwiązań, uważa, że współpraca Rivian z Atlassian była kluczowa dla sukcesu tej inicjatywy. „Nasze partnerstwo z Atlassian było jednym z powodów, dla których ta migracja była możliwa” — wyjaśnia. „Podczas fazy odkrywania firma Atlassian przedstawiła zalecenia. W trakcie migracji znaleźliśmy narzędzia stworzone nią w celu ułatwienia procesu przejścia. Od czasu tych migracji jej przedstawiciele zawsze byli otwarci i chętni do ulepszania swoich produktów do zarządzania pracą”.
Zaskakująca strategia zarządzania zmianami buduje zaufanie i pomyślne wdrożenie w długiej perspektywie
Podczas procesu migracji i centralizacji firma Rivian zarządzała zmianami, komunikując się jasno i często; wyznaczając godziny pracy dla osób, które miały pytania lub potrzebowały szkolenia; otwierając kanały Slack w celu udzielenia szybkiego wsparcia; oraz akceptując to, co Mike nazywa „zamierzoną, krótkoterminową nieefektywnością”.
Przykładowo w niektórych przepływach pracy firma Rivian tymczasowo zachowała dwa zduplikowane pola. „To to samo pole z tymi samymi danymi, ale zachowaliśmy je, aby było widać, do czego ludzie byli kiedyś przyzwyczajeni” — wyjaśnia Mike. „Użyliśmy Atlassian Automation w tle, aby zachować te same pola, a następnie stopniowo ograniczyć to zduplikowanie. Aby nie spotkać się z oporem, do niczego ich nie zmuszaliśmy”.
Ta krótkoterminowa nieefektywność opłaciła się, gdyż zbudowała zaufanie wśród użytkowników i położyła podwaliny pod pomyślne wdrożenie w długiej perspektywie.
Przekształcenie procesu wnioskowania o zakup w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy
Korzystając z rozwiązania Atlassian Cloud, firma Rivian przekształciła kilka procesów i stworzyła nowe rozwiązania do pracy zespołowej, aby poprawić wydajność, efektywność i wrażenia użytkowników. Jednym z takich rozwiązań jest system wewnętrznego przeglądu zakupów (IPR) służący do przeprowadzania przeglądów zakupów wszystkich typów i rozmiarów.
Wcześniej ponad 300 interesariuszy korzystało z wielu narzędzi do przesyłania, przeglądania i zatwierdzania co miesiąc około 2200 zakupów, przy czym liczba ta stale rosła. Proces funkcjonował, ale odizolowanie działów, powtarzające się przepływy pracy i zestaw narzędzi bez źródła rzetelnych informacji utrudniały osiągnięcie odpowiedniej wydajności i skalowalności.
„Coupa pomaga zarządzać wydatkami, ale do tego potrzebny jest kontekst. Bez niego trudno jest zachować dyscyplinę” — mówi Mike. „Teraz używamy platformy Coupa do obsługi płatności, ale kontekst i rozliczalność zapewnia nam Atlassian”.
Poprawa szybkości i standaryzacji dzięki nowemu rozwiązaniu
Aby sprostać tym wyzwaniom, dział cyfrowej przestrzeni roboczej i rozwiązań wykorzystał Jira Service Management, Zasoby, Jirę i inne zintegrowane narzędzia do opracowania nowego rozwiązania do wewnętrznego przeglądu zakupów (IPR), które równoważy swobodę i efektywność użytkowników ze standaryzacją i kontrolą, których potrzebuje przedsiębiorstwo.
Emily dodaje: „integracja Coupa z Jira Service Management pozwala nam pobierać dane Coupa do JSM w celu uzyskania danych historycznych i zapewnienia większego kontekstu w każdej części. Pracownicy nawet nie zdawali sobie sprawy, co ich omija, zanim nie przenieśliśmy ich do Jira, nie połączyliśmy z innymi interesariuszami i nie pokazaliśmy sposobów optymalizacji procesów przeglądu”.
Teraz użytkownicy mogą przesyłać wnioski o zakup za pośrednictwem platformy Coupa (chociaż Jira Service Management także obsługuje przyjmowanie wniosków).
