Shopware + Atlassian
Korzystając ze zgłoszeń Jira, każdy może na bieżąco śledzić przebieg projektu, gromadzić informacje w celu współpracy między zespołami oraz z łatwością zarządzać zadaniami podrzędnymi i przypisywać je innym zespołom.
Markus Merkwirth-Thimm
Menedżer ds. technologii marketingu partnerskiego
O firmie Shopware
Firma Shopware powstała w 2000 roku w niemieckiej miejscowości Schöppingen. Oferuje ona kompleksową, wielokanałową platformę handlu cyfrowego o wysokiej elastyczności i szerokiej gamie opcji dla B2C, D2C i B2B, a także opartych na usługach przypadków użycia przeznaczonych dla wymagających firm, zwłaszcza z sektora średnich przedsiębiorstw. Shopware jest jednym z liderów rynku w swoim segmencie, głównie dzięki doskonałej pozycji w regionie DACH i szybko rozwijającej się działalności w Ameryce Północnej.
Branża
Internet i oprogramowanie
Lokalizacja
Europa, Bliski Wschód i Afryka
Rozmiar firmy
< 1000
Liczba użytkowników
400
Zespoły marketingowe firmy Shopware AG optymalizują współpracę dzięki Jirze i Confluence Cloud
Wyzwanie: sześć zespołów w dziale marketingu firmy Shopware korzystało z różnych narzędzi. Utrudniało to organizację, koordynację i współpracę międzyfunkcyjną.
Rozwiązanie: odkąd dział marketingu korzysta z systemów Jira i Confluence, które wcześniej były stosowane tylko w dziale rozwoju, członkowie zespołu mogą śledzić nadchodzące zadania, łatwo gromadzić informacje i skutecznie współpracować.
Wpływ: dzięki większej przejrzystości, bardziej kompleksowej dokumentacji i lepszej strukturze wspólnej pracy zespoły marketingowe Shopware współpracują wydajniej i skuteczniej.
Niemiecki lider branży e-commerce poszukuje nowego rozwiązania do współpracy międzyfunkcyjnej
Sześć zespołów w ramach jednego działu, każdy z własnymi narzędziami — może to szybko spowodować problemy podczas współpracy, o czym na własnej skórze przekonała się firma Shopware AG. Aby sprostać temu wyzwaniu, wprowadziła ona rozwiązania Atlassian do swojego działu marketingu.
Nie ma wątpliwości, że branża technologiczna jest zdominowana przez amerykańskie firmy, z których najbardziej znane są Microsoft, Apple i Meta. Historie sukcesu można jednak znaleźć także w Niemczech — doskonałym przykładem jest Shopware AG. Firma ta powstała na początku XXI wieku jako tradycyjna agencja internetowa, a obecnie z powodzeniem tworzy modułowe systemy e-commerce.
Shopware zatrudnia około 400 pracowników w dwóch oddziałach — w znajdującej się w landzie Nadrenia Północna-Westfalia miejscowości Schöppingen oraz w Nowym Jorku. Ponad 10% pracowników tych oddziałów zajmuje się marketingiem. Chociaż sześć zespołów marketingowych firmy koncentruje się na różnych zadaniach i obszarach, muszą one ze sobą intensywnie współpracować m.in. przy planowaniu kampanii, tworzeniu treści, prowadzeniu działań w cyfrowych kanałach marketingowych czy implementacji zdarzeń. Poszczególne zespoły stale koordynują swoje działania, a ich procesy są od siebie zależne.
Międzyfunkcyjna współpraca pomogła firmie Shopware odnieść sukces, ale także regularnie rodziła wyzwania. Każdy zespół marketingowy pracował przy użyciu innych narzędzi, co utrudniało ich członkom uzyskanie jasnego obrazu wspólnych projektów lub statusu poszczególnych komponentów, a także proaktywne identyfikowanie wąskich gardeł w zasobach. Firma Shopware uznała, że potrzebuje nowego rozwiązania.
Od pewnego czasu intensywnie korzystamy z różnych rozwiązań Atlassian. Wielu pracowników używa na co dzień zarówno systemu Confluence, jak i Jira. Dlatego warto było wykorzystać Jirę w dziale marketingu, aby zrestrukturyzować nasze procesy”.
Markus Merkwirth-Thimm
Menedżer ds. technologii marketingu partnerskiego
Istniejące rozwiązanie oferuje nowe możliwości współpracy w zakresie marketingu
Gdy firma Shopware oceniała potencjalne rozwiązania, szukała produktu, który oferowałby zespołom możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy, iteracji zgodnie ze zmieniającymi się wymaganiami i integracji z innymi narzędziami. Menedżerowie ds. marketingu zalecili, by wziąć pod uwagę narzędzie używane już w całej organizacji.