Następnie przesłane dane są automatycznie pobierane do zgłoszenia w Jira Service Management.
Zgłoszenie jest przypisywane do zespołu finansowego, który rozpoczyna cztery etapy przeglądu:
- Najpierw dział finansowy określa, czy dany budżet jest dostępny.
- Po zatwierdzeniu przez dział finansowy wniosek trafia do pionu kontroli wydatków, podgrupy zespołu finansowego, która określa, czy zakup jest zgodny z priorytetami i zasadami firmy.
- W przypadku zakupów technologii wniosek jest automatycznie przekazywany do rady technicznej (część organizacji IT) w celu oceny proponowanego rozwiązania z perspektywy technicznej.
- Natomiast jeśli wartość zakupu przekracza 200 000 USD, rada ds. zaopatrzenia (część zespołu ds. zamówień) określa, czy zakup powinien zostać dokonany teraz czy później.
W ramach każdego z tych etapów lub „bram” przeglądu jest kilka zadań, które pracownicy wykonują w Jira.
Pion kontroli wydatków organizuje na przykład pięć spotkań tygodniowo w celu przeglądu wniosków. Reguły Atlassian Automation wyzwalają wysyłanie do rady i interesariuszy serii szczegółowych e-maili zawierających informacje o harmonogramie i planie spotkań, przypomnienia o nadchodzących spotkaniach oraz podsumowanie wszystkich działań związanych ze spotkaniami na koniec tygodnia.
„Dzięki rozwiązaniu Atlassian Automation każdy interesariusz w tym procesie oszczędza do 60 godzin miesięcznie na pracy administracyjnej” — twierdzi Mike. „Korzystanie z automatyzacji to nie tylko oszczędność czasu — chodzi o wolność. Możemy mądrzej wykorzystywać czas”.
Opracowanie rozwiązania do zarządzania tymi „bramami” przeglądu samo w sobie byłoby korzystne. Ale zespół Emily i Mike'a chciał zyskać jeszcze więcej.
Automatyzacja i dostosowywanie poprawiają wrażenia z użytkowania
Oprócz usprawnienia procesu przeglądu zakupów dział cyfrowej przestrzeni roboczej i rozwiązań starannie przemyślał każde pole i e-mail, aby zapewnić jak najlepsze środowisko wszystkim interesariuszom. Przykładowo szacunki kosztów są wyświetlane ze znakami dolara i przecinkami, dzięki czemu są czytelne dla osób zatwierdzających, a reguły Atlassian Automation usuwają z nich wszelkie formatowanie na potrzeby obliczeń i raportowania.
Każdy e-mail powstaje z myślą o użytkownikach. Wcześniej tworzenie i wysyłanie tych e-maili było procesem ręcznym, który zajmował wiele godzin i wiązał się z licznymi błędami. Teraz użytkownicy mają do dyspozycji przemyślane szablony, które mogą szybko zatwierdzić i ustawić w kolejce do automatycznego wysłania lub wprowadzić w nich zmiany i wyświetlić podgląd, by następnie wysłać je ręcznie.
Nie zapomniano o żadnym szczególe, w tym o sformatowaniu nazw uczestników spotkania w taki sposób, aby poprawnie wyświetlały się w aplikacjach Outlook i Slack. Przykładowo interesariusze otrzymują w Slacku automatyczne powiadomienia, gdy wystąpi błąd wstrzymujący proces IPR. Komunikat nie tylko powiadamia o błędzie właściwe osoby, ale także zawiera jasne instrukcje, jak go wyeliminować i z kim się kontaktować w przypadku pytań.
Ponadto, jeśli osoby dokonujące przeglądu chcą zmodyfikować lub dodać pola do przepływu pracy IPR, mogą zrobić to samodzielnie, zamiast prosić o pomoc programistę. Chociaż zwiększa to autonomię użytkowników, Rivian dodał również warstwę standaryzacji, wymagając od użytkowników wyboru spośród wielu pól, które zostały wstępnie zdefiniowane przy użyciu Zasobów jako bazy danych zarządzania konfiguracją.
Gdy wnioski są gotowe do przeglądu, interesariusze uruchamiają spotkania IPR bezpośrednio w Jira Service Management, korzystając z rozwiązania do szybkiego przeglądania, zatwierdzania, odraczania lub odrzucania każdego wniosku o zakup.
Gdy interesariusze przeglądają wnioski i zarządzają nimi, aplikacja JXL for Jira Marketplace umożliwia im edycję i porządkowanie każdego elementu, podobnie jak w programie Excel. Jest to kluczowa funkcja, którą użytkownicy cenią sobie szczególnie w przypadku IPR i innych przepływów pracy. „Nie ma przesady w stwierdzeniu, że arkusze JXL rewolucjonizują sposób pracy”, zapewnia Mike. „Mamy zróżnicowany zestaw użytkowników z równie różnorodnym zbiorem projektów i wszyscy uważają aplikację JXL za niezwykle przydatną”.
Ścisła integracja między wszystkimi narzędziami Atlassian i innymi narzędziami Rivian uczestniczącymi w procesie IPR gwarantuje, że najnowsze dane są zawsze widoczne w każdym narzędziu, bez względu na to, w którym z nich zostały wprowadzone. Przykładowo, gdy interesariusz zmienia status lub opis wniosku w narzędziu Coupa, informacje te są automatycznie zmieniane także w Jira Service Management. Reguły automatyzacji przypisują również każde zgłoszenie do odpowiedniej grupy lub osoby, dzięki czemu w przypadku pytań interesariusze wiedzą, z kim się kontaktować.
Jedno nowe rozwiązanie inicjuje transformację w całej firmie
Podobnie jak w przypadku działań podejmowanych w celu ograniczania emisji dwutlenku węgla Rivian już teraz dostrzega, jak duży wpływ mogą mieć niewielkie usprawnienia procesów i technologii. Centralizacja w ramach planu Atlassian Cloud Enterprise i opracowanie nowych rozwiązań, takich jak przepływ wewnętrznego przeglądu zakupów, pozwoliły już zaoszczędzić miliony, poprawić wrażenia z użytkowania i położyć podwaliny pod zwiększanie skali bez utraty swobody niezbędnej do wprowadzania innowacji. Ponadto dzięki wykorzystaniu Atlassian Analytics Rivian może wykorzystywać wszystkie dane ze swoich produktów Atlassian do tworzenia raportów i pulpitów, a tym samym podejmować bardziej przemyślane decyzje, jednocześnie oszczędzając pieniądze za sprawą braku konieczności zakupu aplikacji innych firm.
Obecnie pracownicy poświęcają więcej swojego cennego czasu na wspólną pracę, która wymaga rozwiązywania problemów i dyskusji (np. spotkania w celu omówienia, czy należy zatwierdzić dany zakup), zamiast wykonywania najprostszych zadań, takich jak przełączanie aplikacji, aktualizowanie zgłoszeń, kompilowanie planów i wysyłanie e-maili z podsumowaniami spotkań. Ponadto mają do dyspozycji szerszy kontekst i dane historyczne, aby móc podejmować lepsze decyzje.
Dział cyfrowego miejsca pracy i rozwiązań planuje wprowadzenie nowych przypadków użycia i pomysłów na ulepszenia, w tym centralizację procesów zarządzania organizacją usługową, obiektami i dostawcami Rivian. „Rozwiązanie IPR można zastosować także do innych procesów, ponieważ teraz wszystkie nasze dane i narzędzia są ze sobą ściśle powiązane” — tłumaczy Mike.
Od narzędzi dla pracowników po samochody dla klientów — Rivian patrzy na każde wyzwanie przez pryzmat współpracy, aby wspólnie osiągnąć cele, których realizacja w pojedynkę byłaby niemożliwa. Rivian deklaruje: „Nasza historia jest historią ludzi, którzy jednoczą się w jednej misji: zachować naszą planetę i bogactwo kulturowe jej mieszkańców dla następnych pokoleń”.
Następna historia
Mercedes-Benz
Mercedes-Benz wprowadza innowacje na łatwej w utrzymaniu i wydajnej platformie Atlassian Cloud