System Jira spełnił wszystkie oczekiwania. Programiści firmy Shopware korzystają z niego od 2010 roku, więc wielu pracowników, menedżerów ds. marketingu i administratorów IT już go znało. Skoro system ten spełniał wszelkie wymagania i cieszył się zaufaniem personelu, firma Shopware nie widziała potrzeby rozważania alternatywnych rozwiązań.
„Od pewnego czasu intensywnie korzystamy z różnych rozwiązań Atlassian. Wielu pracowników używa na co dzień zarówno systemu Confluence, jak i Jira. Dlatego warto było wykorzystać Jirę w dziale marketingu, aby zrestrukturyzować nasze procesy” — wyjaśnia Markus Merkwirth-Thimm, menedżer ds. technologii marketingu partnerskiego.
„Korzystając ze zgłoszeń Jira, każdy może na bieżąco śledzić przebieg projektu i gromadzić informacje. Umożliwia to współpracę między zespołami, m.in. poprzez zarządzanie zadaniami podrzędnymi i przypisywanie ich innym zespołom. Funkcjonalności dostępne w ramach zgłoszeń, takie jak komponenty, tagi i przypomnienia, również są niezwykle pomocne. Możemy dostosować sposób korzystania z narzędzia do naszych potrzeb”.
[Jira] umożliwia współpracę między zespołami, m.in. poprzez zarządzanie zadaniami podrzędnymi i przypisywanie ich innym zespołom. Funkcjonalności dostępne w ramach zgłoszeń, takie jak komponenty, tagi i przypomnienia, również są niezwykle pomocne. Możemy dostosować sposób korzystania z narzędzia do naszych potrzeb”.
Markus Merkwirth-Thimm
Menedżer ds. technologii marketingu partnerskiego
Przygotowania do udanego wdrożenia systemu Jira
Działy marketingu i IT zaczęły wspólne przygotowania i planowanie w czerwcu 2021 roku. Proces ten trwał około trzech miesięcy.
Firma Shopware początkowo korzystała z systemu Jira lokalnie na potrzeby zespołów marketingowych, a następnie przeprowadziła migrację do chmury. Dział IT zarządzał migracją i konfiguracją tablic, typów zgłoszeń i pól niestandardowych. Dział marketingu na kilku etapach przekazywał informacje zwrotne, które dział IT brał pod uwagę podczas iteracyjnego dostosowywania pól niestandardowych.
W ramach tego wdrożenia działy IT i marketingu wspólnymi siłami zdefiniowały na nowo wewnętrzne procesy marketingowe i skonfigurowały system Jira pod kątem ich obsługi, zapewniając optymalną organizację zadań i maksymalne wykorzystanie mocy produkcyjnych. Stosując podejście Kanban, dział marketingu skonfigurował system Jira tak, aby pasował do poszczególnych etapów pracy:
- Backlog: nieposortowany i nieuporządkowany pod względem priorytetów zbiór nadchodzących epików, historyjek i zadań
- Inicjacja: wstępny wybór nadchodzących zadań ze wstępnym ustaleniem priorytetów; tym etapem zajmuje się głównie lider zespołu
- Wyjaśnienie: uzupełnienie typów zgłoszeń o istotne informacje (briefingi, materiały towarzyszące itp.)
- W toku: zadania, nad którymi przebiegają obecnie prace
- W trakcie przeglądu: zadania, które są obecnie na etapie przeglądu
Gotowe: ukończone zadania
Lepsza przejrzystość, dokumentacja i struktura prowadzą do wysokiego poziomu zadowolenia
Aby wesprzeć proces wdrażania, firma Shopware zapewniła pracownikom możliwość wzięcia udziału w sesjach szkoleniowych poświęconych systemowi Jira, podczas których poznali oni podstawy metodyki Agile, a także porady i wskazówki dotyczące codziennego korzystania z systemu.
Następnie firma Shopware wprowadziła regularne godziny, podczas których pracownicy mogli zadawać pytania administratorom Jira z działu marketingu. Na specjalnym kanale Slack można natomiast zadawać doraźne pytania i dzielić się najlepszymi praktykami. W przypadku nowych, większych operacji, takich jak mapowanie firmowego planu komunikacji wewnętrznej, członkowie zespołu przeszli dodatkowe szkolenie.
Z biegiem czasu pracownicy zaczęli konfigurować filtry i pulpity — zarówno dla poszczególnych zespołów, jak i wspólne — aby móc śledzić historyjki i zadania. To kompleksowe wsparcie doprowadziło do wysokiego poziomu zadowolenia z systemu Jira. Członkowie zespołu przekonali się również, że poprzez sumienne korzystanie z tego narzędzia uzyskują największe korzyści.
Dzięki większej przejrzystości, bardziej kompleksowej dokumentacji i lepszej strukturze wspólnej pracy zespoły marketingowe Shopware współpracują teraz wydajniej i skuteczniej, a wiele z nich nie wyobraża sobie pracy bez systemu Jira.
Następna historia
Roblox
Roblox usprawnia współpracę i dostarczanie usług w Atlassian Cloud